Indépendants : focus sur les frais professionnels

Le 17 mai 2021

Indépendants : focus sur les frais professionnelsUne activité professionnelle peut générer, par sa nature même, des frais annexes inévitables. Il s’agit alors d’une dépense qui vient réduire la rémunération nette perceptible. Vous souhaitez connaître les enjeux des frais professionnels, que vous soyez indépendant ou salarié en portage salarial ? Notre article fait le point, pour vous, sur cette question aux contours multiples.

 

Frais professionnels : contours et définition

Les frais professionnels regroupent toutes les dépenses qu’un salarié peut être amené à réaliser dans le cadre de son activité professionnelle. Les frais professionnels se retrouvent également sous le terme de frais d’emploi. Ainsi, si sa profession nécessite des déplacements, un salarié peut alors devoir engager des dépenses concernant l’hébergement, les transports ou l’alimentation.

Il existe deux possibilités pour la prise en charge des frais professionnels :

  • Les allocations forfaitaires. Il s’agit de remboursement sur la base de forfaits définis par les services de l’État.
  • Les frais réels. La prise en charge, par l’employeur, se fait alors à l’euro près.

Il convient de noter que tous les salariés et certains dirigeants de sociétés bénéficient d’une déduction forfaitaire de 10 %. Ainsi, l’entreprise prend en charge 10 % des frais engagés par le professionnel sans que ce “revenu” ne soit imposable.

Les enjeux des frais professionnels

Les frais professionnels, même si leur montant peut parfois paraître dérisoire, n’est pas un enjeu à prendre à la légère. En effet, un salarié n’est pas tenu de prendre en charge les dépenses nécessaires à la réalisation de sa mission. Sa rémunération est fixée, contractuellement, en vue de réaliser un travail précis. Elle est donc indépendante des moyens mis à sa disposition pour exercer les missions demandées.

L’absence de prise en compte des frais annexes est également un problème pour les travailleurs indépendants qui embauchent du personnel. Ainsi, une mauvaise appréciation du niveau des frais professionnels peut avoir des répercussions préjudiciables pour l’activité. En effet, en venant alourdir la part des charges nécessaires à la conduite d’une activité, les frais professionnels rehaussent le seuil de rentabilité. Il est alors plus difficile de dégager des bénéfices.

Il est donc essentiel de bien évaluer le niveau des frais professionnels et d’apprendre à les déclarer correctement. En effet, des dispositifs de défiscalisation existent pour réduire le coût de ces frais engagés au sein de son activité professionnelle.

La déclaration des frais professionnels

La déclaration des frais professionnels se fait à travers les formulaires prévus par l’administration fiscale lors des déclarations de revenus d’une année. Les règles peuvent toutefois évoluer d’une année sur l’autre. Il est donc toujours important de bien prendre connaissance des informations de l’administration fiscale. Il existe, en effet, des règles particulières à prendre en compte :

  • Les trajets domicile-travail sont pris en compte, mais ne sont limités qu’à 40 kilomètres par jour. Par ailleurs, le calcul du barème kilométrique doit être double et différencié si l’on utilise deux véhicules de puissance différente.
  • Le remboursement du matériel professionnel acquis (ordinateur et logiciels par exemple) ne se calcule qu’au prorata de son utilisation professionnelle. La base de calcul correspond au niveau de dépréciation du matériel acheté.
  • Les frais de repas peuvent être pris en charge même si le professionnel n’a pas conservé les justificatifs. Il doit alors justifier qu’il n’était pas en mesure de prendre le repas à son domicile et que son entreprise n’a pas de lieu collectif de restauration.

 

2020 : les mesures spécifiques liées à la crise sanitaire

La crise sanitaire et les restrictions de liberté ont eu des incidences réelles sur les professionnels et la poursuite de leurs activités. De la même manière, le déploiement du télétravail vient poser la question des frais professionnels engagés. Il n’est pas toujours facile de distinguer et de faire le tri entre ce qui relève des dépenses personnelles et professionnelles, à plus forte raison si l’on travaille depuis son domicile.

Ainsi, le Ministère de l’Économie, des Finances et de la Relance a annoncé, en mars 2021, plusieurs mesures pour les frais professionnels 2020 :

  • La poursuite des exonérations d’impôt sur le revenu concernant l’ensemble des allocations d’employeurs servant à couvrir les frais professionnels en lien avec le télétravail.
  • Les allocations forfaitaires ont une limite de 2,5 € par jour en télétravail. L’administration fiscale fixe également une limite de 20 jours par mois.
  • La possibilité de déduire les frais professionnels en télétravail sous le régime des frais réels. Cette disposition est possible si celle-ci est plus favorable que le montant d’une indemnité ou d’une allocation.

Il convient toutefois de faire attention dans la mesure où toutes les catégories de dépenses ne sont pas forcément éligibles à ces dispositifs. Ainsi, ces décisions ne concernent seulement que certains types de dépenses :

  • Les frais de communication (téléphonie, Internet, abonnement, acquisition de nouveaux matériels) ;
  • Les dépenses d’impression (cartouche d’encre, ramettes de papier) ;
  • Les frais de déplacement si ceux-ci entrent dans le cadre fixé par les attestations dérogatoires ;
  • Les coûts en lien avec l’occupation d’un local privé (électricité, fluide, assurances…).

Il convient également de faire attention à certaines dépenses qui doivent se calculer au prorata de leur utilisation durant les journées télétravaillées.

Les frais professionnels et le portage salarial

Les consultants en portage salarial sont, officiellement, des salariés de l’entreprise de portage employeuse. À ce titre, ils bénéficient des mêmes avantages que les salariés de droit commun concernant les modalités de déclaration des frais professionnels.

Par ailleurs, leur situation particulière les expose tout particulièrement aux frais professionnels. En effet, les consultants en portage salarial vont travailler pour des clients différents et, parfois, éloignés géographiquement. Les déplacements sont donc plus fréquents en portage salarial que dans d’autres métiers du tertiaire.

Lors de la réalisation d’une mission en portage salarial, il est donc essentiel que le consultant indépendant conserve l’ensemble des “preuves” d’engagement de ces frais. Il peut alors s’agir, en règle générale, de tickets de caisse, de factures ou de tout autre élément prouvant qu’une dépense a été engagée.

En règle générale, les sociétés de portage ne prennent pas en charge la totalité des frais professionnels. Ainsi, seule une partie (10 %) va figurer sur le bulletin de paie et bénéficier d’une exonération d’impôt sur le revenu.

Le portage salarial vous intéresse ? N’hésitez pas à prendre contact avec les équipes de conseillers d’ABC Portage pour obtenir toutes les réponses à vos questions.



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