Consultants : débuter votre rentrée grâce à la méthode Lean !

Le 5 septembre 2019

Consultants : débuter votre rentrée grâce à la méthode Lean !Un consultant freelance est en permanence en quête de nouvelles méthodes pour améliorer sa productivité, son organisation, la rentabilité de son entreprise. Avant la rentrée, nous avons décidé de vous créer un guide ici consacré à la méthode Lean. En fait, vous verrez que la méthode Lean comporte de multiples avantages pour votre activité professionnelle, quel que soit le secteur. Ainsi en comprenant le concept et en mettant en place quelques principes de la méthode principale du lean management, vous allez sentir clairement un changement dans le développement de votre activité à la rentrée.

Consultants : la méthode lean alliée de votre rentrée

Pour commencer, nous allons vous parler du Lean Management. Ce que c’est, quels sont les objectifs autour de cette méthode, les supports et outils.

En fait, le lean management se présente comme un ensemble de pratiques visant à réduire et idéalement à éliminer les aspects non rentables d’une entreprise.

A l’origine, le lean management est un système d’organisation industrielle qui est né dans les usines japonaises de Toyota au début des années 70. Le but de cette fameuse méthode reconnue est d’améliorer la performance des processus, en exploitant les ressources déjà à disposition.

Le « Juste à temps », la qualité et les réductions des coûts à chaque étape font partie de la méthode lean à adopter pour votre rentrée. Il faut savoir résoudre les problèmes récurrents avant d’aller plus loin.

De manière globale on y retrouve les éléments suivants :

  • La lutte contre les gaspillages
  • La réduction des défauts
  • La diminution des stocks
  • Le juste à temps
  • La production à flux tirés (Kanban…)
  • La gestion efficace des compétences
  • La réduction des coûts

Le lean est une démarche globale qui impacte tous les niveaux de l’entreprise. C’est donc étroitement lié aux stratégies de l’entreprise sur le court et le long terme. Ce qui peut grandement vous permettre de faire la différence.

Ainsi, une entreprise peut appliquer les principes, les méthodes du lean management pour réduire les stocks, les cycles de productivité, augmenter la productivité, la qualité… Il faut bien comprendre que le lean management est bien plus que quelques méthodes. C’est un état d’esprit, une philosophie que vous décidez d’adopter ou non pour votre entreprise. En appliquant le lean management vous pourrez ainsi gagner du temps, de la matière, de l’argent.

L’efficacité du Lean management repose ainsi en grande partie sur la motivation du chef d’entreprise et des collaborateurs à respecter les règles mises en place et à lutter contre le gaspillage professionnel.

Bien appliqué, le Lean management a un fort impact sur différents niveaux. Le gaspillage est réduit en éliminant la surproduction, en réduisant les délais, en ayant une meilleure gestion des transports, en réduisant les stocks, en optimisant la communication et la formation, en offrant une meilleure qualité.

Les différents principes de la méthode lean s’inscrivent dans une démarche d’amélioration continue.

Si le « 6 Sigma » s’utilise pour réduire drastiquement les variabilités des processus, le lean se concentre lui sur ce qui est inutile.

Par exemple, les temps d’attente, les retouches, les surproductions, les déplacements superflus…En fait, si la méthode du lean est peut-être aussi tendance avant la rentrée en cet été chez les freelances et les professionnels, c’est peut-être justement parce qu’elle s’inscrit quelque part dans une sensibilisation, une démarche écologique.

De plus, le principe du PCDA, en référence à la roue de W.E Demings « Plan, Do, Check, Act » (planifier, faire, vérifier, agir), vient appuyer cette démarche. Il ne faut pas oublier que la réussite d’un projet repose en grande partie sur la capacité à en mesurer les progrès, selon des objectifs fixés à l’avance.

Ces différents aspects d’entreprise sont inspirants pour mieux repenser le dynamisme de son activité.

Comment identifier les problèmes de méthodes avant d’y répondre avec le lean management ?

Comme dans toute entreprise, il s’agit de mettre la « mesure » au cœur de votre démarche. En effet, les indicateurs de performance, les statistiques, la mesure de vos résultats…sont le seul moyen concret et objectif d’identifier correctement les problèmes et de s’assurer que l’on est ou non sur la bonne voie.

En outre, afin de mettre toutes les chances de votre côté pour votre activité de consultant freelance, il est conseillé de mesurer également des paramètres d’ordre qualitatif, comme votre moral, votre bienêtre, votre volonté, votre motivation. En effet, c’est le point de départ et d’arrivée d’une entreprise au succès durable.

Bien sûr, en adoptant des méthodes de ce type, nous ne vous demandons pas de tout gérer, contrôler, parfaitement de A à Z, mais bien de prendre de la hauteur, de « piloter » votre activité de manière efficace et optimale.

Consultants : la méthode d’organisation lean pour votre rentrée

Dans un second temps, nous vous proposons de faire un lien avec le gaspillage de temps et d’énergie dû au manque d’organisation.

En effet, dans votre activité de consultant freelance et de chef d’entreprise, l’organisation est essentielle. Il ne s’agit pas de passer un nombre incalculable d’heures sur des tâches et des éléments qui ne sont pas directement rentables. Vous y perdrez clairement du temps et de l’énergie. Deux piliers qui vous feront durer ou vaciller sur le long terme.

Ainsi, à l’origine du système de Toyota, Taiichi Ohno illustre cette idée avec les sept sources de gaspillage principales :

  1. La surproduction
  2. Les stocks excessifs
  3. Les défauts et retouches
  4. Les temps d’attente
  5. Les transports inutiles
  6. Les déplacements inutiles
  7. Les traitements inutiles

Il en ajoute même une huitième source de gaspillage : la sous-utilisation des compétences à disposition. Non seulement c’est un manque à gagner mais c’est aussi une cause majeure de démotivation. Cette source de gaspillage n’est pas simple à trouver. Alors que faut-il utiliser pour lutter contre ce gaspillage professionnel ?

Les outils de la méthode Lean management 

En fait, les outils et pratiques pour le lean management se multiplient afin de lutter contre ce gaspillage professionnel non constructif et non productif. C’est un exemple assez complexe qui découle d’un certain « bon sens » :

  • La méthode des 5S
  • Le Kaizen
  • La méthode SMED
  • Les Six Sigma
  • Le Kanban
  • Le juste à temps
  • Le point de commande

Par exemple, la méthode d’organisation Kanban vise à uniquement se concentrer sur le travail en cours. Une fois la tâche achevée vous passez à la suivante à partir du haut de la liste.

La méthode des 5 S vient du Japon (Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke). Il s’agit de trier, jeter, ranger, optimiser l’utilisation de l’espace, mettre en évidence les outils le plus fréquemment utilisés, nettoyer, réparer, ordonner de manière qu’une autre personne puisse d’y retrouver, être rigoureux…et maintenir ces règles dans le temps.

Les 5S ont été initiés pour les ateliers mais cela s’applique également pour de la prestation de services.

Vous retrouvez également pour le lean :

  • Le value Stream Mapping
  • Le Poka-yoke (error-proofing)
  • Le Total Productive Maintenance
  • Le Production modèle mixte
  • Le Multi-process Handling
  • Le PDCA (Plan, Do, Check, Act)

Consultants : les grandes étapes de la méthode lean

Dans un dernier temps, nous allons nous concentrer sur les grandes étapes du Lean adapté à l’activité du consultant et sur le « comment ».  En fait, les entrepreneurs qui utilisent la méthode lean partent du principe que tout ce qu’ils ont au départ n’est rien de plus qu’un ensemble d’hypothèses non vérifiées. Comme « lean » signifie apprendre aussi vite que possible, la prochaine étape découle de ce que vous aurez appris à chaque étape. Même si votre projet n’a rien à voir avec la création d’une startup, cette méthode d’organisation de travail est compatible avec n’importe quel projet professionnel.

Le Harvard Business Review, explique très bien les différentes étapes et comment l’on doit s’y prendre :

  1. Débroussaillez votre idée
  2. Elaborez un prototype avoir d’obtenir un premier feedback
  3. Analysez et mesurez
  4. Faites un bilan et apprenez
  5. Alimentez votre idée avec les leçons apprises
  6. Recommencez le cycle

Exemple de lean management appliqué 

Par exemple, appliqué à un projet de monétisation de site qui vend des livres blancs sur le marketing :

  • Se demander ce qui va intéresser les personnes dans les livres blancs
  • Créer une landing page et implémenter un système de paiement pour un livre blanc sur le marketing qui n’existe pas encore
  • Mesurer le nombre de pré-commandes
  • Apprendre, en analysant l’idée initiale et l’intérêt des visiteurs, et savoir si c’est une bonne idée de projet parallèle pour générer des revenus
  • Décider quelle est la prochaine étape
  • Foncer ou faire un nouveau test

Il s’agit d’un système intelligent qui permet de vous faire gagner beaucoup de temps.

Comment appliquer le lean management ?

Roadmap

Après avoir validé l’idée de votre projet, il va vous falloir tracer la feuille de route pour le réaliser. C’est ce qu’on appelle le « roadmap ». On l’oublie souvent, mais un objectif significatif devient tout de suite beaucoup plus accessible à tout un chacun s’il est clairement visible dans un esprit et découpé en de plus petites étapes.

Commencez par visualiser votre objectif dans un futur proche, puis déroulez les étapes nécessaires pour l’atteindre. Puis revenez en arrière. Comme pour un rétro-planning. Par exemple, pour avancer plus rapidement, vous pouvez utiliser en ce sens les principes de la méthode Agile.

Faire le plus « rebutant » d’abord

Une citation de Mark Twain dit : « mangez une grenouille vivante en vous levant, rien de pire ne vous arrivera le reste de la journée ! ». Cette idée est devenue un grand principe pour améliorer sa productivité. Cela signifie qu’il faut se concentrer dès le début de sa journée de travail sur les tâches les plus difficiles et qui nous font le moins envie. Pour y parvenir davantage, une astuce peut être de manger plusieurs petites grenouilles. C’est-à-dire qu’il vous faut diviser autant que possible vos grosses tâches repoussantes en de plus petites tâches. Idéalement, cela doit se rapprocher le plus possible de votre rythme et de votre motivation.

Par exemple, si vous avez un large nombre d’articles à écrire, commencez par écrire les titres et introductions pour tous. A un autre moment, vous pouvez faire les recherches pour tous, et ainsi de suite. Préparez au maximum le « terrain » pour plus tard.

Automatiser et « leaner » son activité 

Dans cette application des principes du lean management pour une organisation et un bien-être en améliorés en tant que freelance, il serait très intéressant aujourd’hui de vous tourner vers l’automation. Commencez par vous demander s’il n’y a pas des parties de votre activité que vous pourriez automatiser et ou optimiser grâce à la technologie ? Je vous l’accorde, ce n’est pas évident. Vous ignorez peut-être tout ce que vous pouvez automatiser. Pour prendre conscience des opportunités technologiques et arrêter de perdre du temps, cela peut être judicieux de se tourner vers certaines méthodes et outils.

Des parties d’une activité qui peuvent être automatisées 

  • La facturation
  • La prospection commerciale
  • La programmation des messages et des publications sur les réseaux sociaux

Par exemple, parmi la multitude d’outils d’automation qui existent aujourd’hui, on peut parler de IFTTT et Zapier.

Il s’agit pour ces deux services de connecter des applications entre elles, afin qu’il y ait une action à un endroit (le fait de publier un tweet par exemple) qui aille déclencher une autre action à un autre endroit (par exemple, le tweet publié peut aller s’insérer directement dans un tableur ou un fichier). Cela permet de gagner beaucoup de temps.

Planifier et gérer ses réseaux sociaux

L’automation des réseaux sociaux est une véritable révolution. Nous vous en parlons régulièrement, les réseaux sociaux sont devenus aujourd’hui une partie majeure et incontournable pour la communication de toute entreprise. Ainsi, pour faire connaître votre projet, votre activité, il peut être judicieux de chercher à gagner du temps sur votre présence constante et quotidienne pour les réseaux sociaux.

En effet, sachez que la plupart des outils de gestion des réseaux sociaux disposent de fonctionnalités de planification pour vos publications. Cela vous permet de publier sur LinkedIn, Twitter, Facebook… aux jours et heures que vous souhaitez, peu importe que vous soyez connecté ou nonà ce moment-là.

Bien sûr, pour vos publications, n’oubliez pas également l’intérêt de Pinterest, Instagram et surtout YouTube. Rien n’est à négliger en termes de visibilité et de notoriété, tous les réseaux sociaux sont là pour cela et ont leurs spécificités propres.

En outre, il existe un autre outil pour planifier les publications. Il s’agit de Buffer. Il a un système de file d’attente des publications qui est très utile et également intuitif. Il existe aussi d’autres outils, tels que Meet Edgar, Hootsuite, Sprout Social, Agorapulse… l’offre en la matière est très importante.

Gestion des alertes

Un autre paramètre qui vous sera utile dans le gain de temps est la gestion des alertes. En effet, une bonne organisation se joue aussi au niveau du calendrier et des rappels.

Gérer vos événements et votre calendrier sont eux aussi, une base essentielle de votre méthode organisationnelle de travail. Vous devriez donc utiliser leurs fonctionnalités de façon efficiente.

Là encore de nombreux outils sont à votre disposition pour vous aider.

Ainsi, par exemple, Trello vous offre la possibilité d’indiquer des dates d’échéance, ce qui vous permettra de recevoir des emails de rappel dès lors que la date fatidique sera proche.

De plus, Gmail offre l’avantage de disposer d’un outil calendrier très bien conçu. Les notifications d’événements sont affichées tout en bas, sur la droite. Cela s’avère très utile pour pouvoir basculer sur une autre action, si vous êtes en chat sur Hangouts.

Veille de votre secteur d’activité

Une activité particulièrement importante dans votre activité est de toujours rester en veille. Ainsi, Google Alerts est la référence pour ce type d’action. Il recherche pour vous les articles contenant les mots clés qui vous intéressent et vous les envoie par email. Un autre outil très efficace est Nuzzel. Il vous envoie tous les jours un email contenant les informations les plus partagées sur Facebook et Twitter, que ce soit par vos contacts, amis ou collègues.

Afin de mieux cibler les news que vous souhaitez recevoir par rapport à vos projets, une suggestion serait de vous créer un autre compte sur Facebook et Twitter afin qu’il soit uniquement dédié à votre activité. Connectez ensuite ces deux nouveaux comptes avec Nuzzel et vous recevrez ainsi la bonne sélection d’informations utiles à votre travail en cours.

Enfin, pour votre veille vous pouvez utiliser un outil comme Feedly qui vous permet de centraliser les actualités de vos mots-clés et sites web préférés sur une même plateforme et avec un système de « tags » qui vous permet de classer directement les informations.

Fixez vos propres règles d’indépendance 

Veillez à toujours mettre la technologie au service de son activité et non l’inverse. Et encore plus avec le lean management. Car cela ne risque pas de créer du gaspillage. Ce qui est particulièrement intéressant avec la méthode lean, le lean management, c’est le fait de finalement se fixer ses propres règles, d’avoir des objectifs le plus possible adaptés à son activité.

Le but d’être consultant freelance est de pouvoir choisir son emploi du temps, ses missions, son mode de fonctionnement. Fixez-vous des échéances mais sachez également vous pardonner si vous ne respectez pas entièrement tous vos objectifs. Le supérieur stressant c’est vous-mêmes. Donc si vous ne voulez pas stresser, pas de problème, relativisez.

Vos projets – de prestations de services et plus personnels professionnels – doivent vous enthousiasmer. Trop de pression pourrait vous fait perdre l’envie de les réaliser. Optimiser oui. Ne pas gaspiller oui. Mais perdre l’envie non. Ajustez régulièrement vos règles afin qu’elles restent en adéquation avec vos envies et votre personnalité.

Enfin, évoquons à présent les avantages et inconvénients de la méthode Lean, car comme dans tout, il y a le plus et le moins, l’intérêt étant bien sûr que les avantages soient supérieurs aux inconvénients !

Tout d’abord, il est avéré que le Lean management impacte positivement sur le bien-être des personnes. En effet, cela leur permet de travailler de manière différente et surtout avec moins de stress. En outre, leur contribution à ce processus d’amélioration est non seulement source de motivation pour eux, mais ils peuvent être amenés à faire des remarques ou suggérer des points que le management n’avait pas forcément identifié.

L’autre avantage de la méthode Lean étant de réduire les coûts, son utilisation est donc synonyme d’efficacité et plus encore lorsque les entreprises sont amenées à délocaliser une partie de leur activité.

Pour le côté inconvénient de la méthode, un des risques serait que des entreprises ne l’utilisent qu’à des fins d’augmentation de leur productivité, sans chercher à s’intéresser à la qualité de travail de ses collaborateurs. Le rythme s’en retrouverait alors accéléré, les déplacements professionnels drastiquement réduits, voire supprimés. Si les tâches divisées ne servent qu’à spécialiser les salariés, ce qui peut être dévalorisant en ôtant une vue d’ensemble sur le travail, mais avec le risque surtout à la longue de réduire leur champ d’opportunités de travail, si jamais un jour ils avaient à revenir sur le marché du travail. En bref, si la méthode Lean n’est pas utilisée à bon escient, elle peut davantage devenir plus proche du taylorisme que remplir son objectif initial.

En somme, il faut bien retenir que l’objectif de la méthode Lean consiste à éliminer, ou en tout cas réduire, les activités qui ne seraient pas rentables pour une entreprise. Bien sûr cette méthode a des limites, mais en l’appliquant de manière correcte, elle se révélera source de productivité et de qualité de travail pour les salariés. Ainsi, il est essentiel de veiller au bien-être de vos salariés si vous décidez d’appliquer cette méthode. Vos collaborateurs doivent conserver leur motivation et leur dynamisme pour être toujours plus efficaces et force de propositions dans leur travail au quotidien.

N’hésitez à vous intéresser plus en profondeur à ces différentes méthodes regroupées sous ce qu’on appelle « lean management ».



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