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Pour un consultant, l’organisation est à la base du succès. Parmi les techniques d’organisation de plus en plus utilisées par les entreprises figure la méthode japonaise des 5S. L’objectif de cette dernière : optimiser l’espace de travail pour favoriser l’efficacité.
Mise en place vers les années 70 au Japon, la méthode des 5S envahi les USA vers 1990. Créée par l’entreprise Toyota, cette technique de management visait à l’origine à instaurer l’ordre et la propreté dans les usines de la firme. Désormais à la base de l’excellence industrielle pour de nombreuses sociétés, cette méthode d’organisation permet d’optimiser l’environnement de travail et d’améliorer l’efficacité des prestations sur le court et le long terme.
Les 5 S désignent chacune des opérations à mettre en œuvre pour améliorer les conditions de travail, à savoir Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu et Shitsuke, signifiant respectivement Ordonner, Ranger, Nettoyer, Standardiser et Etre rigoureux. Cette méthode d’organisation vise à augmenter la productivité au sein de l’entreprise en améliorant l’espace de travail et en optimisant le temps alloué à chaque intervention. A appliquer de manière permanente et rigoureuse par le consultant en portage sarial, cette technique de gestion lui permettra également d’améliorer sa qualité de production et favorise son efficacité.
Les 5S consistent à débarrasser l’espace de travail de tout ce qui est inutile et superflu, à améliorer l’efficacité de l’organisation de l’espace de travail, à assurer la propreté des lieux, à anticiper le désordre et la saleté et à encourager l’autodiscipline grâce à un suivi des efforts alloués. Pour parvenir à ces fins, chaque S de cette méthode d’organisation détient son propre objectif.
Signifiant littéralement « supprimer », l’étape Seiri consiste à débarrasser tout ce qui est inutile dans l’espace de travail. Le tri, le recyclage et l’archivage sont les actions principales à mettre en œuvre. Cela consiste à jeter ou à recycler les objets qui ne servent pas depuis plus de 1 an. Les objets utilisés périodiquement par le consultant portage salarial (moins d’une fois par mois par exemple) sont classés dans les archives ou placer à l’écart au magasin. Les outils de travail utilisés plus fréquemment (moins d’une fois par semaine par exemple) sont à classer à proximité du poste de travail, rangés dans des classeurs, des tiroirs à outils et d’autres rangements de l’armoire du bureau. Les outils utilisés chaque jour sont, en revanche, rangés à portée de main. Cette hiérarchisation des outils de travail selon leur fréquence d’utilisation permet d’alléger l’espace de travail de tout ce qui est inutile à chaque mission et réduit, ainsi, les dépenses en temps et en énergie.
L’étape Seiton vise à ranger de manière rationnelle le poste de travail, cette étape permet de classer chaque outil et matériel selon son ordre d’utilisation. En mettant de l’ordre à son poste de travail et en définissant ses propres règles de rangement, le consultant peut « situer » chaque objet dans l’espace. Basée sur le slogan « Une place pour chaque chose, et chaque chose à sa place », cette étape de management visuel vise à organiser le poste de travail de manière efficace.
Un environnement de travail bien rangé et propre affecte le moral et la motivation. La troisième phase de la 5S, Seiso vise alors à « faire briller » l’espace de travail. En pratique, la phase de nettoyage consiste à décrasser le matériel et à améliorer l’état de propreté des lieux. Le Seiso suppose aussi des travaux d’entretien des outils et d’inspection des anomalies. Le nettoyage fréquent prévient, en effet, l’immobilisation des outils. En cas de détection de problème, des travaux de remise en état du lieu et du matériel sont à prévoir à ce stade.
La méthode des 5S permet d’améliorer l’ambiance de travail. En cas de surcharge de travail, une situation très fréquente chez le consultant, il se peut que le désordre prenne de nouveau le dessus. La phase dite Seiketsu vise alors à rendre évidentes les trois premières étapes de la méthode d’organisation. En faisant en sorte que le tri, le rangement et le nettoyage deviennent un standard, l’ordre et la propreté peuvent être maintenus chaque jour.
Enfin, le Shitsuke suppose une action à long terme. La performance de la méthode de 5S est, en effet, basée sur le contrôle, le suivi et la rigueur. En encourageant et en récompensant les efforts fournis, il devient plus facile d’intégrer la démarche d’optimisation de l’espace de travail pour une amélioration de la qualité des prestations.
La méthode des 5S optimise la productivité. En effet, un poste de travail ordonné réduit les dépenses en temps et en énergie. De plus, un environnement de travail propre et bien entretenu est préservé des risques sanitaires et des accidents. Grâce à cette technique de management de la qualité, le consultant peut réduire le stress au travail, se focaliser sur l’essentiel de sa mission et ne pas se perdre dans des tâches sans valeur ajoutée. En outre, un personnel récompensé et encouragé pour ses efforts et son implication dans la quête d’une condition de travail optimisée est disposé à progresser.
Les avantages de la méthode des 5S ne se limitent pas à l’amélioration de la qualité et de la gestion de la production. Un espace de travail en ordre, sain et agréable améliore également la confiance des clients et des prospects. Gage de professionnalisme, il reflète la qualité, la rigueur et l’efficacité. Peu importe la taille de votre entreprise, votre secteur d’activité ou vos prestations, l’optimisation de votre environnement de travail via la méthode des 5S garantit votre développement à long terme.
