Réussir sa visioconférence

Le 15 octobre 2012

Réussir sa visioconférenceLa visioconférence, un gain de temps et d’argent

La visio conférence vous permet de communiquer avec vos clients ou vos collaborateurs à l’étranger tout en évitant les frais de déplacement. Cependant, le contact à distance est différent du contact face à face traditionnel. Animer efficacement une réunion en ligne exige donc une bonne préparation afin de capter l’attention à distance.

Préparez votre visioconférence

Après avoir perçu les objectifs et enjeux de la réunion en amont, listé chacun des points à aborder, déterminé les modalités de prise de parole et décidé du partage des informations (compte-rendu de la réunion, documents divers…), il est important de maîtriser parfaitement tout l’aspect technique mis en place pour la réunion virtuel (logiciel, fonctionnement et orientation de la caméra et du micro…).

Le jour J, juste avant le début de la réunion, assurez-vous une dernière fois du bon fonctionnement du matériel afin d’éviter les situations embarrassantes. Une fois que ce point est opérationnel, il est plus facile de se concentrer à 100% sur le contenu même de votre intervention.

Capter l’attention, véritable enjeu de la réunion à distance

La première prise de parole est très importante, elle doit attirer directement l’attention de vos interlocuteurs et les inciter à vous écouter tout au long de la réunion. En général, l’attention des participants lors des visioconférences s’affaiblit au bout de 45 minutes. Cela est dû aux éventuels aléas de l’image et du son nécessitant davantage de concentration de la part de l’interlocuteur et à la tentation de faire autre chose durant la réunion.

Favorisez l’interactivité

Afin d’éviter au maximum que cela se produise, il faut renforcer le sentiment d’appartenance des participants à la réunion en faisant un
« tour de table » et en les impliquant tout au long de la réunion.
Pour cela, n’hésitez pas à distribuer la parole, oser interrompre, savoir faire parler chacun, synthétiser, rebondir et permettre à chacun de poser des questions particulièrement lorsque vous constatez une baisse d’attention: bâillements, gestes d’impatience, etc. Il faut en effet être attentif et savoir repérer ces signaux pour y remédier.

Sont également facteur d’interactivité :

> Les outils collaboratifs de partage de documents

> Le tchat pour discuter en privé avec un des participants/clients, ce qui offre la possibilité de réagir instantanément à une demande émise par ces derniers.

Avoir l’attitude appropriée

– Présentez clairement l’ordre du jour, soyez direct sur les modalités

– Variez les positions assis et debout à condition bien sûr de prendre en compte la place du micro et de la webcam

– Évitez les mouvements brusques pour ne pas provoquer de ruptures dans l’image vue par les participants via la webcam

– Regardez la webcam. Ne vous laissez pas distraire par ce qui vous entoure

– Restez concentrer en coupant votre téléphone portable et en limitant le nombre des écrans ouverts sur votre ordinateur

– Restez le plus naturel possible en développant une attitude intérieure positive : évacuez stress, trac et tensions

– Garder un certain entrain pour ce que vous dites car même si vos interlocuteurs ne sont pas dans la pièce, ils vous regardent…

– Soignez votre tenue vestimentaire, certaines sont à bannir comme par exemple, les rayures car elles brouillent l’image, ou le noir qui n’est pas non plus recommandé

– Si vous travaillez depuis votre domicile, assurez-vous qu’aucun élément ne vous décrédibilise face aux interlocuteurs comme des photos ou autres éléments personnels

– Faites attention à l’orientation de votre webcam : une fenêtre derrière vous peut provoquer un contrejour, les collaborateurs ne pourront alors pas vous distinguer

Favorisez une écoute de qualité

> Ne pas hésiter à varier les intonations et les rythmes pour ne pas endormir vos interlocuteurs avec un discours trop plat qui s’enchainerait sans marquer les différents temps.

> La visioconférence doit être faite dans le calme, sans sons parasites pour faciliter l’écoute de vos interlocuteurs à distance. Il faut éviter de manipuler des objets susceptibles de gêner votre interlocuteur et de le déconcentrer (comme les stylos bille rétractables).

Conclure votre visioconférence

Comme l’introduction de la réunion, la conclusion est importante, elle permet de faire un débriefing, reformuler ce qui a été dit, décidé et s’assurer de l’accord de chacun.
Vous pouvez également faire un débriefing sur la forme de la réunion afin de pouvoir améliorer l’utilisation de la visioconférence pour un prochain rendez-vous.

Quelques solutions simples et gratuites pour réaliser des vidéoconférences

Meetings.io : service permettant de discuter de vive voix, voir son interlocuteur en vidéo, chatter pour échanger des idées, s’envoyer des fichiers, partager un écran.

Emeet.me : propose des fonctions de travail collaboratif en permettant à un ou plusieurs participants de suivre et d’intervenir à une conférence via leur téléphone.

Polycom RealPresence Mobile : téléchargeable gratuitement sur l’Apple Store pour les tablettes.

Zoom.us : ce service permettant de réunir gratuitement jusqu’à 15 participants, met en avant sur son site les versions mobiles pour iPad, iPhone et bientôt Android.

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