Comment organiser son bureau : nos astuces

Le 24 janvier 2019

Comment organiser son bureau Aujourd’hui, beaucoup de professionnels, de consultants, travaillent depuis un ordinateur, à un bureau. Et ce n’est pas parce que la majorité du travail est désormais dématérialisé qu’il ne faut pas faire attention à son environnement « réel » autour.  Bien au contraire ! Ainsi, il est tout aussi primordial d’organiser son activité, son travail, que son ordinateur et son bureau. En effet, bien organiser son bureau a de nombreux bénéfices. De ce fait, nous allons vous donner en plusieurs étapes toutes nos astuces sur comment organiser votre bureau… et votre environnement autour ! Bien ranger à proprement dit et davantage quant à l’organisation de façon plus globale ! Tout votre écosystème de consultant freelance est intrinsèquement lié.

Organiser efficacement son bureau  

Tout d’abord, il faut comprendre qu’organiser efficacement son bureau n’est pas une mince affaire pour tout le monde. C’est quelque chose finalement d’assez personnel. Ce ne sont pas des techniques, des méthodes que l’on apprend. C’est quelque chose que l’on expérimente au fur et à mesure que l’on avance dans son activité professionnelle. En outre, il existe différents types d’organisations… C’est pourquoi cela peut être complexe pour certains professionnels.

Vous verrez ainsi que nous allons aborder ici plusieurs paramètres.

En premier lieu, comment se présente le bureau d’aujourd’hui. En effet, à l’origine un bureau était simplement une table sur laquelle on écrit, on travaille. Un meuble où l’on range ses papiers etc. Par extension, une pièce où est installée la table de travail et le mobilier indispensable à une activité – bibliothèque…  Inutile de dire que le concept a bien évolué depuis !

En plus de la table physique, il faut à mon sens, prendre le « bureau » sous toute une dimension : éléments de sa table de travail, organisation de son activité interne, tiroirs et dessus de table empli de ses papiers physiques et intérieur de son ordinateur – c’est-à-dire tout l’aspect virtuel. Ce qui signifie déjà qu’il y a quatre facteurs majeurs à prendre en compte !

Dans son organisation, son rangement, son amélioration de bureau, de travail, il y aura ainsi quatre « bulles » sur lesquelles se concentrer, avec les spécificités liées au physique et au numérique également à gérer – ce qui est d’ailleurs intéressant. On assiste vraiment à des mélanges, voire des transformations des modes de travail qu’il faut connaître.

Par exemple, si vous pratiquez le télétravail – même ponctuellement – il s’agit tout de même de mettre en place un « cadre de travail », dans lequel vous serez performant et où vous n’allez pas trop vous laisser disperser. Comme aujourd’hui, chacun de nous a tout sur son ordinateur et que les frontières entre personnel et professionnel sont floues, il est d’autant plus important de s’organiser et de ranger, sauvegarder, toutes ses données très régulièrement ! En effet, si un problème survient et que vous les perdez, les conséquences peuvent être véritablement critiques.

En outre, si vous travaillez depuis chez vous, dans un espace de coworking, dans un café, ou directement chez un client, l’espace de travail en soi n’est pas toujours très optimal… Le problème c’est qu’à court, moyen et long terme, cela peut grandement mettre à mal votre concentration, votre efficacité, voire votre motivation. Ce qui influe directement sur votre productivité et donc votre réussite !

A présent que nous avons pointé du doigt l’intérêt de bien organiser son « bureau » dans son ensemble, combien bien faire ? Comment bien organiser son bureau ? Pas de panique, il existe maintes solutions ! Voici ainsi nos astuces pour être plus efficace !

Alléger votre espace

Nous vous recommandons vivement de commencer par dire adieu au superflu ! Et ce tout particulièrement en tant que consultant freelance. En fait, les éléments numériquement et physiquement présents dans votre champ de vision de travail ont souvent plus d’influence que vous ne le pensez. Un bureau empli de gadgets, de post-it, de dossiers qui s’empilent, encombre aussi bien votre bureau que par extension votre esprit ! Les deux sont intra-connectés. De ce fait, un encombrement – généralement proportionnel à l’espace à disposition – malmène votre efficacité ! Il faut donc alléger votre espace de travail au maximum ! Pour se faire, nous vous recommandons de prendre du recul et de classer les éléments de votre bureau en trois catégories principales : ceux réellement indispensables au quotidien, ceux qui sont parfois utiles et ceux qui vraiment vous encombrent et sont finalement inutiles !

Une fois ces catégories identifiées, débarrassez-vous du superflu et rangez de côté – mais à proximité si possible – la deuxième catégorie. Un petit ménage/rangement fera un grand bien à votre activité de consultant freelance !

Trier, classer

Une fois que vous avez allégé votre espace de travail, il est grand temps de l’organiser afin d’en profiter complètement ! Les quelques éléments dont vous avez besoin à proximité sont quelques stylos, un bloc-notes, votre téléphone. C’est tout.

Parallèlement, il faut bien classer vos documents et vos dossiers. Par exemple par client, par ordre de priorité… Pour les identifier vous pouvez avoir des codes couleurs, des groupes de documents, des signets… Le plus gros défi étant bien évidemment d’avoir assez de rigueur pour maintenir ce classement, ce rangement vertueux sur le long terme ! Bien évidemment si au quotidien ce n’est pas toujours possible, n’oubliez pas en tout cas de ranger à nouveau de façon très régulière. Au moins une fois par semaine. Par exemple le vendredi ou dimanche soir. Vous pourrez ainsi attaquer la nouvelle semaine au clair !

Ne pas négliger son ordinateur

Nous l’avons abordé précédemment, votre ordinateur est souvent central. Il doit être un allié performant pour votre activité. Propre, à jour… Il s’agit ainsi aussi d’en prendre soin, de le nettoyer, de le ranger, de ne pas trop y stocker tout et n’importe quoi. De ne pas abîmer vos câbles aussi. Ainsi, vous pouvez notamment régulier faire du tri dans vos documents et vos emails, créez des dossiers et des sous-dossiers judicieusement nommés, des favoris dans votre navigateur web… pour ne pas perdre les fruits de vos recherches et de votre travail… ! Il faut être capable d’être exigeant et organisé dans son espace de travail matériel et plus immatériel.

Un bureau agréable à vivre

Vous allez passer beaucoup de temps à votre bureau. De ce fait, même si nous vous conseillons de l’alléger, rien ne vous empêche néanmoins d’ajouter une touche de positivisme, de bien-être, de zenitude. Par exemple, vous pouvez avoir une petite plante, un tableau en face de vous qui vous inspire, un petit objet qui vous fait sourire et vous remotive ! Un bureau agréable à vivre peut faire la différence au quotidien.

Le Bruit

La position et l’environnement de votre bureau est fondamental. Si jamais c’est trop bruyant, cela va nuire à votre concentration et votre productivité. Soyez dans une pièce fermée où vous pouvez vous isoler, fermer la porte. Ne pas donner sur une rue bruyante, éviter d’être à côté d’une salle de bain ou d’une cuisine… Faites attention chez vous, la configuration et l’emplacement des pièces n’a pas été au départ pour et n’est donc pas toujours bien optimisé pour cela. Vous pouvez ainsi opter pour un espace de coworking calme et/ou investir dans un bon casque pour vous créer une « bulle ».

Un bureau lumineux

N’oubliez pas l’importance de la lumière ! En effet, pour travailler de façon efficace, il est essentiel d’être bien éclairé ! Placez votre bureau à côté d’une fenêtre de préférence avec une lumière qui vient de la gauche. Si la fenêtre se situe face ou dos à votre bureau, les reflets lumineux risquent de vous gêner. Pour l’hiver et lorsque la nuit tombe, optez également pour une petite lampe de bureau adaptée. Voire dans une lampe de luminothérapie pour des séances quotidiennes… De plus, afin de protéger votre vision d’un excès de lumière bleue – qui induit des troubles du sommeil et des problèmes rétiniens – investissez dans des lunettes anti-lumière bleue et anti-reflets.

Choisir un fauteuil de qualité pour son bureau

Toujours dans un souci de santé, si vous passez de nombreuses heures assis à votre bureau et/ou face à votre ordinateur, il vous faut au moins un fauteuil de qualité ! Voire même ergonomique si vous le pouvez ! La santé de votre dos en dépend ! Il en existe à tous les prix et vous pouvez tester. Pour les personnes qui travaillent de longues heures assises, des sièges assis-genoux sont recommandés. Cela permet de garder le dos bien droit et soulage/et ou prévient de douleurs dorsales. De plus, vos pieds doivent bien toucher le sol, et ce à plat. Il faut éviter de les croiser trop souvent. Enfin, bien évidemment, n’oubliez pas de vous lever régulièrement ! Il existe même aujourd’hui des bureaux qui permettent de régler la hauteur afin de pouvoir permettre aux personnes de travailler debout.

Accepter et privilégier le désordre à l’ordre 

Attention, certains professionnels diront qu’ils s’accommodent très bien du désordre. En effet, selon des études scientifiques, le désordre serait bénéfique pour la créativité et l’innovation… mais il y a désordre et désordre ! Cependant, il s’agit surtout d’apprendre à se connaître et de comprendre quels aménagements correspondent à nos envies et notre personnalité. Prenez ces éléments en compte et testez en fonction de vos ressentis et de vos objectifs !

 

Aujourd’hui il faut prendre le concept de « bureau » dans un sens global, d’écosystème.

Ainsi, par ailleurs, l’organisation de son bureau, de son espace de travail, de son activité repose aussi sur le choix de l’utilisation de certains outils. Choisir de s’appuyer ou on sur des outils. Entièrement, partiellement, pas du tout. En partie est quand même recommandé ! La gestion de votre organisation en dépend aussi.

Des outils pour bien organiser son activité

Tout comme Google est votre ami sur maints sujets, des outils se développement de plus en plus pour vous aider dans votre organisation et chaque partie à gérer de votre activité professionnelle de consultant.

 

  • Représentation visuelle de vos tâches
  • Gestion de projet
  • Prospection et assistance téléphonique
  • Echanger
  • Partager vos idées

 

Pour commencer, afin d’organiser votre bureau et votre tête, nous vous recommandons d’utiliser des moyens pour représenter visuellement vos tâches. En effet, pour une bonne organisation professionnelle, il faut que vous puissiez en quelques regards savoir où vous en êtes, et faire diminuer votre « to-do list » au fur et à mesure ! En effet, rien de plus contre-productif qu’une masse de travail à rallonge qui ne diminue jamais ! Pour se faire, vous pouvez par exemple faire des schémas. Cela vous permettra de hiérarchiser vos tâches. Les outils les plus connus à ce sujet sont Freemind, Mindjet et Mindmapping.

Créer son Visionboard 

Un vision board – ou tableau de visualisation – regroupe des images, des photos et des citations inspirants afin d’illustrer et de rendre plus concret des objectifs, des projets qui vous tiennent à cœur. Cela repose sur l’idée majeure que la représentation visuelle facilite la réalisation. Pour se faire, il vous faut choisir le thème de votre tableau de visualisation, choisir un support – matériel ou numérique. Ensuite, il vous faut collecter les éléments qui vont le constituer. Les disposer. Et à terme bien sûr, il va vous falloir le suivre !

Pour optimiser cette création, nous vous recommandons de l’afficher dans un endroit stratégique. Trouvez-lui l’emplacement idéal, afin qu’il joue pleinement son rôle d’organisation, de vision clarifiée et par extension de source de motivation.

Organisation, centralisation et automatisation

Ensuite, pour continuer à vous organiser en vous appuyant sur des outils, il existe des solutions pour gérer une équipe en mode projet. Par exemple, Trello, Basecamp ou Asana sont très complets pour organiser l’ensemble des tâches d’une équipe et travailler de façon collaborative. Cela fait gagner du temps et de l’efficacité en se passant d’emails, en suivant en temps réel l’avancement des différentes tâches.

De plus, rien de plus pénible pour un consultant freelance plongé dans ses projets d’être sans cesse interrompu par des appels téléphoniques ! Ainsi, nous vous recommandons en 2019 de faire gérer vos appels par une intelligence artificielle. C’est ce que propose par exemple Julia Desk. C’est un robot capable de prendre vos rendez-vous, de les planifier, de les annuler… une automatisation vraiment intéressante pour votre organisation.

Par ailleurs, que vous soyez en coworking, chez le client, chez vous ; afin d’échanger rapidement avec vos collaborateurs, évitez les déplacements et les emails intempestifs : optez pour les communications via des tchats. C’est particulièrement efficace pour des questions, des petites remarques et doutes du quotidien. Il existe multiples outils à ce sujet : Skype, Google Hangouts, Slack, Discord.

Enfin, dans la gestion de votre bureau et de votre activité de consultant freelance, il y a une autre partie à ne pas négliger : la gestion, le tri et le partage de vos notes et idées ! En effet, si vous souhaitez dire adieu aux feuilles volantes, aux post-it dans tous les sens, à des idées qui finissent aux oubliettes, l’outil Evernote est un incontournable ! N’hésitez pas à y centraliser tous vos enregistrements audios, vos textes, vos gribouillis… vous pourrez ensuite trier vos notes et même les partager en quelques secondes.

Le but est de réfléchir le moins possible par rapport à la technologie. Par exemple ne pas devoir se demander tout le temps où est tel ou tel fichier… C’est à vous d’avoir le contrôle et de vous appuyer dessus. Vous verrez que chaque détail ajouté les uns aux autres va changer la gestion de votre vie professionnelle !

Le bureau : un rangement clé pour son activité

A présent, nous allons vous donner des astuces supplémentaires en termes de rangement. Pour bien ranger votre bureau et autour.

Investir dans des modules de rangement

Si vous n’avez pas besoin d’un bureau trop chargé, vous pouvez tout de même avoir certains modules de rangement. Par exemple des tiroirs et/ou des meubles de rangement à côté. Par exemple un caisson à roulettes ou un placard fermé peuvent faire l’affaire.

Avoir des étagères de bureau

Pour continuer à ranger, mais tout en n’ayant certains éléments plus ou moins sous les yeux, une bonne idée est d’installer des étagères au-dessus de votre bureau et/ou sur des murs parallèles. Cela vous permettra de désencombrer tout en ayant certaines documentations, livres techniques, dossiers, classeurs à proximité. Très utile pour les consulter rapidement !

Le choix de la pièce

La pièce, la salle dans laquelle vous allez installer votre fameux bureau et travailler est décisive. De ce fait, si vous n’avez pas encore de pièce dédiée à votre activité d’indépendant, peut-être qu’un agrandissement chez vous serait judicieux. Vous pouvez aussi déménager, travailler dans des espaces de coworking… Il existe plusieurs solutions mais en tout cas un espace pour vous est très important !

Les bénéfices d’un bureau organisé et rangé

  • Améliorer sa productivité
  • Améliorer sa concentration
  • Améliorer son bien-être
  • Renforcer sa motivation
  • Avancer plus vite
  • Être plus crédible dans son activité
  • Améliorer sa gestion client

 

Et ainsi développer votre chiffre d’affaires !

Organiser son bureau et son activité

En somme, organiser son bureau c’est organiser son écosystème professionnel et son activité. Et c’est d’autant plus important lorsque l’on est indépendant et que l’activité découle directement de soi. En effet, lorsqu’on est indépendant, on est souvent plus libre ! Plus personne n’est là derrière pour nous surveiller, nous donner des contraintes mais également nous guider… Néanmoins, il y a toujours les contraintes données par les clients. Ainsi, pour ne pas se laisser déborder par la multitude de parties différentes et de clients à s’occuper et garder en efficacité, il est fondamental d’être organisé !

Être organisé c’est être structuré, être préparé, penser à tout dans les moindres détails. En fait, en tant qu’indépendants, vous êtes libres de faire vos propres choix en termes d’organisation. De ce fait, si vous vous organisez bien, cela vous donnera plusieurs avantages, comme pouvoir mieux gérer vos priorités, étaler votre temps de travail comme vous le souhaitez, organiser votre temps pour tenir compte de vos contraintes personnelles… Comme vous l’aurez compris, une bonne organisation c’est un tout : choix du lieu, outils, modulation du temps, repas… Dès lors que vous commencez votre nouvelle activité, votre nouvelle organisation, vous allez revoir vos habitudes de travail. C’est pourquoi nous vous conseillons de vous poser les questions suivantes :

 

  • Où vais-je travailler ?
  • Comment vais-je travailler ?
  • Quels outils vais-je avoir besoin ?
  • Ais-je besoin de calme ?
  • A quels moments de la journée suis-je le plus productif ?
  • Quelles sont mes contraintes personnelles ?
  • Comment vais-je organiser mes repas ?…

 

Tout ce processus demande du temps, des adaptations possibles. Vous n’aurez pas toutes les réponses de suite, le but c’est d’y répondre au fur et à mesure et surtout de penser à vous. Perdre du temps au début de votre activité est normal. Le temps et une prise de recul permettent ainsi de s’adapter progressivement et de trouver l’organisation de travail la plus optimale et personnalisée possible. Un bureau organisé permet une meilleure gestion du temps, d’avoir un esprit plus calme, clair, apaisé, serein et productif.

En outre, en organisant votre bureau et tout votre écosystème professionnel et personnel, vous allez pouvoir beaucoup plus facilement basculer d’un client à un autre, et ainsi pouvoir d’autant plus facilement en ajouter de nouveaux à votre emploi du temps ! En effet, si votre vision est clarifiée, que vous travaillez calmement de manière productive, que tout est rangé, chacun viendra naturellement trouver sa place dans ce temps que vous avez réussi à dégager. Après, c’est à vous de choisir si ce temps gagné dans votre organisé sera pour multiplier votre chiffre d’affaires ou pour avoir plus de temps pour vos loisirs, votre sport etc. Vous aurez beau suivre pleins de conseils quant à votre organisation, c’est uniquement vous qui connaissez vos objectifs derrière !

Vous avez désormais toutes les clés en main pour bien organiser votre bureau de professionnel, de consultant freelance. Rangement, outils, meilleure gestion de votre temps et nouvelles habitudes… Faîtes de votre bureau, de votre écosystème, votre meilleur ami professionnel ! Vous ne devriez pas tarder à en récolter les bénéfices à tous points de vue !



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