Le portage salarial : LA solution pour externaliser ses ressources

Pourquoi externaliser ses ressources ?

De nombreuses entreprises de toutes tailles et de tous métiers recourent à des freelances et des consultants externes pour des activités considérées comme non stratégiques et qu’elles ne peuvent gérer elles-mêmes, faute de temps ou de compétences suffisantes en interne. Elles gagnent ainsi en performance, en flexibilité et en coût, et peuvent se focaliser sur leur cœur de métier. La stratégie d’externalisation présente de multiples avantages pour les entreprises, des indépendants et PME aux grands groupes, à toutes les étapes de leur cycle de vie.

Définition de l’externalisation

L’externalisation (également désignée par « outsourcing ») consiste pour une entreprise à confier certaines activités à un prestataire externe spécialisé. L’objectif de cette forme de sous-traitance est de lui permettre de se recentrer sur ses propres missions, pour lesquelles elle génère davantage de valeur.

De très nombreuses activités se prêtent à l’externalisation : comptabilité, développement commercial, facturation, juridique, IT (gestion du parc informatique, maintenance), logistique, marketing, production, prospection B2B/B2C, ressources humaines (gestion de la paie), télésecrétariat.

Raisons et avantages de l’externalisation

Mettre en place une stratégie d’externalisation grâce au portage salarial en B2B répond à de multiples objectifs :

• se concentrer sur les tâches essentielles (métier et croissance de l’entreprise) au lieu de disperser ses ressources et les efforts ;
• gagner en qualité sur les tâches moins stratégiques grâce à la qualité des services du prestataire, dont c’est la spécialité ;
• réduire les coûts grâce aux économies d’échelle ;
• améliorer la flexibilité en évitant des investissements peu rentables et l’alourdissement de la structure avec des activités périphériques ;
• garder le contrôle opérationnel tout en maîtrisant les risques ;
• développer une compétence au sein des équipes internes via le transfert de savoir par le prestataire.

Par ailleurs, l’externalisation s’adapte à tous les profils d’entreprises, même les micro-entreprises. Pour autant, des limites existent :

• le manque d’efficacité du prestataire sélectionné, avec un impact négatif sur la relation avec le client final ;
• le retard dans l’atteinte des objectifs, générant des surcoûts ;
• les risques juridiques, économiques, politiques et sociaux, notamment dans le cadre d’une externalisation offshore ;
• la difficulté à gérer le prestataire géographiquement éloigné.

Pour éviter tous ces écueils, voire un échec, une préparation soignée du projet et un suivi sérieux sont les clés. La dépendance vis-à-vis du prestataire constitue un autre danger pour l’entreprise donneuse d’ordre. Enfin, s’agissant de la divulgation des données confidentielles de l’entreprise pour certaines tâches, la signature d’un contrat de confidentialité représente la protection minimale à mettre en place.

Quand et comment externaliser et pourquoi faire appel à une société de portage salarial ?

L’externalisation est généralement choisie par les entreprises pour des missions temporaires ou pour un service de longue durée, notamment dans les situations suivantes :

• La valeur ajoutée de la fonction ne justifie pas le développement des compétences requises ad hoc.
• Le métier exige une expertise pointue ou est régi par une réglementation contraignante ou très évolutive. Il implique alors le recrutement et le maintien de spécialistes, avec une dépense importante à la clé.

Et lorsque l’entreprise manque de ressources en interne, confier certaines tâches secondaires à un prestataire en freelance lui permet de se concentrer son activité principale. La délégation des tâches peut alors se faire d’une traite, ou par étapes.

Pour que la démarche d’externalisation soit un succès, il est indispensable de la préparer correctement. Cela implique de définir clairement les objectifs ou résultats attendus, d’établir un calendrier et un budget, les moyens de contrôle et de lister ses exigences attendues.

Une fois le contrat lancé, un suivi régulier du travail s’impose pour anticiper ou tout au moins prendre rapidement en charge les éventuels problèmes. Une réunion hebdomadaire est recommandée pour garder la maîtrise d’ouvrage, en comparant les réalisations aux indicateurs de performance (KPI) inscrites dans le tableau de bord afin de prendre les mesures correctives appropriées.

Pour externaliser certaines de ses ressources, l’entreprise peut trouver plusieurs intérêts à faire appel à une société de portage salarial.

• En premier lieu, elle évite un processus de recrutement long et coûteux.
• Ensuite, elle n’a pas à se préoccuper des formalités administratives, aussi bien à l’embauche que pour le paiement du salaire du consultant, les déclarations fiscales et sociales, les prélèvements sociaux, etc. Ce partenaire lui simplifie donc considérablement la gestion de ses consultants freelances.

Les entreprises qui choisissent de se tourner vers une société de portage salarial doivent sélectionner rigoureusement leur partenaire afin que la prestation se déroule dans les meilleures conditions.

La question du coût d’intermédiation n’entre pas en compte, puisque les frais de gestion sont prélevés sur le chiffre d’affaires du salarié porté. Les critères importants pour le client sont :

• la réactivité lorsque l’entreprise a besoin de démarrer rapidement une mission ;
• l’appartenance au syndicat PEPS, garantie du respect par la société de portage d’une charte de déontologie en matière de transparence sur ses pratiques, de forme pour les contrats de travail (avec le salarié porté) et commercial (avec le client), de solidité financière, de souscription d’une assurance responsabilité civile et professionnelle.

Les meilleures sociétés de portage attribuent un interlocuteur dédié à chaque client. Cet expert est son point de contact unique à chaque étape de la collaboration avec le salarié porté. Depuis la mise en place du contrat commercial et jusqu’au terme de la mission du consultant, ce conseiller joue le rôle de facilitateur entre toutes les parties.