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Les compétences et le sérieux d’un professionnel dans tout métier se reflètent notamment dans ses courriels, et en tant que consultant indépendant, vous n’y échappez pas. Si vous voulez gagner la confiance d’un prospect, une bonne structure et un contenu impeccable pour vos mails sont des valeurs ajoutées à ne pas négliger. Voici 5 règles qui vous aideront à accrocher votre destinataire.
Que ce soit l’entrée en matière ou la formule de sortie, elles permettent d’établir un contact, voire de créer un lien. Soyez poli sans être informel, même dans un mail professionnel. En salutation, favorisez le « cher(e) monsieur/madame » à la place du classique « Bonjour ». Vous pouvez ajouter le prénom du destinataire à condition qu’il vous soit déjà familier. Pour la formule de politesse, optez pour un « Bien à vous » plutôt que pour un « Cordialement » trop sec et pompeux.
Votre courrier électronique doit être non seulement accrocheur mais aussi agréable à lire. Dans un premier temps, évitez les erreurs dans l’objet du mail, du type « Tr: ou Re: ». Soyez précis et clair en personnalisant l’objet de votre courriel selon son contenu. Le client y remarquera votre professionnalisme. Faites également l’effort d’être concis, les gens se fatiguent à parcourir un mail trop long. Généralement, ils s’en désintéressent rapidement car « trop d’informations tuent l’information ». Focalisez-vous sur un sujet par mail.
Il s’agit d’un des aspects les plus importants dans la rédaction de mails professionnels. Vous ne pouvez pas vous permettre d’écrire sans faire attention aux éventuelles fautes d’orthographe. Si vous les avez ratés, il n’est pas sûr que le prospect ou le client les rate lui aussi. Aussi, votre crédibilité en est directement menacée. Il est alors préférable de se relire au moins une fois et de demander à une autre personne de vous relire avant l’envoi de l’e-mail. Il existe des outils qui peuvent aussi vous aider comme les correcteurs automatiques, les correcteurs en ligne ainsi que les logiciels de correction.
La relation consultant indépendant et client n’est pas la même que celle de deux collègues de travail. Ne soyez pas familier au risque de paraître grossier et perdre tout crédit aux yeux du client. Il ne s’agit pas uniquement des termes et mots employés mais aussi de l’intonation et des ponctuations. Il est préférable d’en faire usage avec parcimonie et intelligence, comme avec les points d’exclamation. Quant aux smileys, ne croyez surtout pas qu’ils vont faire plaisir au destinataire. Ils sont à proscrire des mails professionnels, et encore plus pour un consultant freelance.
En dernier, signez toujours vos mails en y intégrant votre carte de visite. Cela fait professionnel mais en plus, votre prospect ou votre client a ainsi en sa possession toutes les informations vous concernant, et celles qui se rapportent à votre activité. N’oubliez surtout pas d’y intégrer vos contacts téléphoniques et votre adresse mail.
