Préparez votre rentrée après vos vacances d’été !

Le 29 août 2019

Préparez votre rentrée après vos vacances d’été !La période estivale touche à sa fin, la plupart des vacanciers s’apprêtent à reprendre leur travail.

Pour les consultants freelances, cette période professionnelle est charnière et mérite d’être la mieux préparée, organisée possible. Ainsi, voici nos conseils pour préparer dès à présent votre rentrée de freelance !

Préparez votre rentrée de freelance après vos vacances d’été en anticipant

Tout d’abord, un freelance efficace, productif, professionnel doit toujours faire en sorte d’avoir une longueur d’avance, d’anticiper. En effet, il est très important, et encore plus à la veille de périodes de vacances, de savoir gérer son planning en amont.

En fait, certaines tâches nécessiteront d’être menées avant votre période de vacances. Il est ainsi fondamental d’établir votre calendrier des semaines à venir afin d’avoir une vision claire de l’ensemble de vos différentes missions, au moins jusqu’à la rentrée.

En effet, vous devriez même avoir anticipé sur le mois de septembre. Vous pourrez ainsi ensuite jalonner vos tâches et prendre de l’avance pour vous permettre de démarrer la rentrée dans les meilleures conditions possibles.

Nous vous conseillons de commencer par demander à vos clients leurs dates de vacances, et de bien les noter, afin de pouvoir ajuster votre calendrier et l’avancement de vos tâches en conséquence.

Lorsque vous êtes certains de leur planning, informez alors vos clients de vos propres dates de vacances en faisant en sorte, si possible, que cela n’empiète pas trop sur leur propre plan d’action. Ils apprécieront votre sérieux et professionnalisme.

De votre côté, vous ne courrez pas le risque vis-à-vis de vos clients, que votre période d’absence soit trop longue ou trop en décalé par rapport à eux. Un été préparé sera plus serein et vous permettra d’être encore plus boosté à la rentrée !

Ensuite, veillez également à être à jour de vos tâches techniques et administratives. En effet, quoi de plus fastidieux que devoir se replonger dans des dossiers qui auraient pu être terminés avant votre période de vacances. Plus vous serez à jour de vos missions, de vos factures, de vos suivis de paiements, et plus vous aborderez sereinement votre rentrée.

Préparez votre rentrée en relançant vos clients

Une fois rentré, la priorité sera de relancer vos clients. Vous pouvez leur envoyer un email ou leur téléphoner pour leur signaler que vous êtes de retour et disponible. Si vous sentez qu’ils en ont le besoin, vous pouvez fixer un rendez-vous. Mais il s’agit surtout de les tenir au courant de l’avancée des projets.

Dressez une liste de chacun de vos clients avec deux cases à cocher : une pour le retour des vacances et une autre pour le suivi de l’avancée de la mission. Cochez uniquement pour chaque lorsque la rentrée est validée, le projet repris.

Globalement à la rentrée, il y a quatre étapes à suivre :

  • Indiquez à votre client que vous êtes rentré, bien disponible
  • Relancez les projets des clients en attente
  • Avancez sur les projets et communiquez sur leurs progressions
  • Prévoyez les prochaines étapes, objectifs

Ensuite, il va vous falloir admettre qu’il y a toujours une part de « retard », d’éléments que vous avez pu manquer après vos vacances d’été. Vous devez donc prendre ce temps de reprise, de « rattrapage » en considération. Nous vous recommandons de prévoir ces moments de rattrapage pour vous tôt le matin ou en fin de journée, selon vos différents impératifs.

La rentrée est un moment où vous devez avoir un regard en « arrière », par rapport à ce que vous avez manqué et à la fois en « avance » quant à la nouvelle direction que vous souhaitez. En effet, si la rentrée se prépare ce n’est pas par hasard.

Gardez néanmoins à l’esprit que la relance est à éviter. Comptez une relance à la rentrée pour chaque client mais pas davantage ! Il faut que la relance aille droit au but en indiquant votre disponibilité, votre état des lieux et ce que vous attendez éventuellement à la rentrée de la part de votre client.

Le but étant de manière générale d’utiliser des modes de suivi en parfaite cohésion avec vos clients tout au long de la mission, afin de garder sous contrôle des périodes charnières comme les vacances d’été et ne pas se retrouver « bloqué » à la rentrée.

Préparez votre rentrée en faisant un point sur l’avancée des projets

Enfin, il est donc essentiel à la rentrée de faire un état des lieux de l’avancement des projets. Même si vous avez gardé un œil dessus durant l’été, une remise à plat n’est jamais superflue. En fait, un suivi d’avancement (ou suivi des tâches et activités d’un projet) a pour objectif de vérifier que le projet se déroule conformément au planning, au devis établi au préalable et que les ressources humaines, matérielles sont bien définies et utilisées. En cas de problèmes ou de retards, il est important de le signaler rapidement à vos collaborateurs et clients afin de trouver des solutions.

Ainsi, cet état des lieux des projets vis-à-vis des clients au retour des vacances, peut prendre plusieurs formes :

  • Faire une réunion de suivi
  • Utiliser des logiciels de gestion de projet

Une réunion d’avancement rassemble le chef de projet et ses membres d’équipe projet. Elle permet de :

  • Maintenir l’esprit d’équipe, notamment en sollicitant l’aide d’autres membres de l’équipe sur des points spécifiques
  • Détecter les points de blocage communs
  • Mettre en place des actions pour solutionner ces blocages
  • Obtenir l’accord de chacun sur les décisions prises
  • Fixer les prochains objectifs

Souvent, des points réguliers, surtout après une période longue de congés sont essentiels afin de remettre tout le monde sur les « bons rails », de s’assurer de la bonne compréhension du projet de la part des différents acteurs. Ceci permet à l’équipe d’un projet, d’une mission, de travailler de la façon la plus optimale possible et de s’assurer ainsi de la réussite des prochaines échéances.

Lors de reprises, il s’agit d’être préparé, réactif et d’aller à l’essentiel pour ré-embrayer sur vos différents projets.

En somme, grâce à une bonne préparation, vous profiterez à bonne escient de la rentrée !

Nous espérons que cet article vous aura aidé à bien vous préparer, à réduire votre stress de freelance par rapport à la préparation de la rentrée après vos vacances d’été…Restez concentré, organisé et profitez bien de cette nouvelle rentrée qui pour faire décoller votre activité !

 

 



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