Quels sont les frais professionnels portage salarial ? Déclaration et remboursement

Les prestataires libéraux qui ont choisi le portage salarial peuvent prétendre à un remboursement de leurs frais professionnels, conformément aux règles fixées par l’URSSAF.

Selon leur type, ils sont traités de manière différente dans le calcul de la rémunération et la simulation portage salarial. En savoir plus sur le sujet.

Quels sont les frais professionnels en portage salarial ?

En portage salarial, certains frais professionnels générés liés à l’activité peuvent être pris en charge par les entreprises clientes. Une partie des frais non facturables sont remboursables par la société de portage suivant les règles établies par l’URSSAF. Selon leur nature, ils impactent différemment le calcul du salaire du travailleur porté.

Les frais professionnels facturés aux entreprises clientes :

Les frais professionnels facturables aux clients sont les dépenses directement inhérentes à la mission effectuée en portage salarial. Ces frais dits « de mission » sont les frais de déplacement kilométriques, d’hébergement, de restauration du consultant porté, ainsi que les achats spéciaux (abonnement à un service ou achat d’un logiciel, etc.) nécessaires à l’accomplissement des tâches qui lui ont été confiées. Leur remboursement (conditions, montant maximum, etc.) doit être convenu entre le prestataire et le client avant la signature du contrat, au moment de la négociation des modalités de réalisation de la mission, des honoraires. Les pièces justificatives doivent être annexées à la facture de prestations, qui mentionne ces frais dans le détail.

Les frais professionnels non facturables

Les frais de fonctionnement généraux liés à l’activité de consultant porté ne peuvent être réclamés aux entreprises clientes. Cette catégorie dite des « frais de fonctionnement » englobe les frais de connexion internet et de téléphonie fixe et mobile, l’acquisition de matériels informatiques et de fournitures de bureau, la documentation, les déplacements qui ne concernent pas une mission spécifique (par exemple pour la prospection), etc. Après retenue de sa rémunération (les frais de gestion) du chiffre d’affaires hors taxes facturé à chaque client, la société de portage déduit ces frais de fonctionnement. Ainsi, le salarié porté est exonéré de charges sociales sur les montants soustraits.

ABC Portage prend 10 % de ces frais en charge sous réserve que le salarié porté présente les pièces justificatives correspondantes.

Quels frais professionnels déclarer en portage salarial ?

En portage salarial, les frais de fonctionnement se composent de « frais au forfait » et de frais « hors forfait ».

Les frais au forfait

Le consultant porté contraint de se déplacer régulièrement pour ses missions peut déclarer leurs frais au titre des forfaits grand voyageur (GV) ou des forfaits petit voyageur (PV).

Les forfaits pour grand voyageur

De par la nature de leurs missions, certains salariés portés se déplacent fréquemment et ne peuvent pas regagner leur domicile tous les soirs en raison :

• d’une distance supérieure à 50 km et d’une durée de plus de 1h30 en moyens de transport collectifs pour un trajet en aller simple ;
• de l’absence de transports en commun, qui ne permet qu’un aller-retour hebdomadaire.

Concrètement, ces conditions impliquent d’une part que l’utilisation du véhicule ne relève pas d’une convenance personnelle et d’autre part que les lieux de résidence et de travail ne se trouvent pas tous deux en région parisienne.

Les forfaits GV comprennent les dépenses pour les trois repas de la journée, ainsi que l’hébergement et les indemnités kilométriques. Leur montant est déterminé suivant le barème fixé par l’URSSAF.

• Au cours des trois premiers mois de missions, le salarié porté a droit à 19,10 € en moyenne pour la restauration, et 68,50 € pour l’hébergement à Paris et en petite couronne, contre 50,80 € dans les autres départements.
• À partir du 4e mois et jusqu’à la fin du 24e mois, le droit pour les repas diminue à 16,20 €, tandis que l’hébergement passe à 58,20 € à Paris et départements limitrophes, et à 43,90 € en dehors de Paris.
• À partir du 25e mois et jusqu’à la fin du 72e mois, de nouvelles baisses sont appliquées : 13,40 € pour le petit déjeuner, le déjeuner et le diner, 48 € pour se loger dans la capitale et 35,60 € ailleurs.

En ce qui concerne les indemnités kilométriques, l’URSSAF base son calcul sur trois éléments : la puissance fiscale du véhicule en CV, le nombre de trajets effectués mensuellement et la distance totale parcourue à titre professionnel. Le tableau suivant présente le barème applicable.

Les forfaits pour petit voyageur

Le salarié porté qui se déplace souvent, mais rentre à son domicile tous les soirs peut bénéficier du forfait petit voyageur s’il utilise sa voiture personnelle à des fins professionnelles. Ses indemnités kilométriques sont calculées dans les mêmes conditions que le grand voyageur et suivant le même barème. Alternativement, s’il a souscrit un abonnement annuel dans les transports en commun pour ses trajets domicile-travail, il doit transmettre l’attestation à la société de portage pour comptabilisation comme forfait.

Le « petit voyageur » est éligible à une allocation repas de 19,10 € valable pendant les 55 premiers jours de chaque mission. Au-delà de ce délai, il peut demander à bénéficier de tickets restaurant ou d’une carte restaurant Swile.

Les frais hors forfait

Dans le cadre du portage salarial, les dépenses hors forfait doivent être déclarées au réel avec un justificatif à l’appui. S’il est amené à faire un grand déplacement exceptionnel, il peut demander le remboursement du prix de son billet de train, ses frais de taxi entre deux sites de mission, ses frais de repas… au réel. Ces dépenses sont impérativement liées à son activité professionnelle.

Le consultant porté qui se sert de sa voiture personnelle pour se déplacer dans le cadre d’une mission est autorisé à déclarer des indemnités kilométriques (IK) au réel. De même, une déduction de frais est possible pour le salarié porté disposant d’un abonnement hebdomadaire ou mensuel aux transports en commun, qu’il utilise exclusivement pour les trajets entre son domicile et le site de la mission.

Enfin, si son déménagement s’impose pour des raisons professionnelles (démarrer une mission de longue durée), le travailleur porté a droit aux frais de mobilité. Les dépenses engendrées par l’installation dans ce nouveau logement sont prises en charge sous forme d’une allocation forfaitaire de 1 524,30 €, assorti d’une majoration de 127,10 € pour chaque enfant à charge, sans dépasser 3 enfants.

Les frais exceptionnels

Le salarié porté en télétravail est souvent amené à engager des dépenses destinées à l’achat de matériel indispensable à son activité professionnelle. Celles-ci concernent :

• l’ameublement (table et siège, étagères et autres rangements) ;
• la communication (abonnement au FAI et à un opérateur téléphonique) ;
• l’informatique (ordinateur et autres périphériques comme un écran ou une imprimante/scanner…) ;
• les fournitures et consommables de bureau (cartouche d’encre pour imprimantes, rames de papier…).

Comment optimiser ses frais professionnels ?

Aussi bien l’entreprise cliente pour les frais de mission que la société de portage salarial pour les frais de fonctionnement examinent en détail les demandes de remboursement de frais professionnels. En effet, la loi impose des conditions strictes concernant la nature des frais acceptables. La règle principale est que ces frais soient effectivement nécessaires au succès d’une mission en particulier ou de l’activité en général.

Concrètement, il est interdit de faire passer des dépenses personnelles (abonnement à une salle de sport, frais de déplacement pour des vacances, loisirs…) en frais professionnels. Par ailleurs, le montant des frais doit rester raisonnable par rapport à celui du chiffre d’affaires réalisé. Par exemple, il n’est pas possible de présenter une note de restaurant de 300 € pour avoir invité un client qui n’en rapporte que 1 000 chaque année.

Il fait également noter que les frais professionnels diminuent les charges à payer, mais cela signifie que le salaire pris en compte par l’administration et les organismes sociaux divers pour calculer les droits est moins élevé. Cela peut avoir un impact conséquent, notamment sur les allocations chômage, ainsi que les pensions de retraite de base et complémentaire.

Avantages du portage salarial pour déclarer ses frais professionnels

Contrairement à l’auto-entrepreneur, le salarié en portage salarial a la possibilité de déclarer des frais professionnels et de se les faire rembourser partiellement. Déductible de son chiffre d’affaires, ces frais allègent les charges.

En outre, les sommes restituées par la société de portage ne sont pas incluses dans la rémunération et par conséquent, ne sont pas assujetties aux charges fiscales et sociales. À condition de se conformer à la réglementation définie par l’URSSAF, ce mécanisme augmente le montant de son salaire net après prélèvement des cotisations sociales et de l’impôt sur le revenu.