Portage salarial : frais de déplacement et frais kilométriques

Lorsqu’un salarié utilise sa voiture personnelle ou son deux-roues à des fins professionnelles, l’entreprise peut lui accorder des indemnités kilométriques (IK).

Elles compensent les frais engagés par l’employé et que l’employeur aurait dû supporter s’il avait attribué un véhicule de société à ce dernier. Ce guide présente les profils des bénéficiaires, ainsi que le détail des frais et des trajets concernés, ainsi que la méthode de calcul des montants de frais kilométriques remboursables.

Frais kilométriques en portage salarial

Le professionnel indépendant qui travaille en portage salarial peut prétendre au remboursement de ses dépenses de transport sous certaines conditions.

Frais de déplacement en portage salarial

L’un des avantages du statut de salarié par rapport aux autres régimes indépendants est le remboursement de ses frais de déplacement (avion, train, voiture, transports en commun). Étant liés à la prestation, ils peuvent être négociés avec le client au titre des frais de mission et être inscrits dans le contrat de prestations établi entre ce dernier et la société de portage.

Au moment de la facturation, celle-ci devra joindre les justificatifs nécessaires (factures de billet de train/d’avion/de bus, factures de carburant, tickets de péage, de stationnement ou de parking, ou à défaut, des justificatifs annexes comme un ordre de mission, des tickets de déjeuner, etc.). En revanche, les frais de prospection ne sont pas remboursés, puisqu’ils ne sont pas directement liés à la mission.

Frais kilométriques en portage salarial

Lorsque le salarié utilise sa voiture ou son deux-roues pour la réalisation de sa mission, la prise en charge partielle ou totale de certaines dépenses se fait sous la forme d’indemnités kilométriques. Une réglementation spécifique encadre le remboursement des frais kilométriques en portage salarial. Depuis 2013, le remboursement est soumis à un plafond lié à la puissance de la voiture, à 7 CV. Par ailleurs, le consultant porté doit satisfaire à plusieurs critères :

• Le véhicule doit appartenir au salarié ou à son conjoint. La carte grise à son nom est obligatoirement accompagnée d’une copie du livret de famille ou une attestation de PACS. S’il utilise un autre moyen de déplacement, ce choix doit être justifié pour obtenir la prise en charge.
• Le recours à la voiture personnelle pour un usage professionnel (trajet entre le domicile et le lieu où la prestation est effectuée, rendez-vous client) doit être contraint par l’absence d’autre solution valable.
• La déclaration doit être appuyée par un récapitulatif des déplacements concernés, incluant les éléments suivants : la puissance administrative du véhicule, la date et le motif du déplacement, le point de départ et la destination (adresse du client) avec le kilométrage parcouru.

Les sommes restituées par le client sont exonérées de cotisations sociales dans la limite des plafonds fixés par l’administration fiscale dans le barème des frais kilométriques.

L’indemnité kilométrique forfaitaire ne peut être cumulée à la déduction sur la base du calcul des frais réels. Il est néanmoins possible de déduire les charges exclues du barème des frais kilométriques ; les frais de péage et de parking, ainsi que les frais de réparation après un accident.

Qui peut bénéficier des frais kilométriques ?

Le remboursement des frais kilométriques est réservé aux salariés et au dirigeant d’une entreprise, indépendamment de leur statut et de leur ancienneté. Le dispositif ne s’applique pas aux prestataires externes et aux associés n’ayant aucune fonction officielle au sein de l’organisation.

Quels types de frais sont pris en compte ?

Le barème d’indemnités kilométriques intègre toutes les charges relatives à l’utilisation d’un véhicule personnel à des fins professionnelles. Ces frais sont :

• les dépenses de carburant ;
• la prime d’assurance annuelle ;
• l’amortissement du véhicule ;
• les frais de réparation et d’entretien, incluant le remplacement des pneumatiques.

En revanche, le barème exclut les frais de péage et de stationnement. Ceux-ci doivent faire l’objet d’une note de frais à part pour un remboursement forfaitaire ou au réel, s’ils sont justifiés par un déplacement professionnel.

Les frais kilométriques remboursés sont ceux effectués dans le cadre de son activité professionnelle, au départ de l’entreprise, par exemple les rendez-vous clients. En revanche, les déplacements effectués au moyen d’une voiture de fonction ne sont pas éligibles.

Cas des trajets entre le domicile et le lieu de travail

De même, les trajets domicile-entreprise sont exclus, sauf si l’utilisation de la voiture personnelle est incontournable :

• en raison de l’absence ou de la faible desserte par les transports publics (cas des zones rurales) ;
• parce que son activité implique des horaires décalés ;
• son emploi exige une grande mobilité comme les métiers itinérants (commercial, négociateur immobilier).

Les montants remboursés ne sont pas soumis à cotisations. L’employeur doit justifier à l’administration fiscale l’intégration des frais occasionnés parmi les frais professionnels en portage salarial. Il est en conséquence tenu de fournir les renseignements et documents indiquant :

• le moyen de transport utilisé par son collaborateur ;
• la distance séparant le domicile de ce dernier du lieu de travail ;
• la puissance fiscale du véhicule ;
• le nombre de trajets effectués ou la distance parcourue chaque mois.

Si l’employeur accepte de reverser tout ou partie des frais du salarié qui utilise un moyen de transport personnel pour se rendre au travail, il doit en faire profiter l’ensemble de son personnel. Des conditions identiques s’appliquent alors à tous.

Quel est le plafond de remboursement des frais kilométriques

Chaque année, l’administration fiscale publie les barèmes correspondant aux différents types de véhicules : voitures, vélomoteurs, cyclomoteurs, scooters et motos.

Le remboursement des frais kilométriques est plafonné par l’administration fiscale suivant deux critères :

• la distance parcourue ;
• la puissance fiscale du véhicule : le maximum est fixé à 7 CV, ce qui signifie que le propriétaire d’une voiture plus puissante doit se référer à la ligne du barème correspondant à 7 CV.

Le tableau suivant présente le barème applicable en 2022 pour une distance moyenne parcourue par an à titre professionnel (D):

Si le travailleur utilise un engin à deux roues, un barème différent s’applique :

Cas des vélomoteurs et cyclomoteurs (puissance ≤ 50 cm³)pour une distance moyenne parcourue par an à titre professionnel.

< 3000 km	Distance entre 3001 et 6 000 km	Distance > 6 000 km
D x 0,299	(D x 0,07) + 458	D x 0,162

Cas des scooters et motocyclettes

(puissance > 50 cm³)pour une distance moyenne parcourue par an à titre professionnel (D)

Puissance administrative de l’engin	Distance < 3000 km	Distance entre 3001 et 6 000 km	Distance > 60 000 km
1 ou 2 CV	D x 0,375	(D x 0,094) + 845	D x 0,234
3,4 ou 5 CV	D x 0,444	(D x 0,078) + 1 099	D x 0,261
5 CV et plus	D x 0,575	(D x 0,075) + 1 502	D x 0,325

L’administration fiscale révise généralement le barème applicable sur une base annuelle et publie la version mise à jour à la fin du mois de février ou au début du mois de mars. La régularisation des indemnités remboursées depuis le début de l’année peut alors s’avérer nécessaire.

Le remboursement des frais liés aux moyens de transport écologiques

Afin d’encourager des démarches plus durables au sein des entreprises, le gouvernement étend la prise en charge des frais kilométriques à des moyens de transport plus propres. Entre 2016 et 2020, les cyclistes avaient ainsi droit à une indemnité kilométrique vélo (IKV) à hauteur de 0,25 € par kilomètre parcouru. Désormais, elle est remplacée par un forfait mobilité durable facultatif d’un montant maximum de 500 € par an et par salarié qui couvre les trajets effectués par le salarié à vélo (y compris électrique), les transports collectifs, le covoiturage, les services d’auto-partage.

Les indemnités kilométriques ne sont pas cumulables : un travailleur qui bénéficie d’un forfait parce qu’il fait du co-voiturage avec une personne salariée de la même entreprise ne peut réclamer des IK, puisqu’il ne s’agit pas de son propre véhicule.

Indemnités hors plafonds fixés par le barème officiel

Si les sommes remboursées par l’entreprise au titre des frais kilométriques dépassent les seuils, l’Urssaf peut les assimiler à des avantages en nature assujettis à l’impôt sur le revenu et aux cotisations sociales obligatoires.
De la même manière, une convention collective peut définir des barèmes kilométriques spécifiques minimums, qui peuvent se situer en dessous du barème kilométrique fiscal. Il est cependant préférable de se conformer au barème fiscal officiel annuel afin d’éviter des litiges.

Comment effectuer une simulation des frais kilométriques ?

La méthode la plus simple pour calculer ses frais kilométriques est de faire une simulation sur l’un des nombreux outils dédiés disponibles en ligne. Généralement, il suffit de fournir quelques informations :

• le type de véhicule utilisé (voiture, motocyclette, scooter, vélomoteur, cyclomoteur) ;
• le type de motorisation (thermique ou électrique) ;
• la puissance administrative du véhicule ;
• la distance moyenne parcourue chaque année à titre professionnel.