Consultants : quelques astuces pour faire du temps votre allié

Le 21 juin 2019

Consultants : quelques astuces pour faire du temps votre alliéPour un équilibre de vie entre professionnel et personnel en tant que consultant freelance, il est primordial d’assurer sur plusieurs points, ce qui demande notamment de la polyvalence et un certain investissement. Investissement qui requiert souvent beaucoup de temps. Le temps est une donnée incompressible mais grâce à quelques astuces, vous verrez que le temps peut être maîtrisé et même devenir un allié de votre réussite. Il y a toujours du temps à « dégager » et à optimiser…En améliorant vos « routines » professionnelles, le temps ne sera plus un souci.

Consultants : l’anticipation et l’organisation clés de votre temps

 

Faire du temps son allié en tant que freelance, cela englobe plusieurs compétences, pistes, concepts… : avant tout de l’anticipation, une bonne organisation et une productivité renforcée notamment grâce à des outils, une connaissance et application de méthodes et techniques qui ont fait leurs preuves.

Dans ce guide, nous allons vous récapituler toutes nos astuces pour maîtriser le facteur temps, essentiel à la réussite d’une activité professionnelle et plus spécifiquement pour un consultant freelance.

Tout d’abord, abordons l’anticipation et l’organisation. Elles sont des clés significatives pour appréhender le facteur temps pour votre activité.

L’anticipation est le fait de conduire une action avant le moment prévu (livraison au plus tôt d’un document) ou de supposer ou prévoir ce qui devrait arriver dans un avenir proche (gain d’un nouveau contrat avec des échéances de production à intégrer).

L’organisation est le fait de mettre en place une méthode de travail, de déroulement de journée pour remplir sa mission de la façon la plus optimale, la plus efficace et la plus sereine possibles. Il n’existe pas d’organisation idéale. Chaque personne a son organisation propre, en fonction de son rythme, de ses objectifs, de ses attentes. Et selon les périodes et les circonstances, le type d’organisation peut changer et justement doit pouvoir rester souple. Rien n’est jamais figé et heureusement ! De même que l’auto-entrepreneur évolue au fil de son expérience, de ses missions et de ses clients, de ses nouveaux objectifs et nouvelles priorités, l’organisation pourra et devra, elle aussi, régulièrement évoluer. C’est l’organisation qui doit s’adapter à la personne et non pas l’inverse.

C’est pour cette raison qu’il faut sans cesse faire des bilans sur les périodes écoulées, vérifier si son organisation est toujours bien adaptée et la réajuster si nécessaire. Une bonne organisation doit être en cohérence avec son projet professionnel et son type de missions.

Selon le dictionnaire Larousse, le temps se présente comme « une durée plus ou moins définie », dont on dispose. Il s’agit donc de déterminer intelligemment ce que l’on va faire de cette durée.

Une des grandes difficultés des professionnels, et surtout des freelances qui doivent bien souvent tout gérer de A à Z, est de manquer de temps, d’être surchargé, voire d’être un peu « éparpillé ». Plus vous arriverez à gagner en temps et en productivité, plus vous serez serein et réaliserez toute l’ampleur du temps dont vous disposez.

Ainsi, voici quelques conseils pour mieux maitriser votre temps :

  • Se lever tôt
  • Eviter ou optimiser les temps de transports
  • Couper les distractions
  • Estimer et compter le temps passé sur ses tâches
  • Connaître les moments de la journée où l’on est davantage concentré
  • Découper sa journée et sa semaine
  • Être mono-tâche
  • Fermer sa boite email lorsqu’elle n’est pas nécessaire
  • Ne pas minimiser les temps de relance, de relecture, d’attente et de prospection commerciale…

Nous vous recommandons fortement d’organiser vos journées « types » de consultant freelance.

Par exemple, si vous êtes plus productif le matin, faites vraiment les tâches qui vous demandent le plus d’effort et de concentration à ce moment-là.

Pour varier et renforcer votre concentration sur un sujet donné, vous pouvez également faire des journées thématiques dans la semaine selon votre secteur d’activité. Par exemple si vous travaillez dans la communication digitale, vous pouvez imaginer faire des journées stratégie le lundi, des journées dédiées au graphisme et à la création de contenus le mardi, etc.

Le fait d’effectuer des tâches similaires dans la même journée vous demandera moins d’énergie, que si vous alternez trop souvent. Vous renforcerez ainsi votre qualité de rendus et votre productivité. Aussi, vous y verrez plus clair dans votre organisation sur la semaine, une fois votre « routine » mise en place.

Dès lors que vous avez une vue d’ensemble sur votre organisation de la semaine, vous allez pouvoir aller un cran plus loin et anticiper…ce qui est également très agréable !

Selon cnrtl.fr, anticiper c’est « faire avancer quelque chose dans le temps et dans l’espace ». Anticiper c’est visualiser, prévoir et effectuer certaines tâches avant qu’elles ne soient prévues et effectives.

Un premier conseil à vous donner dans cette optique d’anticipation, est d’au maximum toujours réaliser ses tâches avant leur date butoir. En effet, en effectuant un livrable en amont, vous aurez le temps de faire de votre mieux, d’appréhender les feedbacks… Il est bien connu que travailler dans l’urgence est souvent source d’erreurs et peut conduire à une qualité moindre. Qui plus est, vous n’êtes jamais à l’abri d’un événement de dernière minute qui pourrait vous mettre en retard. Et vos clients apprécieront toujours de garder une marge de manœuvre, de l’avance…

Un deuxième conseil majeur est de faire un point en amont sur votre semaine à venir, le dimanche par exemple. Certes le dimanche devrait être un jour de repos mais en prenant une petite vingtaine de minutes chaque semaine pour faire le point sur vos avancées et vos missions à venir, cela vous aidera beaucoup. Comme vous pouvez aussi décider de déconnecter complètement de votre travail le week-end et faire un point à un autre moment de la semaine…Tout est possible dès lors que ce mode de fonctionnement vous convient, puisque c’est vous en tant que consultant freelance qui l’avez mis au point, et qu’en aucun cas vous le ne subissez.

En anticipant ensuite sur le long terme, vous pourrez plus aisément être serein, vous récompenser et prendre des moments pour vous – tel que vos vacances – en toute tranquillité.

Enfin, vous verrez que l’humeur et la motivation viendront régulièrement jouer les trouble-fête dans votre activité. Pourquoi vous parler de ces aspects humains ici ? Parce que chaque détail compte dans votre organisation de consultant freelance. Aussi bien des aspects intérieurs, qu’extérieurs…ayez le bien à l’esprit. De plus, vous ne serez pas toujours à 100% dans votre activité, c’est impossible.

Le mieux justement pour pallier des passages « à vide », moins productifs et/ou plus « surchargés » est de rester concentré, organisé et de prendre de l’avance.

Tout fera boule de neige !

Consultants : les outils à connaître pour faire du temps votre allié

 

Heureusement, de nombreux objets et outils vont venir vous appuyer dans votre gestion sur le long terme. Tout d’abord, notez bien que les « outils papier » sont très tendances et qu’ils sont toujours très complémentaires pour de nombreuses personnes.

En effet, certains sont davantage outils papiers, d’autres dématérialisent tout de leur activité. C’est un choix à adopter selon vos préférences et votre mode de fonctionnement personnel.

Aujourd’hui, des outils comme le desk planner, le bullet journal, viennent améliorer votre agenda.

Le Desk planner :

Un planner est le terme anglais pour agenda, mais il peut être aussi traduit par planificateur. Il s’agit un agenda à format variable qu’on peut « investir » à sa manière pour améliorer son organisation.

Il en existe des « daily », « weekly, « monthly » etc. C’est-à-dire certains par affichages par jour, par semaine, par mois etc.

C’est pratique à mettre sur son bureau, pour l’avoir en permanence sous les yeux. Vous pouvez en acheter ou directement imprimer des modèles à votre convenance.

Le bullet journal :

Selon Ooreka, le « Bullet Journal (appelé aussi le « bujo ») est un système d’organisation. Inventé il y a quelques années par Ryder Carroll, un designer américain. Contrairement aux systèmes de liste ou d’agenda classiques, il permet d’organiser précisément la journée, la semaine mais aussi le mois et même l’année grâce à un système de rubriques et de puces. Le Bullet Journal est entièrement personnalisable et créé sur mesure par son propriétaire avec son propre système de notation ».

Cela intervient ainsi beaucoup dans une optique de développement personnel. L’écriture est très bénéfique à un bien-être personnel qui rejaillira sur votre temps et votre efficacité professionnelle.

Après avoir écumé vos systèmes papier, vous pouvez également vous tourner vers des outils numériques, digitaux, des applications…pour de multiples objectifs de gestion et d’organisation :

  • Gérer son temps
  • Gérer ses tâches
  • Gérer ses projets
  • Gérer ses finances…

Le premier outil que nous vous présentons ici est Harvest.

Selon getaapp.fr, outre son « interface simple et intuitive qui rend la gestion du temps plus simple et la facturation plus rapide, Harvest comprend un large éventail d’intégrations avec des applications tierces, comme XeroPayPal et QuickBooks Online, parmi d’autres. Cet outil propose une représentation visuelle des projets très simple à comprendre afin d’aider les collaborateurs à voir l’avancée du travail. Il met également en avant les projets qui sont à la limite de dépasser le budget ».

Le deuxième est Hubstaff. Hubstaff est une solution mobile pour gérer son temps et ses dépenses. Vous pouvez y suivre vos heures de travail en les enregistrant avec précision. Le chrono s’arrête automatiquement si l’outil détecte une inactivité. De plus vous pouvez annoter vos tâches.

Pour tracker le temps alloué à vos différents projets, nous vous recommandons des logiciels de tracking comme Toggl.

Deux autres outils de gestion de temps à citer sont PayDirt et Planzone.

En plus d’Harvest, pour gérer votre comptabilité d’une main de maître, nous vous proposons une solution qui centralise l’ensemble des activités de devis et de facturation : TiimeAE. Cet outil gratuit vous permet de gérer votre comptabilité, et vous offre des fonctionnalités bien pratiques comme l’estimation des charges trimestrielles à payer, ou le calcul des plafonds au prorata des mois écoulés depuis le début de l’année.

Logiciels de temps, de comptabilité… que peut-il vous manquer comme type d’outils pour faire du temps votre allié ? Un outil d’organisation personnel et professionnel, notamment pour la gestion de vos tâches.

Ainsi, nous vous recommandons par exemple : Wunderlist.

Sur cet outil, chaque liste de tâches peut être notamment rangée dans un dossier attitré. Par exemple par secteur d’activité, par client…Dans chaque liste vous pouvez définir une échéance pour cette tâche et ou une récurrence. Enfin, vous pouvez partager ces listes avec autant de personnes que vous souhaitez. Ce qui peut être très pratique pour suivre des projets en équipe.

Todoist est un autre outil de gestion de tâches qui peut être très intéressant pour faire du temps votre allié.

Enfin, Feedly pour regrouper toute sa veille. En ligne ou via son application, Feedly vous permet de centraliser, gérer et personnaliser tous vos abonnements à des flux RSS.

Nous essayons de vous donner ici des outils originaux et efficaces, mais sachez qu’il en existe des centaines. Ainsi, prenez bien le temps de choisir. Attention cependant à ne pas multiplier trop d’outils, au risque de vous éparpiller !

Consultants : les techniques opérationnelles pour maîtriser votre temps

 

En marge de votre organisation personnelle et des outils qui viennent vous appuyer au quotidien, il existe également des techniques qui ont fait leurs preuves pour une meilleure gestion opérationnelle, et donc un gain de temps gagné encore considérable.

Une grande technique reconnue pour la gestion de projet est celle de Gantt.

Selon gestiondeprojet.net, il existe plusieurs techniques de planification : GANTT, PERT… la « construction du planning passe par la modélisation du réseau de dépendance entre tâches sous forme graphique. Il s’agit d’une décomposition structurée du travail ».

Ainsi, la technique GANTT est un planning à barres, la technique PERT est une méthode des potentielles étapes et planning des tâches. Le diagramme de GANTT est la technique et représentation graphique permettant de renseigner et situer dans le temps, les phases, activités, tâches et ressources du projet. En ligne, on liste les tâches et en colonne les jours, semaines ou mois. Les tâches sont représentées par des barres dont la longueur est proportionnelle à la durée estimée.

Selon Gantt.com, le diagramme de Gantt, couramment utilisé en gestion de projet, est l’un des outils les plus efficaces pour représenter visuellement l’état d’avancement des différentes activités (tâches) qui constituent un projet. La colonne de gauche du diagramme énumère toutes les tâches à effectuer, tandis que la ligne d’en-tête représente les unités de temps les plus adaptées au projet (jours, semaines, mois etc.). Chaque tâche est matérialisée par une barre horizontale, dont la position et la longueur représentent la date de début, la durée et la date de fin. Ce diagramme permet donc de visualiser d’un seul coup d’œil ».

En résumé, un diagramme de Gantt répertorie toutes les tâches à accomplir pour mener le projet à bien, et indique la date à laquelle ces tâches doivent être effectuées (le planning).

Les bénéfices du diagramme de GANTT sont nombreux pour booster votre activité et vous faire gagne du temps :

  • Le diagramme de GANTT est adaptable à tout domaine d’activité
  • Le diagramme de GANTT facilite la visualisation et ainsi la compréhension et l’appréhension des tâches
  • Le diagramme de GANTT aide à la planification. Déterminer une durée pour chaque activité à réaliser et leur donner une date d’échéance permet de visualiser plus facilement la durée totale du projet.
  • Le diagramme de GANTT aide à avoir une vue d’ensemble du projet et ainsi pouvoir mieux s’organiser et prioriser les tâches
  • Le diagramme de GANTT est dynamique. Il s’adapte aux imprévus et recalcule automatiquement les dates et durées de chaque tâche lors d’une modification…

En tant que consultant freelance, maîtriser la gestion de vos projets est essentielle dans la gestion de votre temps.

Toutes ces raisons peuvent grandement vous inciter à tester cette technique.

Ensuite, abordons également la technique du PERT.
Selon blog-gestion-de-projet.com, la technique de PERT « représente graphiquement les étapes du projet par des cercles et les tâches pour atteindre ces étapes par des flèches. Si vous vous souvenez de vos cours de mathématiques, on parlera plutôt de vecteur que de flèche. Le début de la tâche est donc exprimé par l’extrémité de la flèche à gauche et la fin de la tâche par l’extrémité de la flèche à droite. Dans les cas où les projets sont très complexes et impliquent de nombreuses étapes et tâches, les flèches sont remplacées par des traits pour plus de lisibilité avec la norme suivante : l’étape fin est toujours représentée plus à droite que l’étape début, puisque le temps s’écoule toujours de la gauche du graphique vers la droite ».

Une troisième technique très connue pour la gestion du temps est la technique Pomodoro. Développée à la fin des années 1980, cette méthode revendique que des pauses régulières favorisent l’agilité intellectuelle. Le travailleur décide de la tâche à effectuer, règle un minuteur sur 25 minutes, travaille sur la tâche jusqu’à ce que le minuteur sonne. Ensuite, il prend une courte pause et ainsi de suite !

Les entrepreneurs ont bien compris qu’il faut avoir une bonne organisation pour pouvoir gagner du temps. Et le « temps c’est de l’argent » ! Mais la gestion de temps et de projets, la planification des tâches ne s’improvisent pas et requiert quelques connaissances. Nous avons choisi ci-dessous une dernière méthode pour vous aider à leur mise en place : le mind-mapping.

Le mind-mapping est une méthode pour synthétiser nos idées dans un schéma structuré. Il est issu des mots anglais « mind » qui signifie esprit, intelligence et « map » qui signifie carte. L’idée du mind-mapping consiste en une carte heuristique (carte des idées), avec une idée générale – qui peut être représentée par un mot ou une image – et un ensemble de mots ou images qui viennent se rattacher à l’idée générale.

C’est un peu comme le « brainstorming » où chacun réfléchit sur un sujet donné et fait part des idées qui lui viennent à l’esprit. A l’issue du brainstorming, les meilleures idées sont retenues. Les autres idées auront tout de même été utiles car ce sont elles qui ont servi à faire émerger les meilleures idées.

Cette méthode est intéressante dans la mesure où elle permet la mise en place d’une stratégie ou pour faire un état des lieux grâce à une schématisation très simple, qu’elle soit réalisée avec un logiciel ou tout simplement sur une feuille avec des crayons de couleur. Encore une fois, le cumul du papier et du numérique est un gain de temps.

Au début, tous ces outils et techniques vous demanderont un petit temps d’adaptation et d’organisation, mais ce temps si précieux, une fois investi et mis en place, vous sera ensuite rendu au centuple !

Au sein de l’univers du freelancing et de l’éco-système de l’entrepreneuriat, la productivité est souvent abordée mais le temps est trop mésestimé. C’est pour cette raison que pour faire du temps son allié en tant qu’indépendant, on observe une certaine tendance à l’« automatisation ». C’est-à-dire d’essayer de s’appuyer sur certains outils pour limiter au maximum une intervention humaine. Et ce, tout particulièrement sur certaines tâches chronophages, alors que ce n’est pas nécessaire.

Ainsi le nouvel adage du consultant freelance qui réussira demain serait un peu « travailler moins et gagner plus ». En effet, pourquoi ne pas miser sur ce temps gagné en tant qu’indépendant pour davantage profiter de votre vie professionnelle et personnelle ?

Imaginez ce que vous allez pouvoir faire une fois tout ce temps gagné ! Une activité en développement n’a pas de temps à perdre, quel que soit le secteur d’activité. En remodulant votre organisation professionnelle et votre temps, votre vie ne sera plus la même.

Nous espérons que grâce à tous nos conseils, les outils et méthodes abordées dans ce guide, vous deviendrez des maîtres de temps et d’organisation. Vous verrez que lorsque le temps sera devenu un partenaire, et non une contrainte, vous devriez être plus serein, moins stressé, efficace…et votre activité n’en sera que renforcée. Ainsi, ne perdez plus une minute et adoptez de bons réflexes dès à présent !

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