Indépendants : comment réussir ses réunions à distance ?

Le confinement vous oblige à revoir votre activité et vos pratiques de travail ? Il devient alors nécessaire de préparer et d’organiser des réunions à distance. Vous souhaitez connaître les différents éléments pour réussir ces temps professionnels indispensables. Nous faisons le point, pour vous, sur cette question.

Les nouvelles contraintes pour les indépendants

La crise sanitaire du Coronavirus apporte son lot d’interrogations et bouleverse certaines activités. Ainsi, les professionnels indépendants subissent des conséquences à différents niveaux :

• Les règles de distanciation sociale et les gestes barrière interdisent la tenue de réunions entre professionnels.
• L’arrêt d’une partie de l’économie crée une incertitude sur les commandes en cours et les projets futurs.

Ces deux facteurs se nourrissent mutuellement et participent à dégrader l’économie rapidement. Ainsi, le travail de certains indépendants est moins efficace pendant le confinement alors même que les perspectives apparaissent comme très problématiques.

Les professionnels indépendants doivent donc apprendre à travailler autrement pendant une durée indéterminée. En effet, nul ne sait quand le déconfinement sera achevé et que les pratiques classiques pourront, de nouveau, s’exercer.

Les besoins de se réunir

Les temps de réunion sont loin d’être superflus, dans la mesure où ils structurent une activité économique. Cette réalité est encore plus vraie pour un professionnel indépendant. Ainsi, un indépendant peut avoir besoin de réunir ses partenaires pour :

• Commencer de nouvelles relations commerciales avec des clients. Cela permet alors de cibler leurs besoins et de mieux connaître leur secteur d’activité.
• Faire un état des lieux de l’avancement des projets avec les clients actuels. Même si les bilans peuvent se faire par mail, parfois les réunions permettent de clarifier plus facilement certains points.
• Évaluer l’avancée des éventuels sous-traitants et prestataires externes. Ces réunions permettent aussi aux professionnels indépendants de s’assurer que les prestations soient conformes et livrées dans les délais impartis.

Par ailleurs, certains indépendants ont l’habitude de se réunir avec leurs salariés. Ces réunions ont l’avantage de distribuer les missions. En période de confinement, un indépendant employeur doit alors choisir entre le télétravail et le chômage partiel. Dans tous les cas, il est essentiel de garder un contact avec ses salariés.

Réunions à distance : la question des moyens utilisés

Le choix d’organiser des réunions à distance n’est pas le seul enjeu auquel se confronte un professionnel indépendant. En effet, il doit répondre à plusieurs interrogations :

• Le choix de la solution numérique permettant de communiquer à distance. Il convient d’éviter les solutions qui connaissent de nombreux dysfonctionnements ou nécessitent une connexion Internet optimale.
• La liste et le nombre de participants. Le format « à distance » des réunions ne favorise pas les dispositifs accueillant de nombreux participants. Il est alors nécessaire de privilégier les réunions en petit comité, quitte à multiplier les temps d’échange.
• L’ordre du jour et la liste des sujets à traiter. Ce point est abordé plus en détail plus bas.

La réalisation et la gestion de l’ordre du jour

La préparation d’une réunion nécessite de travailler l’ordre du jour, c’est-à-dire l’ensemble des points qui vont être évoqués. Cette partie du travail n’est pas à négliger, à plus forte raison pour les réunions à distance. En effet, les réunions à distance comportent de nombreuses contraintes :

• Il est plus difficile de distribuer la parole.
• Il est compliqué d’utiliser des supports visuels.
• La prise de parole de 2 participants ou plus crée rapidement de la cacophonie.
• L’attention des participants est plus difficile à capter.

Pour toutes ces raisons, la tenue de réunions à distance n’est pas facile à réussir. Les moindres détails doivent être définis et travaillés en amont afin d’éviter les moments de flottements.

Assurer la confidentialité des échanges dans les réunions à distance

Enfin, un dernier point et non des moindres, il s’agit d’assurer la confidentialité des échanges. À ce titre, certains outils de visioconférence ont été épinglés, car ils n’assuraient pas suffisamment la sécurité des données individuelles et professionnelles. Un professionnel indépendant engage donc sa responsabilité en organisant une réunion à distance non sécurisée.

Par ailleurs, il est nécessaire de préparer la réunion de sorte à bien déterminer qui peut y participer. En effet, un accès trop large à ces réunions risque d’empêcher certains sujets de discussion. La réunion va alors être peu efficace puisque tous les sujets ne pourront pas être abordés.

Enfin, il convient d’éviter les phénomènes d’intrusion. Il s’agit de faux profils qui récupèrent les données et les codes d’accès à certaines réunions à distance. Ces intrusions empêchent alors la poursuite de la réunion et font perdre un temps précieux au professionnel indépendant.

Réussir à assurer la continuité de son activité

Comme nous l’avons vu plus haut, réussir ses réunions à distance est essentiel pour assurer la continuité de son activité. À ce titre, la préparation et l’organisation de ces temps centraux ne sont pas à négliger.

Pour réussir les réunions à distance, il faut donc la combinaison entre les bons outils, les bons conseils et la capacité à prendre la parole en public. Certaines entreprises de portage salarial, comme ABC Portage, accompagnent les indépendants dans le développement de leur activité. Ce soutien repose sur la réalisation des missions administratives et l’accès à des formations professionnalisantes.

Pour réussir ses réunions à distance, il convient donc d’assurer un mariage idéal entre les moyens utilisés et la définition des attendus. En résumé, un professionnel indépendant peut évaluer la réussite de ses rendez-vous commerciaux à l’aune de plusieurs questions fondamentales :

• Comment et par quels moyens ? Cette question permet de définir les outils de communication à distance que l’on va utiliser. Il est préférable d’avoir des solutions de repli en cas de dysfonctionnements.
• Qui et pour quels motifs ? Il ne s’agit pas d’organiser des réunions seulement pour discuter et échanger. Ces temps doivent apporter une plus-value précise par rapport aux mails et à une conversation par téléphone.
• Quand et quel suivi ? La date de la réunion doit convenir à tous. Il s’agit, en outre, de proposer un compte-rendu pour faciliter l’assimilation de toutes les informations.