Comment facturer ses prestations de freelance ?

Le 13 juin 2019

Comment facturer ses prestations de freelance ?Lorsque l’on devient consultant freelance, le sujet de la tarification de ses prestations est souvent épineux. Entre préparation, estimations et réalité, cela s’affine souvent au fur et à mesure et cela peut vous faire perdre beaucoup de temps. Néanmoins, un freelance qui suit certaines règles et astuces peut anticiper et régler certains problèmes auxquels les débutants sont souvent confrontés. N’oubliez pas que l’argent est le nerf de votre réussite et qu’il faut aborder cette thématique à sa juste mesure.

Nous allons ici voir ensemble étape par étape comment vous allez pouvoir faire décoller votre activité de consultant freelance grâce à une bonne facturation de vos prestations et des tarifs bien cadrés.

Facturer ses prestations de freelance : les techniques de sourcing

La rentabilité est un problème très présent pour les consultants freelance. Malgré un dur labeur et des compétences de plus en plus reconnues par leurs pairs, certains experts ont des difficultés à se verser un salaire décent. Il existe pourtant des méthodes et calculs reconnus pour éviter certains pièges et que ce statut ne soit un frein à son indépendance financière…

Tout d’abord, il est certain que le travail de facturation demande une certaine préparation. Un travail opérationnel et un travail sur soi. Aussi, il est majeur d’investir régulièrement du temps sur la partie comptabilité pour continuer à « assurer ses arrières » et revoir progressivement ses tarifs à la hausse.

Ainsi, il existe des techniques sourcing des concurrents pour évaluer son tarif.

Le sourcing est littéralement la recherche de sources formulées par une entreprise. Des sources pour évaluer et se positionner dans un marché précis, face à des concurrents, des offres de services, des fournisseurs éventuels…

Il y a également différentes règles à appréhender, à comprendre et à adopter, au risque de vous discréditer tout de suite.

Selon blog.cremedelacreme.io, il faut commencer par comprendre son marché. : la « première chose à faire lorsqu’on souhaite se lancer en freelance est de réaliser une étude complète de votre marché : vous devez trouver votre expertise et votre différenciation. Si vous arrivez sur un marché déjà saturé, sans différenciation particulière, il vous sera bien plus difficile de déterminer correctement votre prix ».

Le sourcing sur votre marché, qui est finalement une étape technico-commerciale/marketing, peut s’effectuer de différentes manières :

  • Veille sur le web
  • Participer à des salons
  • Echanger avec des figures du milieu
  • Echanger avec des anciens collègues…

Ensuite vous pourrez commencer à fixer vos tarifs.

Fixer vos tarifs de freelance 

Afin de vous aider dans la détermination de votre tarif, et pour qu’il corresponde au prix du marché, il est nécessaire de rechercher les prix que vos « concurrents » appliquent pour un même niveau de compétences et d’années d’expérience professionnelle.

La détermination de ce tarif le plus juste possible est extrêmement importante. En effet, si votre tarif est top bas, cela peut vous faire perdre en crédibilité auprès de vos clients potentiels. D’un autre côté, il peut être plus élevé que le prix moyen du marché, mais dans ce cas, il vous faudra le justifier par vos années d’expérience et/ou une compétence approfondie ou rare qui vous apportera une réelle valeur ajoutée dans votre recherche de missions.

Deux optiques de facturation sont à envisager :

  • TJM (Taux Journalier Moyen)
  • Forfaits

Cela doit s’adapter à différentes vies professionnelles, mais également personnelles.

Calculer ses dépenses : comment ne rien oublier ?

Un élément fondamental à prendre en compte et qui confirmera la bonne détermination de votre tarif, ce sont vos dépenses. En effet, pour bien déterminer votre TJM (Taux Journalier Moyen) vous devez répertorier la liste exhaustive de toutes vos dépenses et charges mensuelle. Le plus simple est d’utiliser un tableau Excel dans lequel figureront toutes vos dépenses récurrentes. Celles à caractère personnel : frais de loyer, d’internet et de téléphone, assurances diverses, prélèvement d’impôts, mais aussi un budget alloué à l’épargne et aux loisirs. Et les dépenses directement liées à votre activité : les cotisations sociales de l’URSSAF, l’assurance responsabilité civile professionnelle obligatoire, l’achat de matériel informatique et de logiciels, les formations, les frais de déplacement, …). En reportant dans ce tableau votre chiffre d’affaire, vous devrez vous assurer qu’il couvre au moins toutes ces dépenses, et qu’il vous reste même un bénéfice, plus ou moins important selon l’antériorité de votre entrepreunariat.

La prise en compte du temps non refacturable

Comme nous venons de le voir, il est indispensable de bien prendre en compte toutes vos dépenses pour déterminer votre tarif, mais cela ne suffit pas. Il ne faut pas oublier d’évaluer le nombre de jours moyens dans le mois pour lesquels vous ne pourrez pas imputer votre tarif, et donc pour lesquels vous n’aurez pas de revenus. C’est ce que l’on appelle le temps non refacturable. Il peut être attribué à ces activités suivantes, sans que la liste ne soit exhaustive :

  • Partie administrative de votre activité : établissement de devis et de factures, vérification des paiements avec relances éventuelles, déclaration URSSAF, tenue du bilan comptable…
  • Partie commerciale : recherche de contrats, préparation et temps d’entretiens téléphoniques ou face à face (dans le cas de ce dernier, compter le temps de transport)
  • Partie communication : personal branding (mise à jour de votre portfolio et de votre profil en ligne), networking, entretien et mise à jour de votre blog/site.

Toutes ces tâches annexes sont à évaluer en matière de temps. Même celles que l’on pourrait considérer comme « insignifiantes », car mises bout à bout, elles peuvent vraiment représenter une durée certaine. Bien sûr, la durée de ces tâches diffère d’une personne à l’autre, selon son organisation, compétence, manière de travailler, mais cela peut représenter jusqu’à un quart temps dans votre mois, ce qui est loin d’être négligeable, et donc à prendre en compte dans la détermination de votre tarif.

Calcul du TJM de consultant indépendant

La notion de rentabilité est essentielle pour que perdure l’activité du freelance ou du consultant indépendant. Il est assez courant de constater que certains consultants ou freelances, après avoir payé toutes leurs charges ne disposent plus du revenu nécessaire pour s’octroyer un salaire raisonnable. Cela peut se comprendre au moment de la création d’activité, car cela suppose un certain investissement au départ, mais ne peut être viable sur le long terme et risque fort de mettre en péril l’activité. Il faut alors analyser la raison, qui vient probablement d’un TJM trop bas.

Nous vous donnons ici quelques pistes pour calculer votre TJM d’une façon simple et rapide.

Le TJM ou tarif journalier moyen est un indicateur que les freelances ou consultants indépendants utilisent pour déterminer le tarif de leur prestation. Sur la base d’un salaire mensuel, il vous permet d’obtenir un tarif journalier. Dès lors que votre TJM est défini, multipliez-le par le nombre de jours que vous aurez prévu pour une mission donnée, et cela vous donnera le prix de facturation. Cela paraît simple à priori, mais dans la pratique, c’est un peu différent et ce calcul peut s’avérer un peu plus complexe.

En effet, pour pouvoir calculer un TJM, différents paramètres doivent être pris en compte et viendront impacter directement son calcul.

Tout d’abord, il est important de déterminer le salaire que vous souhaiteriez avoir, en fonction de votre mode de vie, de vos charges récurrentes, de vos éventuels crédits et/ou objectifs d’épargne pour le long terme. Vous pouvez par exemple vous référer à votre ancien salaire mensuel, si vous étiez salarié. Mais dans ce cas, il vous faudra penser à des avantages que vous aviez et dont vous ne pourrez plus bénéficier avec votre nouveau statut : primes diverses, 13ème mois, allocation vacances par votre CE, tickets restaurants, prime transport…Toutes ces « sources de revenus » auxquelles vous ne pensiez pas et qui sont pourtant suffisamment non négligeables pour être intégrées dans votre calcul de TJM.

Voici quelques astuces supplémentaires afin de bien facturer ses prestations de freelance :

  • Demander à des experts des conseils pour calculer vos tarifs
  • Fixer un tarif en fonction de vos prétentions
  • Consulter des sites où les tarifs journaliers sont recensés selon votre métier et secteur d’activité
  • Demander directement au client le prix qu’il est prêt à mettre pour vos prestations

En effet, peut-être que des clients sont prêts à mettre un montant bien supérieur à ce que vous pourriez penser, selon leur notoriété, le degré d’importance et de complexité de la mission. Autant que possible, laissez parler votre prospect pour connaître son budget ou au moins une fourchette estimative.

Une fois vos tarifs posés vous allez entrer dans le concret et pouvoir réellement facturer vos prestations de freelance. Vous verrez qu’avant même de démarrer vos missions, il y a encore quelques étapes incontournables à vos finances.

Facturer ses prestations de freelance : le devis et les factures

Une fois le marché appréhendé, les choix de méthodes faits et les tarifs posés, le consultant freelance va pouvoir entrer dans du concret, démarcher et « négocier » avec ses clients.

Nous vous recommandons fortement, avant de démarrer toute mission au juste prix, de définir un devis et de le faire signer par votre client. Cela marque un accord, écrit, et évite d’ores et déjà des impayés.

Le devis 

Le devis est fondamental dans la facturation de vos prestations de freelance. Il s’agit de la première étape formelle qui marque le fruit d’une collaboration. Il est d’ailleurs aussi bien rassurant pour vous que pour le client. Le devis dans la facturation de ses prestations de freelance a un intérêt commercial et opérationnel.

De plus, vous verrez à quel point une fiche de services et un tableau de prix et un devis clair, pourront vous démarquer. Pour le client c’est déjà un premier aperçu positif primordial de vos services, gage de votre crédibilité, de votre professionnalisme ! Votre rigueur et votre qualité sont essentielles jusqu’au bout de la ligne de facturation.

Voici les éléments à détailler dans chaque devis – spécifiquement pour une micro-entreprise :

  • L’intitulé « devis » ou « proposition de prix »
  • Le nom et l’adresse de votre auto-entreprise
  • La date du devis
  • Votre numéro d’immatriculation au Registre du Commerce et des Sociétés et/ou au Répertoire des Métiers.
  • Le nom et l’adresse du client
  • La date de début et la durée estimée de la prestation
  • Le détail de chaque prestation et son prix
  • Le taux horaire de la main d’œuvre TTC
  • Les frais de déplacement
  • La somme globale à payer TTC
  • La mention “TVA non applicable, article 293 B du Code Général des Impôts”. Il s’agit d’une spécificité du régime TVA auto-entrepreneur.
  • La signature du client précédée de la date d’acceptation du devis et de l’une des mentions suivantes “devis reçu avant l’exécution de la prestation », « lu et approuvé », « bon pour accord”
  • Votre signature

Une fois le devis complété et signé des deux côtés, vous pourrez réaliser votre mission.

Les factures 

Emettre des factures en tant que consultant freelance rythme un peu sa réussite. Comme pour les devis, le mieux est de se caler dès le départ sur de bons modèles. Ainsi, une facture comporte les éléments suivants :

  • La date de la facture
  • Le numéro de facture
  • Les coordonnées et numéro SIREN du travailleur indépendant
  • Les coordonnées et numéro SIREN du client s’il s’agit d’un professionnel
  • La désignation, le volume et la date de réalisation de la prestation
  • Le prix unitaire et le prix total Hors Taxes (HT)
  • Le prix unitaire et le prix final Toutes Taxes Comprises (TTC)
  • Les éventuelles réductions de prix
  • La date limite de paiement
  • Les intérêts de retard, taux de pénalités et le montant de l’indemnité forfaitaire légale en cas de retard de paiement

Vous devez connaître ces éléments mais si vous êtes consultant en portage salarial vous pouvez noter que vous n’aurez pas à vous en occuper.

En effet, la force majeure du portage salarial est que c’est votre société de portage qui est en charge de la gestion administrative.

Pour faire une facture vous pouvez utiliser un modèle type via Excel ou Word mais le mieux encore est d’acquérir un logiciel conçu pour. Celui-ci vous aidera aisément à calculer automatiquement vos prix, le montant de la TVA éventuel…

Le contrat 

Le devis peut être accompagné d’un contrat qui détaille davantage les modalités de réalisation de façon globale entre la prestation du freelance et le client. Les contrats sont notamment très importants pour vous protéger de litiges :

  • Les délais de règlements
  • Les délais de réalisation de la mission
  • Les modalités de réalisation
  • Les éventuelles clauses de confidentialité, exclusivité

Un contrat de freelance est un peu l’équivalent des Conditions Générales de Vente (CGV) d’un commerçant.

Ainsi, non seulement le contrat vous protège mais il rassure également le client et est gage de sérieux. Vous serez tous deux en règle.

Etape par étape, vous verrez que la partie financière et comptabilité se démystifie peu à peu. En préparant chaque élément en amont, vous éviterez en plus bien des soucis, des complications et vous préparerez positivement financièrement votre futur de freelance.

Facturer ses prestations de freelance : une auto-évaluation judicieuse

Vous l’aurez compris, beaucoup d’éléments se jouent en amont. Et la facturation est très liée à la comptabilité. Qu’on le veuille ou non, il est fondamental en tant que consultant freelance d’être dans un rapport posé et ouvert par rapport à l’argent.

Connaître toutes ses méthodes et étapes se complète avec le fait de bien évaluer ses prestations, en rapport avec son expertise et son profil. Il s’agit donc de déterminer son expertise et de bien se connaître, de s’auto-évaluer judicieusement, avant de se positionner face à la facturation ensuite.

Pour déterminer son « niveau », son taux d’expertise, il faut penser en termes de projets réalisés, de résultats obtenus.

Selon e-mag.xxe.fr, en tant que freelance, nous vous conseillons de « valoriser vos réalisations, les projets sur lesquels vous avez travaillé, en quoi ces réalisations ont été des succès : le lancement d’une nouvelle offre que vous avez managé, une stratégie digitale conçue, la conception d’un prototype, un nombre de leads augmenté… ».

Pour vous démarquer, nous vous recommandons également de mettre votre savoir-faire à profit par différents moyens qui feront grimper votre notoriété et donc les montants de vos factures » :

  • Tenir un blog
  • Ecrire des tribunes d’expert
  • Rédiger un livre
  • Faire des conférences
  • Réaliser des vidéos en ligne

En plus de renforcer votre notoriété de freelance, cela montrera votre savoir-faire, vous apportera plus de clients et donc vous rendra également de plus en plus compétitif.

Une bonne facturation en confiance 

Il faut surtout, autant que possible, éviter de vous brader et renforcez, misez sur votre confiance à vous.

Pour bien facturer vos prestations de freelance, il faut avoir une vision juste sur votre offre de services, vos tarifs. Votre TJM et vos forfaits doivent être clairement identifiables par vos futurs et prospects actuels. De plus, il vous faudra apprendre à défendre vos tarifs !

Au fur et à mesure que vous réaliserez des missions tout à fait satisfaisantes, que votre client verra qu’il peut compter sur vous, en termes de qualité de travail et de respect des échéances, il sera plus à même de comprendre, ou en tout cas de faire un effort, en répondant favorablement à votre demande d’augmentation de tarifs… dont une partie servira à compenser l’augmentation des charges !

En effet, le freelance, en tant qu’indépendant, doit être à mesure de faire progressivement évoluer ses tarifs et son chiffre d’affaires. Il s’agit d’une partie d’activité qui ne cesse jamais vraiment…d’où la nécessité de se renseigner et d’apprendre.

Les charges du freelance 

Les taux de cotisations sociales pour 2019 en autoentreprise seront de :

  • 12,80%: pour les activités de vente de marchandises et d’hébergement touristique (BIC)
  • 22%: pour les activités de prestations de services relevant de la SSI pour la retraite
  • 22%: pour les activités libérales relevant de la CIPAV pour la retraite

Lorsque le freelance règle ses cotisations sociales, il paie également un certain nombre d’autres charges (charges fiscales s’il a opté pour le prélèvement libératoire, cotisation à la formation professionnelle et autres frais consulaires) selon son activité, ses revenus et ses années d’ancienneté d’indépendant.

Plusieurs éléments peuvent venir souligner votre profil de freelance et votre valeur ajoutée qui justifient vos prix :

  • Le nombre de vos années d’expérience : on acquiert davantage de compétences au fil des missions variées, plus ou moins complexes que l’on réalise
  • Références : votre participation à des projets pointus, complexes est nécessairement gage de compétence et de crédibilité,
  • Les langues étrangères sont évidemment un atout, d’autant qu’il s’agit d’une compétence qui est loin d’être maîtrisée par un bon nombre de personnes
  • Un portfolio bien fourni et renseigné, mettant en avant vos projets et réalisations vous valorisera également
  • Outils et compétences
  • Connaissance du milieu/de certaines thématiques et secteurs d’activité bien précis

Le bon choix des clients 

Enfin, choisir de bons clients est un élément indispensable pour gagner en rémunération financière.

En fait, il nous semble judicieux ici de vous parler également du facteur client sur la thématique de la facturation de ses prestations de freelance. Pourquoi ? Comme évoqué un peu précédemment, apprendre à connaître et à choisir ses clients est presque aussi important qu’apprendre à se connaître soi-même lorsque l’on est freelance.

En effet, ce sont les clients qui vous payent. Personne d’autre. De ce fait, malgré des consensus sur un secteur d’activité, il y aura toujours des différences. Des différences de budgets, de personnalités, d’exigence… Ainsi, il est fondamental d’être aligné avec ses clients. Des clients avec lesquels vous devez trop « batailler » pour être correctement payé, qui ne sont pas clairs dans les démarches, sont une perte de temps et d’argent.

Nous espérons que grâce à ce guide, la thématique de facturation de ses prestations de freelance n’aura plus aucun secret pour vous et que vous gagnerez en confiance et en croissance. Ainsi, une bonne gestion financière se joue beaucoup en amont. N’oubliez pas tous les acteurs qui entrent en jeu dans votre réussite financière. Si vous estimez que certains clients ne vous paient pas à votre juste valeur, même si c’est délicat, il est toujours temps de redresser votre stratégie. Vous gagnerez sur tous les tableaux.

 

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