10 raisons d’adopter un logiciel de planification des tâches

Le 30 mars 2021

10 raisons d'adopter un logiciel de planification des tâchesLa maîtrise des outils de gestion de projet devient, désormais, une obligation en milieu professionnel. Les logiciels de planification des tâches se développent et favorisent un travail collaboratif de haute qualité. Vous êtes un professionnel indépendant et souhaitez connaître les atouts de ce type de logiciels ? Notre article fait le point, pour vous, sur la question.

 

L’importance de l’efficacité et de l’organisation au travail

La question de la productivité est essentielle pour les professionnels indépendants. En effet, ces derniers se rémunèrent en fonction du chiffre d’affaires encaissé. À ce titre, plus leur efficacité est grande, plus leur activité génère une valeur ajoutée importante.

Ainsi, la réalisation d’un projet nécessite, bien souvent, une préparation et une méthode d’application. Par ailleurs, un professionnel indépendant peut être amené à réaliser une commande en travaillant avec d’autres professionnels indépendants, choisis ou non par lui. La question du travail en équipe devient alors essentielle pour éviter différents écueils : retards de livraison, incompréhensions mutuelles, désaccords…

Si la planification des tâches se développe beaucoup auprès des salariés en entreprise (avec le management visuel), ce type de logiciel devient peu à peu la norme chez les professionnels indépendants. Ces logiciels se construisent souvent autour d’items recouvrant des missions. Chacun peut alors voir si la mission est “à réaliser”, “en cours” ou “terminée”.

Comme nous allons le voir plus bas, il existe de nombreuses raisons d’adopter un logiciel de gestion de projets pour son activité.

Planification des tâches : 10 raisons de s’y mettre

Outre l’accélération des projets, un logiciel de planification des tâches va également apporter d’autres bénéfices, qu’ils soient directs ou indirects. Analyse des 10 raisons et motifs justifiant l’adoption de ce type de logiciel.

1. Créer une image de marque d’expert

En premier lieu, l’adoption et la maîtrise d’un logiciel de planification des tâches va permettre de consolider, positivement, l’image de marque. Un prestataire indépendant va alors pouvoir expliquer, dans les moindres détails, sa méthodologie à ses clients au début d’une commande.

En outre, en cas de travail avec d’autres salariés de l’entreprise cliente, l’usage de ce logiciel va permettre d’imposer plus facilement ses propres outils. Il ne sera pas nécessaire de se former à un autre logiciel, ce qui constitue un certain confort dans la réalisation des missions.

2. Constituer la bonne équipe

Il n’est pas toujours facile de savoir l’identité des collaborateurs qui vont contribuer à un projet. Par ailleurs, le travail sur plusieurs projets en parallèle peut complexifier la mémorisation des membres. À plus forte raison s’il s’agit des salariés de l’entreprise cliente que l’on ne connaît pas forcément. Ainsi, un logiciel de planification des tâches va permettre de connaître, rapidement, les noms des membres collaborateurs. Cela évite de faire des demandes récurrentes à l’interlocuteur référent.

3. Clarifier les responsabilités

En prolongement du point précédent, l’utilisation d’un logiciel va permettre de clarifier les responsabilités de chacun. Il va alors s’agir de déterminer les membres qui :

  • valident les différentes étapes de la commande ;
  • peuvent ajouter d’autres collaborateurs ;
  • ont le pouvoir de décision sur le contenu d’une commande.

En fonction des responsabilités et des décisions prises, un professionnel indépendant va alors savoir s’il doit avancer ou attendre.

4. Éviter les doublons

La gestion de projets nécessite, bien souvent, une certaine rigueur et une organisation dans la réalisation des tâches. Le pire des problèmes étant l’existence de doublons. Plusieurs personnes vont occuper le même poste ou réaliser des missions voisines, voire similaires. Un logiciel de planification des tâches permet d’éviter la création de doublons au sein de l’organisation professionnelle.

5. Séquencer les projets conséquents

Certaines missions peuvent être particulièrement longues et nécessiter plusieurs mois de travail. L’utilisation d’un logiciel de planification des tâches permet de séquencer la gestion du projet en différentes étapes. Par ailleurs, ce séquençage reste utile pour démontrer, à son client, toute la complexité d’une mission et pouvoir négocier, à la hausse, le tarif de la prestation.

6. Mettre en place la méthode AGILE

En complément du point précédent, le séquençage en étapes offre la possibilité de créer des “sprints”. Dans la méthode AGILE, un sprint correspond au travail qu’un professionnel doit absolument réaliser dans la journée. Les logiciels de gestion de projets favorisent donc l’implication de toutes les parties prenantes, tout au long de la prestation.

7. Suivre l’avancement des missions

Comme pour le point 2, il peut être difficile de mémoriser, en détail, l’état d’avancement de plusieurs projets menés en parallèle. Ainsi, un professionnel indépendant va pouvoir utiliser ce logiciel pour savoir immédiatement le niveau de développement d’une commande. Par ailleurs, ce point peut être particulièrement utile après avoir pris plusieurs jours de congés. Le logiciel de planification des tâches va alors permettre de se remettre facilement à la tâche.

8. Réduire l’usage des mails

Outre l’impact environnemental des mails et du stockage des éventuelles pièces jointes, les conversations par boîtes numériques peuvent être complexes. Avec ce type de logiciel, il n’est pas nécessaire de donner des précisions aux interlocuteurs pour qu’ils comprennent de quel projet il s’agit. L’utilisation d’un logiciel de planification des tâches va alors permettre :

  • Réduire l’envoi de certains mails de validation et de bilan d’étape ;
  • Réduire la taille et le niveau de détail des mails envoyés.

9. Favoriser la réalisation de reporting

Comme nous l’avons vu plus haut, un logiciel de planification des tâches favorise la production de reporting. Un reporting correspond à un bilan que l’on peut diffuser à des partenaires. Ainsi, un professionnel indépendant peut réaliser un reporting de la réalisation d’un projet à destination de leurs clients. Ces derniers vont alors pouvoir les transmettre à leur hiérarchie, ce qui sera bénéfique à la fois pour le professionnel indépendant et son interlocuteur salarié.

10. Évaluer les pratiques

Enfin, en dernier point, l’utilisation des logiciels de planification des tâches permet de mettre en pratique des méthodes de travail innovantes. En intégrant les feedbacks, il devient possible d’évaluer et d’analyser les pratiques mises en place. Un professionnel, qu’il soit indépendant ou non, peut alors en profiter pour améliorer ses process et gagner en productivité.



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