Consultants : voici les étapes pour un projet réussi

Le 5 juillet 2019

Consultants : voici les étapes pour un projet réussiWalt Disney a déclaré : « Si vous pouvez l’imaginez, vous pouvez le faire ». Pour un projet réussi de consultant freelance, vous verrez que beaucoup de choses se jouent au niveau de la conception et du management, de la gestion du projet. La mise en place est souvent plus déterminante que l’opérationnel en lui-même. Ainsi, si vous appliquez nos règles et les méthodes de gestion de projet évoquées ici, vous pourrez réussir tout un projet de A à Z. Nous vous donnons dans ce guide quelques clés en termes de notions de management et de gestion de projets.

Consultants : mettre en place votre projet en indépendant

Afin de mettre en place un nouveau projet, une mission en tant que consultant freelance, et d’assurer la gestion en mode projet, il y a plusieurs aspects et étapes à prendre en compte : anticiper le projet, le mettre en place, le manager au quotidien, suivre son évolution et son après. A notre sens, pour le réussir, il s’agit d’abord de comprendre ce qu’englobe un projet, quel que soit le secteur d’activité. Il faut redécouper ce concept a priori assez vague.

Le concept du projet 

Un projet est un ensemble d’activités organisées en phases ou étapes et formant l’unité de gestion permettant la réalisation d’un objectif défini et précis. De plus, un projet est souvent une opération ponctuelle, nécessitant la mise en œuvre de ressources humaines et matérielles pour sa réalisation.

En fait, un projet se présente comme une nouvelle création, qui peut être temporaire, collective…Un projet est organisé en différentes étapes et son objectif principale est la remise d’un livrable. Le livrable peut prendre maintes formes possibles : un rapport, un dossier, un produit, un document etc.

Ainsi, un projet est caractérisé par :

  • Une durée limitée (avec une date de début, de fin)
  • Des objectifs clairement définis
  • Des contraintes : les moyens financiers, humains, les délais, les modalités de réalisation…
  • Le fait de devoir répondre à un besoin
  • Le fait d’être soumis à l’incertitude

Un projet est bien souvent plus complexe qu’il n’y paraît, par exemple lorsque les modalités et temps de réalisation changent en cours de développement.

De plus, pour réussir son projet il faut savoir identifier et anticiper les risques. Quelle que soit la thématique du projet, il est possible d’identifier certains risques communs :

  • Les risques propres à la gestion du projet : des objectifs irréalistes, un manque de budget…
  • Les risques juridiques : non-respect du contrat, problèmes de confidentialité…
  • Les risques concernant le respect du planning du projet : délai trop court, retards dans les livrables, imprévus
  • Les risques humains : mauvaise communication, mauvaise répartition des tâches, mauvaise évaluation des compétences de chacun, clients incertains…

Une fois tous les aspects caractéristiques d’un projet ayant été pris en considération, vous allez pouvoir d’autant mieux l’anticiper et le mettre en place.

Anticiper un projet et le mettre en place 

Selon les caractéristiques du projet, il y a différentes étapes principales de mise en place pour une gestion de projet réussie :

  1. Etape n°1 : définir les objectifs du projet
  2. Etape n°2 : diviser le projet en tâches et définir la liste des tâches
  3. Etape n°3 : définir et planifier l’enchaînement logique des tâches
  4. Etape n°4 : ajouter les durées et les contraintes relatives à chacune des tâches
  5. Etape n°5 : définir et attribuer les ressources
  6. Etape n°6 : planifier et assurer le suivi du projet

Ainsi, les objectifs du projet sont fondamentaux. On a parfois tendance à les oublier lorsque l’on est plongé dans l’opérationnel mais il est essentiel de se les rappeler régulièrement. Ce sont les objectifs qui vont donner la bonne direction à un projet et ainsi permettre sa bonne gestion et à terme sa réussite.

Une fois les objectifs du projet appréhendés, il s’agit ensuite de jalonner le projet en étapes dans le temps. C’est souvent à ce niveau que les techniques, outils, méthodes de management de projet interviennent. Ainsi, cela nécessite une certaine organisation, entre gestion interne et mais également des aléas extérieurs. Vous verrez un peu plus loin quels outils adopter au niveau du « mode projet ».

Aussi, dans cette préparation et anticipation d’un projet réussi de freelance, nous vous conseillons fortement de commencer par des missions que vous êtes sûr de pouvoir gérer, réaliser, sans trop de difficultés.

Voici quelques conseils généraux pour mener à bien un projet :

  • Bien connaitre les tenants et les aboutissants
  • Anticiper grâce à de bons briefs avec les clients
  • Prévoir des retours, feedbacks réguliers tout au long du projet
  • Anticiper et estimer vos propres tâches, le temps de travail opérationnel
  • Accorder une grande importance aux dates, au respect des délais
  • Se former au management si besoin

Ne vous lancez pas dans un projet s’il vous manque notamment certains détails de compréhension. De même, comme l’on est rarement complètement seul à mener un projet – même en indépendant – assurez-vous que vos collaborateurs soient sur la même ligne de mire, en phase avec votre appréhension même du projet.

Pour chaque nouveau projet, repartez de zéro et n’estimez pas la gestion trop vite, même si vous êtes tenté de le faire parce que vous êtes expérimenté. Vous devez être en mesure d’établir les mêmes méthodes et étapes à chaque fois, tout en accordant une attention particulière et spécifique à chaque nouveau projet.

Pour votre organisation personnelle, prévoyez-vous toujours des moments de bilans, de retours avec les personnes impliquées dans le projet. Assurez-vous de vérifier chaque étape d’avancement du projet avec soin. Un projet réussi est un projet dont on peut suivre positivement l’évolution.

Etablir un rétro-planning pour mener un projet réussi et suivre l’état de son avancement 

Pour monter un projet, on peut utiliser le rétro-planning, qui est un calendrier à chronologie inversée. Cet outil permettra au groupe de personnes impliquées dans le projet à étudier ensemble de quelle manière va s’organiser la mise en œuvre. Le rétro-planning va permettre la visualisation de l’organisation du projet, avec les différentes étapes à réaliser pour s’assurer de son bon développement. Lorsqu’il sera créé en totalité, le rétro- planning affichera les différents délais à respecter pour une bonne gestion et réalisation du projet.

La gestion du temps est fondamentale pour qu’un projet puisse être réalisé dans des conditions optimales et notamment dans la façon dont le mode projet a été organisé au départ. Le rétro-planning sera essentiel dans le cas où vos projets auront eu dès le départ, une date butoir. Cela vous permet d’avoir une vision clairement définie à l’avance du comment et jusqu’à quand le projet doit être conduit, géré.

Mais le rétro-planning peut être également mis en place au cours même du déroulement d’un projet, pour prendre en compte des décisions prises lors de réunions d’avancement. Dans ce cas, il permettra d’établir un compte rendu des tâches en cours et à faire par la suite.

Très utilisée en marketing, la technique du rétro planning peut finalement s’appliquer sur de nombreux domaines d’activités différents. Elle réside dans l’amont d’un projet.

En effet, vous l’aurez sûrement compris, pour réussir à mener un projet à bien, le premier élément indispensable à connaitre est le délai de réalisation, la date précise à laquelle le projet devrait être abouti, fini, rendu.

A partir de cette date finale, vous allez effectuer une sorte de retour dans le temps en planifiant vos tâches un peu de Z à A. Car c’est bien la finalité du projet dont il est question d’abord, avant même sa réalisation.

Ainsi, vous aurez une vue d’ensemble sur ce que vous aurez à faire sur un mois donné par exemple.

Établir et respecter un cadre – mode projet 

Vous devez absolument définir le cadre du projet en amont. Cela passe pour un consultant freelance par la rédaction et signature d’un devis et d’un contrat. Plus vous aurez anticipé le projet, plus vous serez en mesure de le réussir.

Autant que possible, soyez en phase à l’oral, et surtout à l’écrit avec vos collaborateurs et vos clients. De plus, choisissez des projets que vous aimez…ils seront plus faciles à gérer et la réussite n’en sera que plus grande.

Consultants : maîtrisez les outils de gestion de projet

A présent, nous allons entrer au cœur des processus, des méthodes et des outils qui vont contribuer à une bonne gestion de projet.

La gestion d’un projet en soi consiste en l’organisation et le suivi de chaque action composant le projet, pour que les coûts et les délais soient bien maîtrisés. Le responsable de la gestion de projet doit s’assurer que les résultats et « livrables » correspondent bien aux attentes du client et soient du niveau de qualité requise. Par « livrable », l’on entend des applications informatiques, des documents, des processus… La gestion de projet s’appuie sur l’aide notamment d’outils et de méthodes d’organisations spécifiques.

Des outils de gestion de projet 

En plus des techniques organisationnelles, humaines, il existe de nombreux outils et logiciels qui vont vous permettre de centraliser votre gestion de projet.

  1. Zoho Project

Zoho Project est un outil complet pour la gestion de vos projets quels que soient les préférences des dirigeants et des équipes. L’outil s’adapte en fonction de la manière dont l’équipe collabore sur le projet. Certains s’appuient sur des rapports et données, d’autres préfèrent discuter et communiquer, et beaucoup ont besoin d’une précision mécanique. Zoho Poject répond à ces besoins pour réussir votre projet.

  1. Bitrix24

Bitrix24 est un bon outil de gestion des projets en groupe. Que l’équipe soit petite ou grande, vous accédez à une gestion des tâches collaboratives : suivi du temps, rappels, génération de rapports, dépendances des tâches…Tout est fait pour faciliter votre gestion de projet.

  1. Redmine

Redmine est un outil de gestion de projet Open Source très populaire dans le monde du développement informatique. Populaire et gratuit, sa facilité de prise en main est un avantage important qui joue un rôle significatif dans la vitesse d’adoption de l’outil et la productivité des équipes. Un bon outil de gestion de projet à tester si vous êtes consultant en informatique par exemple.

  1. Asana

Un autre outil connu pour réussir votre gestion de projet est Asana. Asana est un outil conçu pour aider les équipes à gérer et coordonner les tâches d’un projet. C’est un logiciel de gestion de travail.

Dans les projets Asana, l’on peut visualiser les tâches sous forme de tableau ou de liste. Ainsi, les fonctionnalités suivantes sont disponibles : la « Vue fichier » : permet d’afficher l’ensemble des pièces jointes d’un projet, les « Abonnés au projet » vous permet d’ajouter des collègues sur le projet, afin de les tenir informés de l’avancement. Vous avez également l’ « Autorisation de commenter » (vous pouvez donner le droit de faire des commentaires seulement à quelques membres), la « Vue progression »  qui vous permet d’afficher la progression du projet et d’envoyer des informations sur son état d’avancement, la « Discussion de projet » vous permet de démarrer une conversation entre les membres. Enfin, la « Vue calendrier » vous permet d’afficher la liste des tâches sur le calendrier.

  1. Trello

Trello a été lancé en 2011 et s’inspire de la méthode Kanban de Toyota. C’est un outil de gestion de projet en ligne, basé sur une organisation de projets en planches, affichant des cartes. Chacune des cartes représentent une tâche. Les cartes sont affectées à des utilisateurs et peuvent bouger d’une planche à l’autre, ce qui montre l’avancement de la tâche.

Sachez que la version de base est gratuite, mais il existe bien sûr une formule améliorée payante, qui offre des services supplémentaires. Par ailleurs, cet outil est disponible en 23 langues depuis le mois de juin 2016.

  1. Projeqtor

ProjeQtOr, dont le nom vient de « Quality based Project Organizer, est comme son nom l’indique un organisateur de projet Open Source, orienté Qualité.

C’est un organisateur qui s’adapte facilement à tout type de projet, et notamment très bien adapté pour les projets informatiques. Son interface unique collaborative offre bon nombre de fonctionnalités à tous les acteurs impliqués dans la gestion de projets.

  1. Feedcamp

Freedcamp est également un outil de gestion de projet en ligne, dont les nombreuses fonctionnalités vous permettent de bénéficier notamment de la planification de projet, mais aussi de la visualisation et du suivi de projets.

Pour ne pas perdre en productivité, retenez un outil qui favorise la réussite de votre projet et tenez vous y. En mode projet, l’opérationnel va venir prendre le pas, d’où l’importance de respecter ces différentes étapes.

Consultants : le management de projet

En dernière partie de cet article sur une gestion de projet réussie, nous allons aborder certaines notions de management de projet.

En effet, le management de projet est nécessaire à la réussite d’un projet.

Au cours de la réalisation d’un projet, diverses difficultés peuvent survenir et impacter les phases du processus de management de projet. Ce peuvent être une mauvaise communication dans l’équipe avec des désaccords sur les moyens mis en œuvre, ou plus simplement des malentendus, mais également des objectifs qui n’auront pas été bien définis au départ.

Le management de projet est là pour mettre en place des règles de conduite pour une bonne gestion de projet. Tous les obstacles ne pourront vraisemblablement pas être évités, mais la mise en place de procédures permettra de les traiter et d’en prévenir certains. Qu’est-ce que le management de projet en définitive ?

Le management de projet a pour but de créer un environnement de travail serein où la mise en place d’un contrôle permanent et d’une bonne organisation permet à chacune des personnes impliquées de travailler en cohérence et d’atteindre ainsi l’objectif fixé.

Avoir une bonne maîtrise du management de projet vous permettra de mener à bien un projet en évitant au maximum difficultés et obstacles qui auraient pu ralentir sa progression. Ceci, que vous ayez une grande expérience dans votre activité, ou que vous la débutiez.

Une méthode de gestion de projet reconnue : la Méthode Gantt

Une grande technique reconnue pour la gestion de projet est celle de la méthode Gantt.

Ainsi, la technique GANTT est un planning à barres. Le diagramme de GANTT est la technique et représentation graphique permettant de renseigner et situer dans le temps, les phases, activités, tâches et ressources du projet. En ligne, on liste les tâches et en colonne les jours, semaines ou mois. Les tâches sont représentées par des barres dont la longueur est proportionnelle à la durée estimée.

Le diagramme de Gantt, qui est très couramment utilisé en gestion de projet, est l’un des outils les plus efficaces pour représenter visuellement l’état d’avancement des différentes tâches constituant un projet.

Dans la colonne de gauche du diagramme se trouvent toutes les tâches à effectuer. La ligne d’en-tête, quant à elle, indique les unités de temps les mieux adaptées au projet, selon sa durée (mois, semaines ou jours). Une barre horizontale représente chaque tâche. La longueur et position indiquant la date début, la date de fin et la durée du projet. L’intérêt de ce diagramme est de permettre une visualisation globale. En fait, le diagramme de Gantt offre l’avantage de lister toutes les tâches à conduire pour le bon déroulement d’un projet, en affichant la date à laquelle chaque tâche devra être réalisée

En tant que consultant freelance, maîtriser la gestion de vos projets est essentielle dans la gestion de votre projet réussi.

Les méthodes Agiles et Scrum 

Avec l’arrivée des nouvelles technologies, l’émergence des startups, la multiplication des travailleurs indépendants, de nouvelles méthodes de management voient le jour et il est très important de s’y intéresser. Elles pourront bien certainement vous permettre de faire la différence dans la réussite de votre projet aujourd’hui.

Alors que les méthodes de gestion de projet dites « traditionnelles » déroulent les activités selon un planning préétabli, allant des phases de spécifications jusqu’à la validation du logiciel, l’on s’est aperçu que cela ne laissait pas de place aux imprévus, aux changements.

La méthode Agile est une méthode de gestion de projet qui est davantage à l’écoute du client, qui donne la priorité aux échanges dans l’équipe. Cette souplesse, flexibilité, dans la conduite d’un projet permet de prendre en compte et d’accepter des revirements d’orientation, des changements par rapport au cahier des charges initial,

Cette méthode est particulièrement recommandée pour les projets dont les demandeurs ne sont pas certains de savoir vraiment ce qu’ils attendent, et donc lorsque leurs priorités risquent de changer au cours du projet.

La méthode Scrum : Scrum offre un cadre de gestion de projet Agile : c’est-à-dire qu’il définit « les règles du jeu » : le rôle de chaque acteur, les réunions à planifier dans le temps, le rythme de progression.

L’objectif de Scrum est l’amélioration de la productivité des équipes, avec l’optimisation du produit. En effet ce cadre de méthodologie Scrum permet aux développeurs d’être à l’écoute du marché et de ses besoins. Ainsi il va éviter par exemple aux acteurs d’un projet le développement de choses qui ne seraient pas utilisées. Les priorités sont mises à jour régulièrement et l’on note une importante réduction des bugs.

Enfin, pourquoi ne pas échanger directement avec des professionnels du management de projet via LinkedIn, Facebook ou par email ? Cela ne peut que contribuer à réussir vos projets. N’hésitez pas à vous former à la gestion de projet de vous-même pour réussir vos projets à bien en fonction des exigences de votre propre entreprise.

Pour réussir votre projet, vous l’aurez compris, de nombreux facteurs entrent en compte : la compréhension du projet, votre manière de l’organiser et de le réaliser, votre utilisation des outils et des méthodes de management évoquées… et puis ne pas abandonner.

En somme, à moins de certains aléas extérieurs, vous avez désormais toutes les clés en main pour mener vos projets à bien et même les réussir ! Vous devrez faire preuve d’un investissement total et d’une grande motivation – quelle que soit votre forme d’indépendance – dans tous vos projets. Votre développement d’activité s’en trouvera nécessairement grandi.



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