Comment bien préparer une vidéo-conférence ?

Le 20 juin 2016

Reussir la vidéo conférence en portage salarialVidéo Conférence : quels en sont les avantages ?

Gain de temps

Pour aller à la rencontre de ses prospects et/ou de ses clients, le consultant devait auparavant parcourir plusieurs kilomètres. Le décalage horaire constituait alors un problème. Mais désormais, grâce à la vidéo-conférence, il n’a plus besoin de se déplacer pour tenir une conférence. Il perdra ainsi moins de temps et pourra réserver cette économie à d’autres activités plus productives et plus bénéfiques pour son activité. En supprimant les limites géographiques, cette solution offre aussi au consultant une possibilité quasi infinie de collaboration, sans perdre trop de temps dans les moyens de communication traditionnels.

Gain d’argent

Avant l’avènement de la vidéo-conférence, le consultant était souvent obligé de louer un endroit pour la tenue d’une conférence. Et si cette dernière devait être organisée dans une localité autre que la sienne, il lui faut souvent prévoir un budget d’hébergement et de restauration. Il faut aussi citer les dépenses qu’il devra effectuer pour son déplacement vers cette zone géographique. Avec la vidéo-conférence, il suffit de bien aménager son « chez-soi » et d’avoir tous le matériel nécessaire pour pouvoir atteindre sa cible ou ses clients.

Efficacité et productivité

De récentes études ont démontré que lors d’une vidéo-conférence, les intervenants sont beaucoup plus réceptifs qu’au cours d’une conférence classique. Ils sont ainsi plus attentifs au problème soulevé. La prise de décision et les négociations deviennent ainsi plus faciles. Une vidéo-conférence a donc, parmi ses avantages, l’efficacité et la productivité. Il faut par ailleurs préciser qu’avec ce système, il est possible d’augmenter le nombre de participants. Les absences devraient être très rares, la distance et le budget n’étant plus des excuses valables.

Optimisation de la communication

Dans une conférence directe, si certains intervenants se montrent peu réactifs, en vidéo-conférence, tout le monde a plus d’audace d’exprimer ses points de vue. A cette réactivité s’ajoute la création de relations professionnelles favorisée par la simplicité d’utilisation et la convivialité de cette nouvelle solution. Cette dernière optimise ainsi la communication via des discussions riches et créatives. Par ailleurs, puisque tous les intervenants peuvent être contactés facilement et rapidement, les plannings chargés ne constituent plus un problème pour la tenue de la conférence.

Eviter le stress et faire du bien à l’environnement

Le consultant devra se concentrer sur son intervention. Mais lorsqu’il est amené à tenir une conférence traditionnelle, il devra aussi gérer le stress lié à la question logistique, aux déplacements et éventuellement aux mauvais équipements de la salle de réunion qu’il a prévu de louer. Il est à l’abri de ces déconvenues avec la vidéo-conférence. Cette dernière constitue par ailleurs un moyen de contribuer à l’amélioration de l’environnement. La raison ? Ceux qui optent pour cette méthode participent à la réduction des émissions de gaz à effet de serre liées aux déplacements.

Vidéo-conférence : la préparation

Maîtrise de la technique

Il ne faut pas attendre les heures précédant la conférence vidéo pour tout mettre au point. Il est recommandé au consultant de faire un essai avec ses proches la veille du jour J. Cela permet d’éviter une mauvaise qualité du son (volume insuffisant, problèmes d’effet Larsen) ou de la lumière (orientation, éclat, etc.). C’est à ce moment aussi qu’il faut chercher le ton idéal pour bien faire passer son message et la tenue la plus adaptée.

Choix de l’auditoire

Ce deuxième conseil vaut notamment pour une conférence destinée à la présentation de son activité. Certaines personnes peuvent ne pas être intéressées par cette dernière, il importe donc de s’interroger sur le type d’auditoire auquel il faut s’adresser. Les participants qui ne s’intéressent pas vraiment aux sujets traités peuvent raccrocher facilement ou se livrer discrètement à d’autres activités sur la toile au cours d’une vidéoconférence. Et quel que soit l’objectif, il ne faut pas dépasser les 10 participants pour mieux favoriser les échanges. Chaque intervenant invité devra recevoir une invitation mentionnant bien le nom, le rôle et les coordonnées de tous les participants.

Faire court

Les participants à une vidéo-conférence sont, certes, plus réactifs qu’en conférence traditionnelle. Toutefois, contrairement cette dernière, leur attention et leur concentration ont tendance à se réduire après seulement trois quarts d’heure. Il faut en effet le savoir, avec la méthode classique, il est possible de retenir l’attention des participants durant deux heures. De ce fait, il faut préparer une intervention d’une heure ou d’une heure et demie. Au cours de ce délai, la qualité des échanges pourrait être maintenue si les sujets sont intéressants.

Anticipation

Comme dans une conférence physique, il faut s’attendre à des questions ou des remarques pouvant compromettre l’efficacité des messages au cours d’une vidéo-conférence. Une bonne capacité d’anticipation est alors nécessaire en donnant des réponses bien avant que les participants ne posent des questions. Et pour éviter une interruption au cours de l’exposé, il n’y a rien de mieux que de prévoir la séance de questions/réponses à la fin de la conférence. Cela permet par ailleurs de s’assurer de leur attention durant la vidéoconférence.

Affichage des documents

Comme dans une conférence traditionnelle, le consultant pourra être tenté d’envoyer à l’avance aux participants les fichiers relatifs à son intervention. Cette étape est néanmoins déconseillée, car les participants pourront déjà préparer des interrogations auxquelles il ne s’est peut-être pas préparé. Si vous préférez quand même le faire, tous les participants devront avoir à leur disposition ces fichiers au moment de la conférence.

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