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L’email est l’outil de communication le plus utilisé dans le domaine professionnel. Toutefois, assurez-vous avant que c’est le moyen le plus adapté pour l’information que vous souhaitez faire passer à votre ou vos interlocuteur(s). Pour cela, souvenez-vous :
> Lorsqu’il s’agit d’une information délicate/confidentielle : Déplacez-vous
> Lorsqu’il s’agit d’une information urgente : Téléphonez
> Lorsqu’il s’agit d’une information ordinaire : Utilisez l’email
L’enjeu suivant est de parvenir à adapter son message au support de communication électronique. Pour cela, il est important de respecter certains points : soigner le contenu et la forme du mail, exprimer clairement l’objet du message, être clair et bref dans le contenu, utiliser convenablement les copies, les accusés et gérer au mieux sa boîte de réception pour ne pas perdre son temps.
L’objet est très important surtout si vous faites de la prospection commerciale, c’est ce qui va décider ou non, votre destinataire à ouvrir et lire votre message. Tout d’abord attention aux mots que vous choisissez dans l’objet pour passer au travers des filtres anti-spam. Ensuite, optez pour une phrase courte personnalisée reflétant l’idée principale de votre message sans trop multiplier les majuscules ou/et ponctuations. Insérez-y des mots-clés pour faciliter l’identification du message auprès de votre destinataire, cela lui permettra également de retrouver rapidement votre message dans sa boîte de réception s’il lance une recherche de vote email.
N’oubliez pas que votre mail transmet une image de vous, surtout auprès des destinataires avec qui vous traitez uniquement par écrit.
Soyez courtois et commencer votre message par une salutation personnalisée : « Bonjour/ Bonsoir Mademoiselle/ Madame/ Monsieur X » ou autre selon votre niveau de connaissance. Pour une attention particulière pour une personne que vous connaissez, vous pouvez ajouter : « Cher(e) Mademoiselle/ Madame/ Monsieur X »
Autre élément important de l’email ; votre signature. En général, elle est composée de :
> Votre nom et prénom
> Votre fonction
> Le nom de votre société
> Vos coordonnées : adresse mail, numéro de téléphone professionnel et adresse postale si nécessaire.
Suivant votre activité, vous pouvez ajouter un logo, des boutons de partage des réseaux sociaux (like, tweet, share, pin, etc.), votre site internet, blog ou autre. Cependant, il vaut mieux ne pas trop alourdir votre signature pour ne pas encombrer le regard de votre destinataire.
Il est possible d’enregistrer votre signature pour qu’elle apparaisse automatiquement à chaque nouveau message. Vous pouvez également créer plusieurs signatures, et sélectionner celle que vous souhaitez ajouter.
Tout d’abord présentez-vous en une ou deux phrases et formulez directement votre demande ou information principale. Dès les premières lignes de votre email, la personne doit avoir compris l’objectif de votre message. Si vous souhaitez apporter des précisions faites-le dans un nouveau paragraphe en hiérarchisant vos idées ou demandes. Gardez en mémoire que pour être efficace, un email doit contenir une seule idée à la fois, quitte à faire plusieurs emails distincts au même destinataire si le message porte sur différents sujets. Cela lui permettra également de trier et ranger plus facilement ses emails dans sa boîte de réception.
Nous ne pouvons écrire comme nous parlons et pour cause, par mail le destinataire ne peut s’appuyer sur votre langage corporel pour comprendre votre message, excluez donc toute forme d’ironie ou d’humour. Il faut également faire attention au vocabulaire qu’on utilise, pour cela, oubliez le jargon professionnel. Soyez clair, faites des phrases simples et bannissez les syntaxes trop lourdes chargées de pronoms relatifs brouillant le message que vous voulez faire passer. Comme dans l’objet, évitez les majuscules à tout va, donnant l’impression que vous criez. A la fin de votre email, pensez à faire une phrase brève de salutations : « Cordialement », « bien à vous »…
– Si votre email fait suite à un échange, répondez en laissant l’historique de votre conversation pour replacer votre destinataire dans le contexte.
– Si votre mail est urgent, signalez-le dans l’objet. Sur Outlook, vous pouvez définir votre email avec une priorité élevée en utilisant la mention « importance haute » mais sauf cas exceptionnel, laissez plutôt votre interlocuteur juger lui-même de l’importance de votre message.
– Concernant le texte : étant donné qu’il s’agit d’un mail professionnel, optez pour une police standard telles qu’Arial, Times new roman, Verdana ou Calibri. N’abusez pas des textes en italique et en gras. Enfin, choisissez une couleur sobre et lisible.
– Prenez garde à votre orthographe : relisez toujours votre email avant de l’envoyer, vérifiez l’orthographe et la syntaxe. Si votre email est complexe, n’hésitez pas à le faire relire par quelqu’un d’autre.
– Évitez de joindre des fichiers quand le message peut figurer dans le corps du mail, pensez qu’aujourd’hui beaucoup d’entre nous ouvrent leur mails sur des Smartphones.
A qui n’est-il jamais arrivé de se tromper entre copies (Cc) et copies cachées (Cci) ?!
En général nous mettons en copie d’un email, les personnes qui ne sont pas directement impliquées mais qui doivent être informées. Attention à ne pas les utiliser systématiquement mais seulement quand cela est vraiment nécessaire.
La copie cachée est à proscrire dans vos mails professionnels pour éviter toute source de conflit. Utilisez-là seulement lorsque vous souhaitez envoyer un message commun à un groupe de personnes sans révéler leur adresse mail.
Tout comme l’importance haute, les accusés de réception sont à utiliser occasionnellement.
Triez, rangez et supprimez quotidiennement vos mails afin de gagner du temps (échanges d’emails entre collègues, courriers périmés, spams, newsletters…). Toutefois, soyez vigilent, des courriers importants peuvent apparaître dans votre courrier indésirable, avant de les supprimer vérifiez donc toujours de quoi il s’agit.
Enfin, ne laissez pas s’accumuler des messages non traités dans votre boîte de réception, répondez à votre interlocuteur rapidement même si vous n’avez pas encore de réponse claire à lui fournir, cela évitera qu’il vous relance.
