Consultant : comment décrocher un rendez-vous commercial ?

Le 3 février 2020

Consultant : comment décrocher un rendez-vous commercial ?En tant que consultant freelance, qu’indépendant, chef d’entreprise, vous ne devrez surtout pas négliger la partie commerciale. Notamment la prise de rendez-vous clients ! En effet, c’est la prospection et l’obtention de contrats qui dessinent votre chiffre d’affaires et votre réussite. Lorsque l’on n’a pas de parcours en commerce, il peut sembler difficile – surtout au début – d’obtenir des rendez-vous. N’ayez aucune inquiétude, grâce à notre guide vous aurez toutes les clés en main pour décrocher un rendez-vous commercial – et même bien davantage – pour votre activité de consultant freelance !

Les rendez-vous commerciaux 

Tout d’abord, avant de décrocher, d’obtenir un rendez-vous commercial, il faut en comprendre les enjeux, en quoi cela consiste et comment vous y préparer judicieusement ! Ces fameux rendez-vous commerciaux découlent du processus de la prospection commerciale. En quelques mots, la prospection commerciale est un processus qui consiste pour une entreprise à rechercher de nouveaux clients. Il y a plusieurs formes de prospection commerciale possibles : la prospection téléphonique, la prospection physique, le marketing direct… La prospection commerciale a souvent plusieurs objectifs : faire découvrir son activité, obtenir des rendez-vous et/ou transformer directement les prospects en clients. Une prospection commerciale optimisée nécessite l’élaboration d’une base de données et d’un plan de prospection. Ce processus implique de se diriger vers des clients potentiels pour améliorer principalement sa notoriété et son chiffre d’affaires.

Le but principal est d’obtenir ces rendez-vous, pour ensuite exposer directement son argumentaire commercial. De ce fait, il est fondamental de les obtenir et de les réussir ensuite ! Mais en soi, le processus n’est pas toujours une mince affaire.

Obtenir/décrocher un rendez-vous commercial

De ce fait, comment prospecter efficacement ? Comment alors parvenir à décrocher un rendez-vous commercial ? Pour commencer, vous pouvez vous appuyez sur les différentes formes/leviers évoqués ci-dessus. De surcroît, vous pouvez proposer spontanément vos services de consultant freelance à des entreprises qui vous intéressent, répondre directement à des offres de missions… Obtenir des rendez-vous commerciaux pour votre activité de consultant freelance fonctionne généralement comme une recherche d’emploi « classique », sauf que vous y négocierez plus personnellement vos tarifs ! En outre, vous devez savoir quels types de clients et de missions vous visez.

Comme cela demande un certain temps, nous vous recommandons ainsi tout particulièrement d’y accorder au moins une demi-heure par jour ! Cela peut paraître beaucoup mais c’est en posant au fur et à mesure les jalons, que vous multiplierez les demandes de rendez-vous de la part de vos prospects et que le processus deviendra plus facile ! De plus, il est bien évidemment essentiel dans ce processus de développer en parallèle un bon réseau professionnel pour votre entreprise.

Ensuite, lorsque vous commencez à obtenir par téléphone, par emails, par messages privés, des messages de prospects intéressés par vos services et qui souhaitent obtenir un rendez-vous, il va s’agir de bien les traiter. Par ailleurs, vous pouvez vous aussi « pousser » un peu, accélérer les demandes de rendez-vous professionnels.

Voici quelques conseils globaux pour demander de vous-mêmes un rendez-vous commercial :

 

  • Minimiser le dérangement
  • Avoir préparé le terrain
  • Communiquer clairement votre intention
  • Savoir ce que réellement vous pouvez offrir à votre prospect
  • Avoir une idée de ses besoins, pourquoi il pourrait avoir besoin de vos services
  • Avoir un argumentaire, une histoire à lui raconter pour le convaincre de vous engager

 

Avant tout, il faut comprendre que dans un monde actuel où tout le monde vit à 100 à l’heure et a des emplois du temps surchargés, vous ne devez pas devenir une source de contraintes pour votre interlocuteur.

Pour un rendez-vous commercial, chacune des deux parties dégage du temps et doit s’investir. C’est pourquoi, dans une démarche commerciale bienveillante, nous vous conseillons de veiller à minimiser le dérangement, à être accommodant vis-à-vis de votre prospect. Par exemple en lui indiquant bien que le rendez-vous ne durera que 15 minutes ou 30 minutes… Non seulement cela montre au prospect que l’investissement ne sera pas long mais c’est également souvent synonyme d’un rendez-vous par avance préparé, bien maîtrisé !

De plus, pour éviter les déplacements vous pouvez également proposer une vidéoconférence. De nombreux outils existent pour des appels en vidéo aujourd’hui : Zoom, Skype, Google Hangouts… Néanmoins, dans le cas où vraiment le prospect souhaite aller prendre un café, vous rencontrer de visu ; nous vous conseillons de proposer un lieu facile d’accès et de payer même pourquoi pas une partie de la consommation.

La préparation des rendez-vous commerciaux

Ensuite, il est bien sûr essentiel d’avoir préparé le terrain. En effet, il n’y a rien de plus préjudiciable que de se déplacer pour rien, de nous vous être pas familiarisés avec son offre, ses besoins. En ayant cerné l’essentiel des enjeux de votre prospect, vous pourrez ainsi d’autant plus communiquer clairement vos intentions. Expliquez clairement en quoi vos compétences s’inscrivent dans l’activité de votre interlocuteur, comment vous imaginez votre collaboration et ce que vous pouvez réellement lui apporter.

De ce fait, lorsque vous cherchez à obtenir un rendez-vous commercial, il est très important de se demander ce que le prospect va retenir de ce rendez-vous. Par exemple, est-ce que vous allez l’aider à obtenir plus de clients ? Allez-vous améliorer sa visibilité ? Lui résoudre un problème précis ? Vos apports vont-ils être davantage de l’ordre du court, du moyen ou du long terme ? Les rendez-vous commerciaux sont cruciaux pour votre activité, mais ils sont tout aussi importants pour la stratégie bon développement de l’activité de l’entreprise cliente. Ces marqueurs en tête, vous pouvez commencer efficacement votre prospection !

Mieux, il convient souvent d’annoncer, brièvement, votre analyse et votre intention (je crois pouvoir vous rendre service parce que ceci ou cela) lors de la demande de rendez-vous, de manière à donner envie de vous rencontrer à votre interlocuteur, et gagner du temps lors de votre rencontre effective.

Prospecter efficacement

Vous ne décrocherez que peu de rendez-vous sans prospection directe. Il est donc indispensable en plus du mindset, de l’attitude à adopter, de concrètement faire ses recherches et surtout pour bien s’y prendre, de tenir à jour un fichier de prospection.

Le meilleur procédé pour est de créer un fichier EXCEL – ou un Google Sheets – de noter le nom de l’entreprise contactée, la mission en question, les dates de contact, les retours etc. En mettant régulièrement ce fichier à jour, vous saurez immédiatement où vous en êtes et vous ne prospecterez plus « dans le vide ». Bien évidemment, cela demande une certaine rigueur pour tout consigner. Si vous n’êtes pas très administratif, n’hésitez pas pourquoi pas à déléguer cette partie à une personne tierce, mais ne la négligez pas pour autant.

Néanmoins, en tant que freelance, que chef d’entreprise, c’est vous qui devez avoir la main sur votre stratégie commerciale, qui vous souhaitez contacter, pour quelle proposition de services etc.

Afin de prospecter, vous pouvez utiliser plusieurs leviers d’aujourd’hui : numériques et sur le terrain. Vous pouvez effectuer des demandes spontanées, répondre directement à des besoins de missions, développer votre réseau professionnel, organiser ou participer à des déjeuners, du networking, participer à des événements, faire la publicité de votre activité… La partie commerciale est infinie. De ce fait, il faut que dans votre planning hebdomadaire, des plages horaires soient uniquement dédiées à ce processus de prospection…Sans que cela ne vienne entacher vos réalisations, vos parties opérationnelles par ailleurs !

Si vous sentez que vous avez du mal à trouver un équilibre, n’hésitez pas à instaurer des messageries d’absence – sur messagerie vocale, sur votre compte réseau social professionnel, par email… Pourquoi pas même proposer directement des calendriers où vos prospects pourront prendre rendez-vous avec vous à certains créneaux uniquement – pour ce faire, vous pouvez utiliser notamment l’outil Calendly.

Réussir son rendez-vous commercial

En fait, il y a trois étapes principales à distinguer : la prise de rendez-vous, la préparation de ceux-ci et les rendez-vous en eux-mêmes, le jour J.  Bien sûr, il faudra aussi en faire une synthèse, un plan d’action et de suivi, et le succès ne sera là que si ces actions aboutissent effectivement.

Voici donc des conseils à présent pour bien préparer, réussir vos rendez-vous client. Comme lorsque vous prépariez des entretiens lorsque vous étiez peut-être salarié, il est fondamental de se préparer. Et pour se faire, vous devez d’abord bien vous renseigner quant à votre interlocuteur, ici votre prospect. Ne pas oublier de plus que votre prospect peut n’être qu’un premier contact au sein de l’entreprise visée, et que vous pouvez alors avoir deux types d’objectifs pour votre rendez-vous : soit réussir à obtenir directement le principe d’une mission, soit obtenir un ou plusieurs contacts au sein de l’entreprise, où vous serez présenté par votre interlocuteur, qui eux pourront avoir besoin de vos services. Il faut donc ne pas négliger la prospection indirecte au sein des grandes entreprises.

Mettre le prospect au cœur de votre stratégie

S’il est bien sûr nécessaire de poser quelques questions à votre prospect en temps réel – afin notamment de cerner précisément ses motivations et ses besoins – il faut cependant à tout prix éviter de lui laisser penser que ces interrogations traduisent une réelle méconnaissance de son activité. C’est pour cette raison qu’il faut bien vous renseigner avant vos rendez-vous clients. Par exemple sur les points suivants : quelles sont les champs d’action de l’entreprise, quel est son historique, qui sont ses partenaires, quels en sont les acteurs principaux. Aujourd’hui grâce au web et aux réseaux sociaux, il est facile de récolter ces précieuses informations, donc n’hésitez pas à être complet dans votre approche !  Et comme le web ne fait pas tout non plus, n’hésitez pas à utiliser votre réseau de contacts pour obtenir des informations plus cachées, plus internes. Vos contacts n’hésiteront pas, la plupart du temps, à vous donner des renseignements, car ils savent très bien que vous ferez de même dans l’autre sens à leur égard, à titre d’échange de bon procédés.

Mettez-vous professionnellement en valeur

Lors du rendez-vous commercial – ou parfois même avant – vous devez vous mettre professionnellement en valeur. Et cela passe notamment par la préparation des différents éléments qui vont venir appuyer votre argumentaire commercial : des plaquettes de votre offre de services, des cartes de visite, des grilles tarifaires et/ou encore des démonstrations, des travaux réalisés pour d’autres clients… Si votre rendez-vous est en présentiel, n’oubliez pas d’amener une tablette, votre ordinateur et/ou une clé USB si vous le pouvez pour faire gagner du temps à votre prospect en lui montrant directement votre savoir-faire !

Cependant attention, concentrez-vous sur l’essentiel. Ne faites pas un « étalage » complet de votre parcours, de vos services… En effet, inutile de vous munir d’informations superflues qui risquent d’agacer votre interlocuteur plus qu’autre chose. Sachez vous focaliser sur ce qui est pertinent pour lui et économiser le temps.

De plus, vous devez veiller à adopter une tenue professionnelle. Restez cohérent et transparent. Le tout mettra votre profil en valeur et suscitera d’autant plus l’attention et l’envie de votre interlocuteur.

Un rendez-vous commercial structuré 

Réussir un rendez-vous commercial c’est bien le préparer et être structuré, organisé. Un autre bon conseil dans ce sens est donc de définir une structure pour vos rendez-vous. En effet, contrairement à d’autres échanges professionnels davantage improvisés, un rendez-vous commercial suit généralement un déroulement précis. Réfléchissez donc bien à votre plan d’action. Par exemple, laissez d’abord votre prospect parler afin qu’il redéfinisse son activité et ses besoins. Ensuite, vous pourrez rappeler vos services en vous adaptant à sa définition. A la différence d’un entretien d’embauche, vous devez davantage vous focaliser sur vos compétences, vos services et votre manière de fonctionner. Vérifier que vous êtes sur la même longueur d’ondes pour répondre aux besoins de votre prospect le plus personnellement possible.

Pensez aussi à laisser du temps à votre interlocuteur pour expliquer ses besoins, ce qu’il attend de vous. Un rendez-vous idéal serait une entrevue où il est le seul à parler, parce qu’avant il a pu prendre connaissance de la présentation de vos services et de vos compétences, qu’il est déjà intéressé et qu’il passe directement à la description de ce qu’il attend de vos services. Bien sûr, cela ne se passe que très rarement ainsi, mais garder cet idéal en tête est important pour penser à éviter d’être le seul à parler – de vous – au lieu d’écouter votre client vous parler uniquement de lui.

Décrocher un rendez-vous commercial et le réussir

Bien évidemment, vous devez toujours veiller à une bonne qualité de sommeil pour être bien en forme pour vos rendez-vous commerciaux. Cela renforcera votre réussite et votre performance. Ensuite, comme pour tout challenge professionnel, vous devez être dans les meilleures dispositions possibles. Une idée est alors de prendre le temps préalablement d’aller s’aérer l’esprit. De faire le plein d’énergie, de calme, et de vous « couper » un moment des autres préoccupations de votre activité. Cela peut sembler évident mais si vous vous rendez chez votre prospect, n’oubliez jamais également de préparer votre trajet à l’avance. En effet, il serait très dommage de vous gâcher un rendez-vous commercial par avance, en étant perdu et donc en retard.

 

Par ailleurs, sachez que chaque rendez-vous commercial sera différent, unique. Vous devez vous préparer à plusieurs éventualités. En effet, si certains prospects s’en tiennent à des questions très prévisibles ayant trait à vos tarifs ou vos services, d’autres n’hésiteront pas par exemple à vous tester, parfois sur des choses très différentes, comme sur l’actualité ou sur votre réseau (vous connaissez quelqu’un en commun, il pourrait vous demander comment vous vous connaissez…) ! Votre sérieux, votre crédibilité, vos compétences, vos connaissances. Par exemple, en vous noyant d’objections et de questions-pièges qui pourraient grandement vous déstabiliser. Cela fait partie du jeu. Soyez préparés à faire face à ce genre de remarques.

 

Enfin, si vous souhaitez mettre toutes les chances de votre côté pour réussir votre rendez-vous commercial après l’avoir obtenu, vous pouvez envisager également de faire appel à un coach ! Il n’y a aucune honte à avoir, beaucoup de professionnels le font aussi. Une personne tierce pourra ainsi vous motiver, vous donner du recul quant à votre présentation, votre façon de faire et vous aider au fur et à mesure à vous améliorer. En outre, si vous êtes en portage salarial vous pourrez bénéficier d’un accompagnement et d’un accès direct à certains clients et de missions de choix. Un vrai gain de temps dans votre prospection commerciale !

Les visites client

Ce qui est compliqué c’est que les rendez-vous commerciaux sont chronophages, « coûteux » … Le temps c’est de l’argent ! C’est pour cela que des commerciaux sont dédiés souvent à cette activité dans les entreprises. C’est pourquoi, nous vous conseillons de réserver si possible ces visites aux clients les plus susceptibles d’être rentables pour votre activité de consultant freelance. De plus, observation, segmentation et écoute doivent être au cœur de votre stratégie.

Parmi les modes de communication et de prospection, la visite client reste encore le nec plus ultra en termes de relation commerciale. Selon René Mouliner expert en conseil commercial, la « machine ne remplacera pas la rencontre entre deux personnes. Le contact visuel direct, les expressions du visage et les postures du corps sont des éléments essentiels ». Comme la visite client passe au crible tous les détails, vous ne devrez d’autant plus ne rien rater. Les autres outils viendraient pour certains en complément. Néanmoins, bien que la visite client soit parfois indispensable, elle a donc un prix.

En effet, la visite client comprend en effet les frais de déplacement, parfois d’hébergement et de restauration aussi, d’investissement, de préparation et le temps passé bien évidemment directement avec le client. Un investissement qu’il s’agit donc de rentabiliser au maximum, en l’incluant dans sa stratégie commerciale.

Pour se faire, Francis Kaufmann – spécialiste sur ce secteur – recommande de commencer par se poser trois questions commerciales essentielles : Quel est le potentiel de mon client ? Quels sont ses projets ? En quoi consistera concrètement ma participation dans son entreprise ? Il est indispensable que chacune de vos visites ait un objectif derrière !

Par exemple, pour un rendez-vous avec un client régulier, vous pourrez proposer de nouveaux services. Pour un nouveau client, il s’agit davantage d’une amorce de partenariat… Nous vous recommandons ensuite de segmenter vos clients en définissant des catégories : le potentiel des clients, le chiffre d’affaires généré, la fréquence et le montant de leurs commandes…Vous pouvez ainsi numéroter chaque catégorie de 1 à 4, soit les petits clients, les moyens, les intermédiaires et les plus importants.

Votre circuit de visites clients doit débuter par les clients de niveau 4, puis s’étendre aux clients intermédiaires et ainsi de suite. Par exemple pour les clients de niveau 4 vous pouvez aisément imaginer une visite 1 fois par mois.

Bien évidemment il ne faut pas délaisser les clients importants, mais il ne faut pas tomber non plus dans l’excès d’éviter certains rendez-vous et de ne pas oser aller vers des clients dont le potentiel est à développer. Le risque serait de laisser ainsi directement votre place à la concurrence !

En fait, ce n’est pas la quantité de visites qui compte mais la qualité. Tout doit être minutieusement préparé, consigné, optimisé.

Restez professionnel, calme, attentif, concis et clair dans vos propos, déroulez au fur et à mesure votre argumentaire commercial tout en vous adaptant aux exigences, besoins et questions de votre prospect et tout se passera bien !

Enfin, l’après rendez-vous est également majeur. En effet, il ne suffit pas juste de « décrocher le rendez-vous », de le passer et d’en rester là. Après votre entrevue, faites un email de remerciements et rédigez pourquoi pas une note d’intention. Cela montrera à vote prospect votre professionnalisme et lui prouvera que votre réelle envie de collaborer.

En somme, quel que soit votre secteur d’activité, vous n’aurez plus d’excuses pour ne plus obtenir de rendez-vous commerciaux et surtout les réussir ! Intégrez les bien dans votre stratégie d’entreprise et vous verrez que tout se passera bien. Ces rencontres et échanges peuvent vraiment tout changer pour vous.

 

 



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