Comment rédiger un rapport de mission ?

Le 14 septembre 2016

Comment rédiger un rapport de mission ?

Consultant : le rapport de mission est un document présenté sous forme de « compte-rendu » sur des activités réalisées au sein d’une association, entreprises, ou d’une autre structure. Il doit répondre à des règles précises, conformément à la convention signée. Il existe plusieurs manières de le rédiger, mais toutes doivent respecter certains critères.

La couverture du rapport

La couverture est un élément indispensable au rapport de mission. C’est, en quelque sorte, l’ « accroche ». Ainsi, elle doit donner aux lecteurs toutes les informations obligatoires concernant le rapport. La nature du document, les logos, la thématique de la mission d’accompagnement, les partenaires éventuels financeurs ou non, l’année de réalisation, les informations relatives au prestataire mandaté, entre autres, devront figurer sur la couverture.

Commencez par remplir le haut de la page de votre rapport. Pour cela, inscrivez en haut de page et au milieu « rapport de mission n°… ». Le numéro que vous devez mettre sera le code de la mission que vous aurez exécutée. Ensuite, descendez vers la gauche et écrivez « acteurs ». Vous y mentionnerez le nom de celle ou ceux qui ont participé à la mission, suivi de leur numéro respectif.

La rédaction du résumé

Le résumé consiste en une brève description du contenu du rapport de mission. Le lecteur qui le consulte peut ainsi prendre connaissance des points essentiels dès le premier aperçu, sans besoin d’aller plus loin que la première page. Un bon résumé doit donc communiquer tous les aspects importants des activités réalisées. Il faut ainsi éliminer les détails secondaires, par souci de clarté. Toute mention de lieux, noms et dates doit être précise et complète. Par ailleurs, il doit contenir tous les mots-clés et les concepts clés relatifs à la mission.

Le sommaire

Le sommaire est particulièrement utile, notamment aux rapports de mission pour des accompagnements longs, voire, des études. Parfois, le lecteur ne s’intéresse qu’à certaines parties. Ainsi, il voudra y accéder directement sans avoir à feuilleter un document qui peut faire plus d’une vingtaine de pages.

L’introduction

L’introduction, quant à elle, sert à situer le contexte de la mission, ainsi que la méthode utilisée par le prestataire. Elle doit aussi donner le cheminement logique du rapport. À partir de sa lecture, le lecteur doit déjà être en mesure d’apprécier si le document va répondre ou non aux attentes de la structure bénéficiaire que ce soit une entreprise ou une association…

Le corps du texte

Le contenu du rapport de mission doit être synthétique. Le corps du texte doit donc être à la hauteur du sommaire et de l’introduction. Le rapport ne doit pas être un simple prolongement de la table des matières, mais un texte bien structuré. Une certaine logique est demandée dans la pertinence du plan et une certaine cohérence dans l’articulation des différentes parties.

À l’exception des études, le rapport de mission devra se présenter sous la forme d’un document de 20 pages au maximum. À cela peuvent s’ajouter des annexes de 10 pages au maximum et au format A4. Il est recommandé de taper le texte avec une police « Arial » de format 12, justifié et espacé par un interligne simple.

Le développement de votre rapport doit inclure au moins les parties suivantes :

  • Présentation de la structure bénéficiaire
  • Rappel du constat et du contexte de l’intervention
  • Précision de la démarche et de la méthode utilisée
  • Comptes-rendus des entretiens avec la structure bénéficiaire à produire par journée de présence. À ce propos, il faut indiquer toutes informations concernant les entretiens : les thèmes de travail abordés, les participants, les durées et dates des entretiens.
  • Soulever les difficultés rencontrées tout au long de la mission
  • Recommandations
  • Budget de l’action effectuée

Visualisation générale du corps du texte

Les illustrations photographiques et les schémas doivent s’accompagner de légendes et avoir une qualité esthétique. En ce qui concerne les titres et sous-titres, ils doivent être significatifs et contenir des mots forts. Par ailleurs, la présentation d’ensemble doit refléter la cohérence, la clarté et être aussi esthétique.

Expressions utilisées

  • Éviter le registre de langue familier et bien respecter les ponctuations.
  • Correction syntaxique, construction, usage des temps.
  • Éviter les fautes d’orthographe et respecter les accords grammaticaux.

Qualité d’ensemble

  • Ne mentionner que des documentations existantes
  • Capacité de synthèse dans le traitement des parties
  • Information compréhensible et qui s’adapte au chargé de Mission

La conclusion

La conclusion est le bilan de la mission d’accompagnement qui a été développée dans le corps du texte. Le consultant doit ainsi y apporter un soin particulier puisque c’est la dernière impression laissée au lecteur.

Les sources et le glossaire

Un rapport de mission est un document à part entière souvent indissociable aux termes techniques. Il fait également référence à d’autres sources, que ce soit de l’Internet ou d’autres ouvrages spécifiques. Il est donc important d’établir une bibliographie et/ou webographie complète pour ne pas s’approprier le travail d’une autre personne. D’autre part, il est nécessaire de dresser un glossaire, placé en annexe. Celui-ci regroupe l’ensemble des termes qui requièrent une explication, le but étant de faciliter la lecture du rapport.

La forme du rapport

En ce qui concerne l’aspect graphique, tout le texte doit être agréable à lire, d’où l’importance de la présentation et de la police choisie. En outre, la transmission d’un rapport de mission passe essentiellement par l’outil informatique. Il faut bien choisir le format du rapport pour qu’il soit plus accessible. Il est donc préférable d’opter pour un format spécifique tel que le PDF pour consulter le rapport.

L’envoi du rapport et la restitution finale

La réception du rapport de mission doit intervenir dans la semaine qui suit la fin de l’accompagnement, muni d’une facture de solde pour le client. Ce dernier procédera ensuite au versement des fonds. Les missions d’accompagnement doivent être achevées dans le délai imparti de la convention. Ainsi les rapports finaux seront rendus et les missions facturées à la date prévue. Le document est à adresser en format imprimé ou/et en version numérique au client qui a fait appel au prestataire et à la structure bénéficiaire. En effet, certains accompagnements nécessitent une restitution finale, prévue clairement dans la convention. Celle-ci ne doit pas empêcher la rédaction du rapport final et la facturation de la mission dans les temps.

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