10 conseils pour préparer un rendez-vous sans commettre d’erreurs

Le 26 août 2021

10 conseils pour préparer un rendez-vous sans commettre d'erreursLes rendez-vous, entretiens commerciaux et temps d’échange sont cruciaux dans les métiers où un professionnel joue le rôle de prestataire, d’intermédiaire ou de consultant. Il est donc nécessaire d’éviter certaines erreurs au risque de perdre en crédibilité et en confiance. Vous souhaitez connaître les 10 conseils à suivre pour préparer au mieux vos rendez-vous ? Notre article fait la liste des erreurs à éviter absolument.

L’importance des rendez-vous

Le quotidien d’un professionnel indépendant peut être ponctué de rendez-vous avec de potentiels partenaires pour démarrer des projets multipartites.

Les rendez-vous sont donc des applications, en réel, de son travail. Il n’existe pas de filets de sécurité et les erreurs peuvent aboutir à la perte de clients. Les rendez-vous sont d’autant plus importants pour les professionnels indépendants qui débutent. En effet, les premiers clients vont constituer l’essentiel de la “preuve sociale”. Échouer sur ses premiers clients ne va pas permettre de bénéficier d’un bouche-à-oreille favorable.

10 erreurs à éviter en rendez-vous

Les rendez-vous professionnels sont des temps stratégiques à ne pas prendre à la légère. La moindre erreur peut alors être fatale. Focus sur 10 conseils à suivre pour consolider sa posture professionnelle.

1. Ne pas se fixer d’objectifs

Il s’agit d’un point qui peut se révéler problématique. En ne fixant pas d’objectifs, un professionnel prend le risque qu’aucune décision claire ne sorte du rendez-vous. Ce temps peut alors, potentiellement, constituer une réelle perte de temps pour chaque partie.

2. Avoir trop de stress

Le stress, comme la bonne humeur, est un sentiment communicatif. Lorsqu’un interlocuteur se retrouve face à un professionnel stressé, l’ambiance va alors devenir pesante. Pour faire passer certains sujets difficiles, il est plutôt nécessaire de mettre du liant. Le stress peut, quant à lui, durcir la négociation et favoriser les échecs.

3. Arriver au rendez-vous sans aucune préparation

Ce troisième point est crucial puisqu’il agit directement sur votre crédibilité en tant que professionnel. La préparation peut et doit concerner les points suivants :

  • La construction de son argumentaire ;
  • La rédaction des questions spécifiques à poser à son interlocuteur ;
  • Le travail de recherche sur les réponses aux objections.

4. Ne pas se sentir légitime

Le syndrome de l’imposteur peut être particulièrement chez des professionnels indépendants, à plus forte raison chez les jeunes en début de carrière. Il est donc parfois nécessaire de “forcer sa nature” en montrant une confiance en soi que l’on n’a pas forcément. L’enjeu est de gommer tout ce qui laisse penser que l’on n’est qu’un simple débutant.

5. Se penser, à tort, comme innovant

Ce cinquième point requiert une bonne compréhension de son secteur d’activité et de son marché. Il faut, en effet, bien savoir ce qui existe et avoir des sources d’inspiration.

Les interlocuteurs ne supportent pas les “fausses innovations”. Il est, bien entendu, recommandé d’évoquer ses spécificités et sa méthode de travail. Il est, par contre, déconseillé de faire croire que l’on invente une manière totalement nouvelle de travailler.

6. Ne pas individualiser les entretiens

Chaque rendez-vous doit avoir une préparation individualisée et spécifique. En ne s’adaptant pas aux cas particuliers rencontrés, un professionnel indépendant prend le risque d’être mis en difficulté. En effet, il risque de poser des questions inadaptées au contexte ou à son interlocuteur.

La meilleure manière de personnaliser chaque entretien réside dans la collecte d’informations. Un professionnel indépendant peut alors préparer un questionnaire à ses prospects afin de mieux les connaître avant le rendez-vous.

Ce questionnaire peut être l’occasion de montrer sa méthodologie et le sérieux de son accompagnement.

7. Être dans une négociation compétitive

La négociation commerciale fait partie des enjeux d’un rendez-vous professionnel. Toutefois, la négociation ne débouche pas automatiquement sur une partie qui l’emporte sur l’autre. La négociation coopérative, basée sur les relations “gagnant-gagnant”, reste donc à privilégier.

8. Perdre son calme

Les rendez-vous peuvent, parfois, porter sur des points de négociation particulièrement problématiques. Les intérêts de chaque partie peuvent alors être extrêmement divergents. Les tensions peuvent survenir entre les participants au rendez-vous.

Toutefois, il est crucial de ne pas perdre son calme et de différer la décision si les tensions sont trop vives. En gagnant du temps, un professionnel peut réfléchir à des solutions alternatives à même de satisfaire tout le monde.

9. Donner le sentiment de mépriser son interlocuteur

Le mépris d’un potentiel partenaire ne va pas nécessairement se traduire par des propos blessants mais peut également concerner le comportement affiché.

Ainsi, il existe quelques situations types où un interlocuteur peut se sentir méprisé :

  • Un manque de ponctualité. Cette situation génère un temps d’attente long et désagréable. Par ailleurs, les retards excessifs donnent une image d’amateurisme et de désorganisation. Seul un cas de force majeure doit pouvoir expliquer ce retard.
  • Un temps d’entretien excessivement court. Dans les métiers commerciaux, il est normal de prévoir une durée approximative d’une heure par rendez-vous. Il est donc essentiel de ne pas donner l’impression d’expédier son interlocuteur.
  • La prise d’appels téléphoniques durant l’entretien. Il est nécessaire de se préparer en amont pour éviter toutes sources de dérangement au cours de l’entretien. Il faut montrer une totale disponibilité à l’endroit de son interlocuteur.

10. Savoir s’adapter sans mettre son égo dans les discussions

Enfin, en dernier point, un professionnel indépendant ne doit pas mettre son égo dans les discussions. Cela signifie que les refus subis ne sont pas des remises en question de son professionnalisme ou de son travail. Il est alors préférable de faire le maximum de propositions à ses interlocuteurs sans chercher à guider la décision et en acceptant les modifications en cours de route.

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