Comment organiser des réunions en visio efficaces ?

Avec l’arrivée d’une troisième vague épidémique, de nouvelles restrictions s’appliquent en France. Le travail d’un grand nombre de professionnels va de nouveau passer en distanciel. Le télétravail n’est pourtant pas toujours synonyme de gain de productivité. En attestent les nombreuses réunions à distance qui manquent de cadrage. Vous êtes un professionnel indépendant et souhaitez organiser des réunions en visioconférence qui soient courtes et efficaces ? Notre article vous explique les tenants et aboutissants de ce sujet.

L’impact de la crise sanitaire sur les réunions

La crise sanitaire du nouveau Coronavirus a eu un effet d’accélérateur sur la question du télétravail. La dynamique s’est, en effet, accentuée pour le travail à distance, ne se limitant plus à quelques jours dans la semaine. Ainsi, certains salariés sont contraints de travailler 100 % à distance, les obligeant à s’organiser pour les réunions professionnelles.

Les professionnels ont dû s’organiser pour échanger à distance avec leurs collègues, leurs fournisseurs ou leurs clients.

L’importance de l’efficacité en réunion

Les temps de réunion ne créent pas, en tant que tels, de la valeur pour une entreprise. Ainsi, une réunion qui ne serait pas efficace ou productive constitue une réelle perte de temps pour l’ensemble des participants. Bien souvent, les réunions inefficaces obligent les managers à en multiplier le nombre. Les participants évoquent alors la “réunionite”, vue comme un facteur de démotivation au travail.

En d’autres termes, des managers comme des prestataires qui ne sont pas capables d’organiser des réunions efficaces vont perdre en crédibilité. Pour les professionnels indépendants, le manque d’efficacité risque d’être perçu comme un manque de méthodologie par les parties prenantes (clients, fournisseurs, partenaires…) présentes en réunion. Or, ces manques nuisent à l’image de marque du professionnel et peuvent lui faire perdre des contrats et propositions commerciales.

Préparer une réunion efficace en visioconférence

En visioconférence, la préparation et l’organisation d’une réunion peuvent être plus complexes à gérer, du fait de différences structurelles. En effet, les participants ne sont pas tous dans un même lieu et ne se voient pas forcément (la caméra de certains participants peut être désactivée). L’efficacité, lors d’une réunion à distance, découle donc de plusieurs actions à mettre en place.

La transmission d’un ordre du jour détaillé et cadré

Comme pour une réunion classique, il est nécessaire que les organisateurs de la visioconférence transmettent aux participants un ordre du jour comportant tous les points de discussion. Il est également recommandé d’inscrire les temps estimés pour chaque point de l’ordre du jour.

Comme nous l’avons vu plus haut, un ordre du jour non épuisé est souvent ce qui justifie la tenue d’une nouvelle réunion. Être clair sur un ordre du jour tenable permet de mieux cadrer l’ensemble des échanges.

L’accueil des participants

Dans les réunions “physiques”, les participants n’ont en théorie aucune difficulté à se rendre dans la salle prévue. Or, pour les visioconférences, plusieurs problèmes peuvent se poser :

• Les participants n’ont pas téléchargé le logiciel d’accueil de la visioconférence. Le risque est alors que leur connexion soit instable, complexifiant le suivi de la réunion.
• Les liens d’accès à la visioconférence sont erronés. Les participants perdent alors quelques minutes précieuses pour rétablir la solution et accéder aux bons liens.
• L’organisateur de la visioconférence arrive en retard. Les participants doivent alors attendre, généralement dans une “salle d’attente virtuelle”, ce qui constitue également une perte de temps.

Par ailleurs, il est essentiel de vérifier la qualité sonore des échanges. Celle-ci peut être variable et rendre l’écoute des prises de parole compliquée. Il est ainsi souvent nécessaire de rédiger un tutoriel à destination des potentiels participants afin de les aider à accéder à la réunion à distance.

La circulation de la parole

À distance, il peut être difficile de voir si quelqu’un d’autre prend la parole. Ainsi, on peut facilement se retrouver avec plusieurs participants qui prennent la parole en même temps. Dans ce contexte, l’organisateur de la réunion en visioconférence doit désigner un animateur. Le rôle de cet animateur est alors multiple :

• Le rappel des règles de base. En réunion, y compris à distance, les participants doivent s’écouter dans la bienveillance et la compréhension. L’animateur doit rappeler ces règles en début de réunion ou au cours de celle-ci si cela est nécessaire.
• La distribution de la parole en fonction des demandes de chaque participant. Sur certains logiciels, il est possible de “lever la main” pour indiquer que l’on souhaite intervenir.
• La gestion des temps de parole. Certains participants ont tendance à s’éterniser sur leurs interventions et nécessitent un rappel à l’ordre sur la nécessaire synthèse à réaliser.
• L’animation des échanges. En fonction de certaines interventions, un participant peut vouloir réaliser ce que l’on appelle un “tac-o-tac”. Il s’agit d’une réponse immédiate à une question qui se pose et qui vient faire avancer le fil de la réunion.

Le cadrage des échanges

En réunion, qu’elle soit physique ou numérique, les hors-sujets et les digressions sont fréquentes. L’animateur doit également cadrer les échanges afin de rester dans le fil de l’ordre du jour. Cela suppose d’intervenir suffisamment vite afin d’éviter que d’autres participants ne rebondissent sur un point non prévu à l’ordre du jour.

Certains participants utilisent, à bon escient, le fil de discussion écrit présent sur la plupart des logiciels de visioconférence. L’animateur de la réunion doit également prendre en compte ce qu’il s’y dit pour agir.

La prise de décision

Ce point est commun à toutes les réunions, en présentiel et en distanciel. L’efficacité d’une réunion tient à sa capacité à dégager des décisions et des arbitrages réalisés par les participants. L’animateur ou l’organisateur de la visioconférence doit rappeler la décision à prendre en fonction du point de l’ordre du jour abordé.

Ces décisions prises vont ensuite devoir apparaître dans le compte-rendu. Ce document doit être transmis aux membres absents afin de partager l’information. Il est, évidemment, nécessaire de hiérarchiser l’information pour que chaque participant puisse intégrer les points forts du compte-rendu. Afin d’aider à la rédaction du compte-rendu, certains logiciels permettent d’enregistrer la réunion en visioconférence.