Le guide pour s’organiser dans ses missions

Le 19 mars 2019

Le guide pour s’organiser dans ses missionsPlus encore que dans un cadre de salarié « normal », un freelance a besoin d’être organisé et productif dans son travail, ses missions. Il a ainsi énormément besoin de rester concentré sur les différents projets et tâches en cours. En plus de l’expertise propre à son cœur d’activité, de multiples facteurs vont venir contribuer à son succès et entrer en action. A travers ce guide, nous allons vous révéler plusieurs secrets et astuces en 2019 pour rester organisé, serein, faire usage de tous les bons outils afin d’avoir une routine professionnelle et personnelle judicieuse et la plus appropriée possible.

En trois parties, vous verrez à quel point il est essentiel de s’organiser dans ses missions et les nombreuses possibilités qu’il existe à ce sujet.

L’organisation : partie essentielle de la vie d’un consultant freelance

L’organisation fait partie essentielle de la vie d’un consultant freelance. Il est très important d’être organisé dans ses missions pour réaliser un travail qualitatif, être reconnu, gagner en crédibilité et réussir.

Nous allons vous guider ici pour vous organiser dans toutes les étapes de vos missions, vraiment dans votre cœur de travail de votre activité de freelance.

Selon la Crème de la crème, parmi les 900 000 freelances en 2018, pour 54% d’entre eux il s’agit de leur activité principale. Il est donc intéressant de voir comment vous pouvez vous organiser pour vous-mêmes et pour faire la différence.

Selon eux, se « lancer en freelance permet de vivre une aventure dont vous seul êtes le héros » !

Vous êtes libre de gérer votre temps et de vous organiser comme bon vous semble. Mais cela peut également vous amener à devoir vous organiser entre différentes missions, plus ou moins importantes. Il faut donc dès le départ apprendre à organiser son temps avec « la méthode qui vous convient le mieux ».

Une fois compris l’intérêt de s’organiser, comment faire ? Quels sont les facteurs à prendre en compte dans cette organisation ?

Tout d’abord, le facteur majeur du temps.

Selon le dictionnaire Larousse, le temps se présente comme « une durée plus ou moins définie », dont on dispose. Il s’agit donc de déterminer intelligemment ce que l’on va faire de cette durée. Afin d’être ni trop surchargé, ni notamment ne pas utiliser toute l’ampleur du temps que l’on a.

C’est un facteur que l’on maitrise le moins en général et pourtant il faut apprendre à maitriser le temps en tant que consultant freelance.

Par exemple, nous vous conseillons d’arriver à vous « dégager plus de temps » chaque jour. Par exemple en vous levant plus tôt le matin (n’hésitez pas à vous renseigner à ce sujet sur la fameuse méthode du Miracle Morning de Hal Elrod).

Voici deux conseils pour la gestion du temps de freelance sur le court et long terme :

  • Arriver à estimer au fur et à mesure le temps passé sur les tâches
  • Apprendre à connaître les moments de la journée où l’on est le plus concentré, le plus productif

De plus, il faut idéalement parvenir à découper ses journées en plages bien précises consacrées à votre travail de fond, vos emails, le renforcement de votre image de marque…

Organiser sa journée de travail de consultant freelance 

En termes de « timing », le mieux pour s’organiser est d’avoir des horaires relativement « fixes ».

Par exemple, si vous êtes plus productif le matin, faites vraiment les tâches qui vous demandent le plus d’effort et de concentration à ce moment-là.

Attendez plutôt l’après-midi pour les tâches que vous faites en mode « pilote automatique » : les appels clients, les emails, ou des missions beaucoup plus créatives qui vous demandent du temps.

Restez un maximum disponible pour vos clients lors d’horaires de « bureau » classiques, les fameux 9h-18h.

N’oubliez pas néanmoins que vous avez droit comme tout le monde à des pauses méritées.

Gardez-vous des plages réservées dans la semaine. Par exemple pour rappeler les personnes que vous avez « manquées » car vous étiez déjà au téléphone ou trop concentré sur une tâche dont il était important que vous ne vous « déconnectiez » pas.

Par exemple, ne tombez pas dans le piège d’avoir constamment votre boite email ouverte en fond. Vérifiez là uniquement trois fois dans la journée : le matin, à midi avant votre pause déjeuner et le cas échéant, en fin de journée. Vous verrez que même si cela ne sera pas facile au départ, vous gagnerez ensuite en calme et productivité.

Vos rapports et échanges avec vos clients 

Un deuxième facteur et pas des moindres : les exigences et l’organisation propre de vos différents clients.

En effet, il est fondamental d’apprendre à connaître de plus en plus vos clients afin de moduler la réalisation de vos missions en fonction de leurs attentes et de leur manière de fonctionner, de leurs impératifs.

Par exemple, certains clients préfèrent échanger par téléphone, d’autres par emails, d’autres via messageries instantanées comme Slack, Skype ou Messenger.

Pour certains, vous aurez un suivi dans Google Drive… pour d’autres non.

Qui plus est, tout le monde ne travaille pas aux mêmes horaires. Vous verrez que certains vous répondront rapidement en journée, d’autres beaucoup moins. Inutile de perdre votre temps à attendre des réponses, gérez vos clients et contraintes en fonction.

Vous pouvez par exemple vous faire un tableau ou une fiche par client pour noter les horaires optimales, le suivi, vos remarques constructives afin de vous organiser pour chacun…

Progressivement, vous noterez une réelle évolution avec une telle organisation !

Les différentes étapes et outils pour s’organiser dans ses missions de freelance

A présent, nous allons davantage rentrer dans le concret du sujet et vous proposer des solutions existantes qui ont fait leurs preuves. Gardez bien à l’esprit les différents supports et méthodes suivants.

Les To-Do List

Le principe numéro 1 dans son organisation : savoir ce que l’on a à faire. Pour commencer, il est important de bien mettre à plat tout ce que l’on doit faire chaque jour dans son activité de consultant freelance. C’est ce que l’on nomme communément les « to-do list », ou liste des choses à faire, des tâches à effectuer.

Une liste est une succession de tâches mises les unes à la suite des autres. Ainsi, les To-do list constituent un outil de travail et d’organisation pour gagner en productivité.

Les To-do list peuvent prendre plusieurs formats aujourd’hui : papier, numérique, sur téléphone, sur ordinateur… Vous pouvez même par exemple vous envoyer un email à vous-mêmes avec vos tâches, vos idées, vos objectifs…

Que mettre précisément dans sa « to-do list » et comment en tirer profit ? :

  • Décomposer chaque grand projet en petites tâches
  • Avoir chaque jour un objectif principal et des secondaires
  • Insérer entre chaque tâche difficile, des actions motivantes
  • Être réaliste et faire de la place à l’imprévisible
  • Cocher les actions réalisées

De plus, n’hésitez pas à ajouter à vos différentes tâches à effectuer des « deadlines », des dates, afin de répartir et de ne pas se retrouver dans une « to-do list » journalière non réalisable.

Il n’y a pas de bon choix, mais il est fondamental que ces listes existent. En effet, elles ont plusieurs bénéfices : d’abord, elles nous permettent de bien nous souvenir de tout ce que l’on à faire. De ne pas omettre des tâches. De plus, ce processus libère notre espace mental. Libérer notre espace mental est essentiel pour gagner en concentration et en efficacité.

Les prises de notes pour vos missions

Le marketer et créateur, « Antoine BM », vous dévoile également une astuce clé pour vous organiser dans vos missions et établir une stratégie de contenus si vous êtes consultant freelance dans ce secteur. Il aborde le système très important de la « prise de notes augmentée ». Et le système de prise de notes s’applique presque pour n’importe quel secteur d’activité de consultant freelance.

Le but est « d’utiliser un système de classement intelligent, de remplacer tous vos carnets par un seul, beaucoup plus simple et mieux rangé. Vous allez ainsi être capable de consigner le meilleur de ce que vous apprenez chaque jour : les grandes idées, les citations, les exemples et analogies, les noms des auteurs et leur système ».

Cela peut être par papier ou numérique, selon ce qui vous convient le mieux. Recentrer ses idées et sa prise de notes vous fera gagner du temps et de la productivité. N’hésitez pas à tester et à adapter ce process.

 Les desks planner

Les méthodes et outils de planification et d’organisation sont tendances. En 2019, les listes, bullet journals, trackeurs mood… tendent à beaucoup se développer. Il existe de plus en plus de méthodes pour son développement personnel et professionnel. Le retour au papier est également majeur. Ainsi, disposer d’outils physiques comme le « desk planneur » peut être un sacré coup de pouce à votre organisation.

Qu’est-ce que le desk planner ? Que vous permet-il ?

Selon l’enseigne Hema, le desk planner ou organiseur se présente généralement comme un « planning hebdomadaire de bureau, à anneaux. À poser sur un bureau, chaque page affiche tous les jours de la semaine. ». Le desk planner permet en un coup d’œil de se remémorer ses objectifs, ses rendez-vous de la semaine… Il en existe également des mensuels, des thématiques.

Vous en trouverez aujourd’hui dans différents types de magasins : discount, papeterie, décoration, grandes surfaces.

Bien sûr, vous pouvez également utiliser les calendriers, agendas et rappels de votre plateforme email : Google, Outlook…

Tout ce qui peut vous aider à rester cadré et organisé est à envisager, tant que les rappels, interruptions, notifications, ne sont pas trop nombreuses et ne viennent pas entacher votre système.

Se fixer des objectifs

C’est une partie essentielle de votre organisation. En effet, la clé d’une organisation réussie est de se fixer très régulièrement des objectifs, au-delà des étapes de vos missions. Pour garder un point de vue sur le long terme et donner du sens à votre activité.

Qu’est-ce que les objectifs ? A quoi servent-ils ?

Selon le dictionnaire Larousse, un objectif est un « But, résultat vers lequel tend l’action de quelqu’un, d’un groupe ».

Ainsi, les objectifs, ont eux-mêmes plusieurs objectifs et bénéfices :

  • Donner du sens à son existence
  • Mieux gérer son temps
  • Gagner du temps pour soi
  • Prioriser
  • Se récompenser ensuite

Outils, applications, objets pour s’organiser

Nous en avons déjà abordé quelques-uns mais il existe de nombreuses applications, outils numériques, supports, objets sur lesquels se reposer pour optimiser votre organisation de consultant freelance.

Pour commencer, voici quelques applications/plugins :

  • Todoist
  • Wunderlist
  • Google Keep
  • Remember the Milk
  • Do it Tomorrow
  • Evernote
  • Trello
  • do
  • Tasks (android)
  • Nozbe
  • Feedly
  • Habitica

Vous verrez que chacune de ces « extensions » a ses spécificités. N’hésitez pas à les tester pour en tirer les bénéfices les plus appropriés pour votre organisation.

Car il ne faut pas oublier que l’organisation est quelque chose de très personnel. Il faut que l’organisation choisie soit « en phase », la plus cohérente possible avec votre propre rythme, mode de fonctionnement.

Mesurer et optimiser son temps, ses rendez-vous… :

  • Timesheet
  • Rescuetime
  • Trackingtime
  • TeamViz
  • Calendly
  • Asana
  • Timelyapp
  • Toggl
  • Tick
  • TransparentBusiness…

De quoi avoir l’inspiration de réorganiser votre organisation de consultant freelance !

Attention cependant à ne pas en avoir trop, au risque de vous éparpiller.

A présent, quelques objets et matériel à avoir dans sa mallette et/ou son bureau de consultant freelance bien organisé :

  • Stickers
  • Surligneurs
  • Marques pages
  • Un petit timer ou réveil
  • Batteries externes
  • Clé usb, disque dur externe
  • Tablette
  • Deuxième écran

Les étapes d’organisation dans une mission et votre vie de freelance

A présent que vous avez mieux appréhendé pourquoi et comment s’organiser, quels outils adopter,  il faut l’adapter à votre stratégie globale de consultant freelance. Il est bien important de réaliser l’ensemble des étapes d’un projet, d’une mission pour faire un travail efficace. Avec bien sûr, toujours en ligne de mire la qualité !

Voici les différentes étapes générales auxquelles vous pouvez vous attendre pour l’organisation, le déroulé de vos missions :

  • Accord des modalités avec le client – devis signé
  • Réception et analyse du brief
  • Définition des différentes étapes du projet, selon le secteur d’activité
  • Réalisation de la mission – projets -> votre expertise, cœur de votre activité
  • Retour client
  • Modifications – ajustements
  • Fin de la mission – envoi facture – réception du paiement
  • Bilan et analyses

Bien sûr, ces différentes étapes s’échelonnent dans le temps, avec un délai plus ou moins important.

Un consultant freelance doit savoir prendre en compte ces différentes étapes dans son organisation et faire en sorte que les étapes « administratives » ne lui prennent pas trop de temps. Une bonne organisation sera synonyme, entre autres, de gain de temps.

En suivant ces différentes étapes, vous devriez être efficace. Au moins vous pensez à tout. Après, n’oubliez pas d’adapter à vos contraintes de temps et de budget, votre secteur d’activité et surtout votre client.

De plus, voici quelques conseils généraux et pistes d’amélioration pour rester productif et bien organisé :

  • Eviter le multi-tasking

Le multi-tasking, c’est le fait de vouloir faire plusieurs choses en même temps. Le problème, c’est qu’à force on finit par perdre du temps et moins être organisé.

En 2019, on se remet à plat et on en termine avec de la perte de temps liée finalement à tout vouloir faire en même temps. Restez concentré, « focus » sur une seule chose à la fois. Vous vous y trouverez beaucoup mieux.

  • Regardez-vous travailler

Sous-pesez le « pourquoi » de chacune de vos actions. Demandez-vous régulièrement si vous pourriez faire mieux, comment vous améliorer et gagner en temps. Autorisez-vous des moments d’analyse et de prise de recul sur vos missions.

  • Faites des pauses régulières

Dans votre activité de freelance, qui est d’ailleurs souvent proche de votre vie personnelle, il est indispensable de faire des pauses régulières, de se régénérer, de ne pas non plus « en faire trop ». Tout fera boule de neige. Si vous êtes bien organisé, vous pourrez plus facilement vous dégager du temps pour vous, et si vous faites des pauses, vous serez plus concentré lorsque vous vous remettrez à vos missions et ainsi de suite…

Certaines activités contribuent à vous entrainer l’esprit, vous concentrer, étendre vos compétences et connaissance :

  • Le sport
  • La méditation
  • La lecture
  • L’écriture…

Analysez vos résultats de missions et d’organisation 

Nous vous conseillons d’effectuer des bilans réguliers de votre organisation et de votre activité.

Par exemple, notez dans un même journal quelques minutes le soir ou le matin, votre avancée, ce qui fonctionne ou non. Cela vous aidera au fur et à mesure à faire encore du tri et constamment augmenter votre productivité, votre rendement, vos résultats…

Deuxième option : faites des bilans chiffrés. Notez vos statistiques, l’évolution de votre CA, votre nombre de clients…L’avantage des chiffres c’est qu’ils sont factuels, contrairement à votre propre jugement.

De plus, n’hésitez pas à demander des feedbacks extérieurs. De la part de vos clients, de vos anciens collègues, de vos pairs freelance… Récoltez une fois par mois, des témoignages, des retours.

Chaque étape organisationnelle doit entrer dans un cadre et devenir au fur et à mesure, quasiment « automatique ».

Evitez les distractions et interruptions dans vos missions 

Attention également aux notifications trop nombreuses, aux réseaux sociaux, à se connecter trop souvent à sa boite email ou à être scotché à son téléphone…

Selon Keljob, il vous faut apprendre à réduire le nombre d’interruptions un maximum au travail. En effet, « venir à bout de plusieurs tâches dans un temps restreint demande une grande concentration. Alors mieux vaut ne pas être dérangé. « Une des clés de l’efficacité consiste à limiter toutes les interruptions sur lesquelles nous avons une prise », suggère Laurence Einfalt ».

S’organiser dans ses missions : gagner en productivité et en qualité grâce au portage salarial.

Être organisé grâce au portage salarial

Selon portagesalarial.fr, le portage salarial est « une nouvelle forme d’emploi à mi-chemin entre salarié et indépendant. On trouve la définition officielle du portage salarial dans l’ordonnance du 2 avril 2015 qui le présente comme “l’ensemble organisé constitué par :

« D’une part, la relation entre une entreprise dénommée “ entreprise de portage salarial ” effectuant une prestation au profit d’une entreprise cliente, qui donne lieu à la conclusion d’un contrat commercial de prestation de portage salarial »« D’autre part, le contrat de travail conclu entre l’entreprise de portage salarial et un salarié désigné comme étant le “ salarié porté ”, lequel est rémunéré par cette entreprise ».

Les avantages du portage salarial dans l’organisation du consultant freelance :

  • Gain de temps
  • Liberté
  • Sécurité
  • Accompagnement et réseau
  • Optimisation financière

Sachez que si vous n’êtes pas d’un naturel organisé, le portage salarial peut également vous aider à gagner du temps. Nous sommes là pour assurer le bon fonctionnement et suivi de votre activité, en plus de vous confier des missions, de vous faire accéder à des formations et bénéficier d’un large réseau professionnel…

Enfin, n’oubliez pas que l’organisation renforce votre crédibilité en tant que consultant freelance.

Si vos clients voient clair dans votre organisation, ils se sentiront d’autant plus en confiance. N’hésitez pas à leur en faire part… Et vous y trouverez-vous aussi sérénité et équilibre.

Nous arrivons à la fin des différentes astuces, outils, conseils, étapes et facteurs qui constituent le large cadre de l’organisation de ses missions et de son activité de consultant freelance. Nous espérons à travers ce guide que vous avez pris des notes et appris de multiples détails et qu’ainsi vous considèrerez désormais l’organisation autrement. Vous n’aurez plus d’excuses pour contrôler beaucoup mieux votre vie de consultant freelance, sans que cela n’empiète sur la qualité de votre travail…. Et même, bien au contraire ! Vous mesurerez aussi un gain de temps personnel, indispensable pour vous régénérer et être plus productif ensuite dans vos missions. Bonne organisation en tant que consultant freelance !

Le guide pour s’organiser dans ses missions
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