PowerPoint : quels sont les points à respecter ?

Lors d’une rencontre avec des prospects, des partenaires ou des clients, un professionnel indépendant doit préparer une présentation. Toutefois, ce type de présentation répond à des enjeux spécifiques. Vous êtes un professionnel indépendant et souhaitez connaître les points à respecter pour concevoir une présentation PowerPoint ? Notre article fait le point, pour vous, sur la question.

Professionnels indépendants : l’enjeu d’une présentation

Il est fréquent qu’un professionnel indépendant ait à réaliser des présentations de son activité ou de son offre. Ce travail de prospection et de recherche de partenaires constitue la base des profits futurs.
Ainsi, un professionnel indépendant peut être amené à rédiger et présenter un support PowerPoint dans les situations suivantes :

• Les événements professionnels. Les conférences et workshops sont des lieux propices aux interventions orales. Le support visuel peut devenir un élément de la présentation.
• Les appels d’offres. Certaines entreprises clientes peuvent contacter plusieurs prestataires potentiels. Ces derniers doivent alors convaincre en présentant leur proposition commerciale à l’aide d’un support PowerPoint.
• Les emprunts et partenariats financiers. Dans le cadre d’une subvention, d’un prêt bancaire ou d’un appel à investisseurs, une présentation peut devenir nécessaire. Les potentiels partenaires souhaitent alors évaluer la pertinence et la solidité de l’entrepreneur.
• Les formations. Il arrive que certains professionnels indépendants proposent des formations professionnelles. Dans ce contexte, il peut être pertinent de proposer un support à destination des personnes formées. Ces dernières vont alors pouvoir accéder aux informations clés de la formation.

Les points à respecter pour réussir son diaporama PowerPoint

1. Le graphisme de la présentation

Le graphisme et la présentation esthétique du diaporama est l’un des points à travailler en premier. En effet, il est convenu d’avoir, de manière systématique, une cohérence d’ensemble pour sa présentation. On peut, ainsi, dupliquer les diapositives et ne s’occuper que de l’insertion du contenu.
Dès lors, il est nécessaire de faire attention aux points suivants :

• la taille et le type de police ;
• les couleurs utilisées ;
• les symboles et éléments graphiques (lignes, cadres, courbes…) associés ;
• les éventuels fonds pour chaque diapositive.

Il ne faut pas oublier, non plus, d’insérer le logo de son entreprise sur chaque diapositive. Ce logo peut alors être de taille importante et visible sur la première diapositive, celle consacrée à la présentation introductive. Par la suite, le logo peut être inséré de manière plus discrète dans la présentation. Il est même possible de décliner son logo en noir et blanc afin de pouvoir l’associer facilement au contenu.
Ces éléments doivent être en lien direct avec la charte graphique de l’entreprise. Cette cohérence vient consolider l’image de marque de l’entreprise et lui permet de donner des indications claires sur son positionnement stratégique.

2. Le sommaire

En second lieu, le sommaire n’est pas à négliger. Il permet, en effet, de structurer la présentation en l’organisant en séquences. L’auditoire va alors pouvoir identifier, très rapidement, les sujets qui vont être abordés.
Le sommaire, comme le reste de la présentation, ne doit pas s’appréhender de manière linéaire. Il convient, bien au contraire, de donner un sens et une direction à sa présentation.
Le sommaire peut être travaillé et finalisé au fur et à mesure de l’avancement de la présentation. Il est, en effet, rare de connaître toutes les étapes de son développement. Surtout que certains points peuvent nécessiter plusieurs diapositives alors qu’on en avait prévu qu’une seule.

3. Le développement

Le développement constitue le cœur de la présentation. Cette partie n’est donc pas à négliger dans la mesure où elle va déterminer, pour beaucoup, l’évaluation qu’en feront les participants à la présentation.
Ainsi, il est plutôt recommandé de privilégier un contenu synthétique avec les informations principales. En effet, l’usage de mots-clés ou d’expressions-clés comporte deux avantages non négligeables :

• L’attention. L’auditoire est davantage attentif à ce que va dire l’intervenant. En effet, en rédigeant des phrases entières, on court le risque de voir son auditoire lire les phrases et ne plus porter d’attention à l’intervention orale.
• La lisibilité. La présentation d’un diaporama peut se faire dans des salles plus ou moins grandes. Ainsi, en utilisant seulement quelques mots ou expressions-clés, un professionnel peut jouer sur la taille de la police. Le texte devient alors lisible par tous, y compris par les participants qui assistent à l’intervention au fond de la pièce.

4. La gestion du temps de la présentation

Il convient aussi, en toutes circonstances, de faire preuve d’agilité. Ainsi, lors d’une présentation, il arrive que certaines parties vont susciter davantage d’intérêt que d’autres. Dans ce contexte, il est fréquent que l’auditoire en vienne à poser de nombreuses questions. Il ne faut alors pas oublier qu’une présentation se fait au service de son auditoire.
Ainsi, la présentation PowerPoint doit être suffisamment longue pour tenir durant le temps imparti. Néanmoins, il ne faut pas s’interdire d’allonger certaines parties en fonction de l’attention de son public. Cela suppose alors de prévoir des points additionnels qui ne figurent pas nécessairement dans la présentation.
Être en capacité de rallonger ou raccourcir certaines parties de sa présentation se préparent à l’avance. Il faut disposer soit d’éléments d’approfondissement soit de données synthétiques.

5. La conclusion

Enfin, en dernier point, le support de présentation PowerPoint doit prévoir une diapositive de conclusion. Cette diapositive peut être une invitation à poser des questions ou à échanger librement autour du sujet présenté.
Cette diapositive de conclusion permet, ainsi, de remercier son auditoire tout en marquant une fin nette et identifiable.

Entreprendre facilement avec le portage salarial

La conduite d’une activité professionnelle est particulièrement prenante dans la mesure où de nombreuses tâches sont à réaliser. Ainsi, entreprendre ne se limite pas à la réalisation de missions pour le compte de clients. Il faut, parfois, réaliser des supports de présentation PowerPoint pour convaincre sur un projet.
Ce travail de prospection prend du temps. De nombreux professionnels décident alors de se faire accompagner par une société de portage salarial pour se décharger de la gestion administrative.
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