Comment rédiger un note d’intention ?

Lorsqu’un client sollicite un consultant, ce dernier rédige une note d’intention à la suite de la première discussion. Ce document sert à présenter les idées de solutions du futur prestataire au regard de la problématique exprimée et à démontrer qu’il est l’homme ou la femme de la situation de par son profil et de ses solutions innovantes et pertinentes. Bien que n’ayant pas valeur de contrat, la note d’intention s’apparente à la version de base d’un éventuel cahier des charges. Bien rédigée, elle permet de valoriser son savoir-faire et de marquer des points précieux face aux concurrents.

Qu’est-ce qu’une note d’intention ?

En règle générale, la note d’intention est établie à la suite d’une première rencontre entre le client et le consultant, le travailleur indépendant et l’entrepreneur. Ce dernier y décrit de façon synthétique la manière dont il envisage de répondre à un besoin spécifique exprimé par le client. Il montre ainsi qu’il a saisi sa requête, et marque sa différence par rapport aux concurrents.

Ce document d’une longueur comprise entre 5 et 10 pages est donc un outil commercial qui met en avant les compétences et au professionnalisme du consultant. L’objectif est de rassurer le client quant à la capacité de ce potentiel partenaire à apporter une réponse pertinente à ses attentes, et lui permettre de s’assurer de l’adéquation des idées proposées. Cet aspect est particulièrement important dans le cas d’une prestation intellectuelle, car les deux parties doivent s’accorder sur la direction à prendre et la démarche à entreprendre avant le lancement du projet.

Enfin, la note d’intention pose les bases du contenu du futur cahier des charges en cas d’accord avec le client.

Quel est le but de la note d’intention ?

Par le biais de la note d’intention, le consultant explique au client dans les grandes lignes les solutions qu’il va mettre en œuvre et la manière dont celles-ci vont résoudre la problématique.

Le document doit ainsi aborder un certain nombre de thèmes :

  • Le contexte ou l’environnement

Le consultant doit présenter en priorité le contexte dans lequel s’inscrit le projet. En analysant l’état du marché, il met en avant le positionnement de l’entreprise cliente, ainsi que ses forces et faiblesses face à la concurrence.

  • Le profil du consultant

Au-delà d’une simple présentation, la note d’intention doit mettre en avant l’expertise du consultant et expliquer pourquoi ses compétences et son expérience vont faire la différence dans la réalisation de la mission. À sa lecture, le client doit saisir immédiatement la valeur ajoutée de ce professionnel s’il choisit de s’adresser à lui, considérant les exigences du projet.

  • Les solutions suggérées

Cette partie détaille les enjeux et problématiques identifiés d’une part, et les conseils et propositions de solutions d’autre part. Il doit en outre préciser les contraintes et risques associés à la mise en œuvre des mesures préconisées.

Comment rédiger et réussir une note d’intention ?

Pour éveiller l’intérêt du prospect, une note d’intention ciblée donne au consultant une opportunité unique de montrer ses forces et de donner un aperçu de la qualité de ses services. Un travail soigné respectant certaines règles est donc indispensable.

Une bonne préparation est la base du succès

Une note d’intention ne se rédige pas à la hâte. Il est essentiel de s’imprégner au préalable des instructions et informations fournies par le client afin d’en tirer la réponse la mieux adaptée. En cas de doute ou de manque de clarté d’un point particulier, il ne faut pas hésiter à contacter le client pour demander des précisions.

De la même façon, les renseignements relatifs au consultant ou à l’équipe de consultant doivent être préparés : compétences, expériences, réalisations, succès… Même si la plupart ne changent pas, l’ordre selon lequel ils sont présentés permet de mettre en avant les aspects les plus susceptibles de susciter l’intérêt du client. Par exemple, les missions menées pour des organisations appartenant au même secteur ou à un secteur proche sont synonymes d’une connaissance des enjeux de l’écosystème. Des projets portant sur le même type de problématique que celle rencontrée par le prospect peut également figurer en tête des références, etc.

En revanche, inutile d’étaler des compétences et expériences sur plusieurs pages si elles ne répondent pas aux exigences de cette mission précise.

Une structure logique favorise la lisibilité et l’accessibilité du document

L’exposé des informations doit suivre une certaine logique chronologique afin que le lecteur n’ait aucun mal à suivre le raisonnement du consultant. La forme et l’ordre des idées dans une note d’intention sont relativement libres. Toutefois, son contenu doit être axé autour de quatre éléments essentiels :

  • Le client : afin d’identifier les meilleures solutions, le consultant doit démontrer sa connaissance fine des objectifs et attentes du client, de son marché et de ses compétiteurs.
  • Le consultant : en plus de la présentation générale si le consultant appartient à un cabinet par exemple, le savoir-faire de ce dernier ou de l’équipe intervenante doit être mis en avant.
  • La mission : la présentation des solutions doit également montrer que le consultant a évalué les chances de réussite du projet.
  • Les références : citer des clients satisfaits, parler succinctement des missions menées à bien par le passé rassure le prospect. Une expérience dans la gestion de cas semblables par la problématique, le contexte, ou pour une entreprise du même secteur, confère davantage de légitimité au consultant et à ses idées.

Il est souvent judicieux de s’appuyer sur des données concrètes telles que des statistiques officielles, des articles à jour issus de sources fiables, des études chiffrées ou des résultats de recherches dans le domaine, etc. Elles donnent de la consistance au contenu et confirment, si besoin est, que le consultant maîtrise son sujet et a bien cerné les tenants et aboutissants du projet.

Une communication adaptée facilite la transmission des idées

Les meilleures idées restent vaines si elles ne sont pas comprises par le client. Pour qu’elles aient un impact, la manière de les présenter est primordiale. Le contenu doit être accrocheur, concis et simple afin de rester accessible à tous au sien de l’entreprise cliente, quel que soient leurs métiers respectifs. Le jargon technique, les acronymes, les sigles et les expressions complexes qui pourraient compliquer la compréhension sont donc à proscrire. Si nécessaire, un lexique peut être annexé à la note.

La variété des supports simplifie sa lecture

La note d’intention doit être déclinée en version papier et en version numérique afin que chaque destinataire y ait accès et puisse l’exploiter à sa guise.

Enfin, si les deux parties s’accordent pour une collaboration, le cahier des charges reprendra les grandes lignes de la note d’intention. Sachant que ce document servira à l’exécution et au suivi du déroulement du projet, son élaboration est une tâche de la plus haute importance, et tout commence par une note d’intention claire, complète tout en restant concise, cohérente et personnalisée.

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